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合同管理作业指引

编号：CIFI-SY-WI-CG-003

版号：A/0

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合同管理作业指引

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1.目的

使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。

2.适用范围

适用于公司对外采购产品或服务类合同的管理主，要包括设计咨询类合同、施工类合同、材料设备类合同、项目配套类合同等。

3.定义

索赔：当供方存在不履行合同的行为或履行合同没有达到合同要求时，向其提出要求支付违约金或赔偿损失的行为。

4.职责：

事业部总经理/集团总裁

根据《授权管理手册》中的审批权限需要由其决定合作单位或由其批准实施方案的项目的相应合同的审批。

成本部

负责设计咨询、项目配套等合同的审核；

组织工程及材料设备采购合同的起草、谈判及定稿；

本部门起草合同的编号、报批、分发、保存；

组织本部门起草合同的交底及相关合同执行情况的监督、检查，并填写《合同执行情况记录表》；

项目所有合同的汇总、统计。

设计部

勘察设计类合同的起草、谈判及定稿；

本部门起草合同的编号、报批、分发、保存；

本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》。

配套部

报批报建类及配套类合同的起草、谈判及定稿；

本部门起草合同的编号、报批、分发、保存；

本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》。

项目部

负责审核工程及材料设备合同；

负责填写《合同执行情况记录表》。

同经审核后交总经理审批。

3）审批完的合同由行政人事部根据公司的印章管理权限加盖合同章并存档《合同审批表》后转至配套部，合同成立。

合同签署的原则

合同原则由对方优先签字盖章。

合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下经公司管理层同意，各级审批人可同

步作业，或由管理层召集会议审批。

合同经双方签字、盖章后，按法律、法规规定或合同约定必须办理公证手续的由合约部门负责办理，按法律规定必须经政府有关部门批准才能签订的合同必须经批准后才能签订。

审批“签字组合”

每一项经济合同的签订，须按“审批程序”的规定，完成“签字组合”。

“签字组合”是指各部门的经济合同签订时应根据审批程序和审批权限在“合同审批

及合同盖章审批表”上完成必要的审批签名。

当部门经理外出时，受托者应出具部门经理授权的委托书，委托书须注明委托的事项、

委托的权限以及委托的期限。

负责“合同印章”的管理员和负责公司“公章”的管理员，只给完成了“签字组合”

的经济合同加盖经济合同印章或公章，对于未完成“经济合同审批表”的合同，印章管理员拒绝予以盖章。未经审核、未加盖经济合同印章的合同，财务管理部门拒绝执行。

合同文件的流转接收由合同经办部门经办人或其委托人负责。

合同的编号、登记、保管、存档

事业部各责任部门负责按《合同分类及编号管理作业》的规定对合同进行编号。

合同起草部门负责将签订的合同做以下处理：

设计部负责将设计合同分发给乙方2份，成本部1份，部门存档1份，财务部1份，行政人事部档案室1份；

成本部负责将工程及材料设备合同分发给乙方2份，项目部1份，部门存档1份，工程部1分，财务部1份，行政人事部档案室1份，集团成本管理部备案1份。

配套部负责将配套合同分发给乙方2份，成本部1份，部门存档1份，财务部1份，行政人事部档案室1份；

合同的交底、执行、反馈与总结

合同的交底：在合同签订之后，合同起草部门一般至少就主体合同向合同执行部门有关人员进行合同讲解交底，，并将交流情况形成会议纪要。工程及材料设备合同的交底可说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围）、总分包的关系等，以便各岗位人员协调、配合。

合同执行

合同执行部门有责任按合同条款要求对合同全面执行，执行部门、成本部、财务部三方相互复核和监督。

有关合同履行中的书面函件、文书、电报等均为合同的组成部分，相关人员应及时积极地收集、整理、保存有关资料，为索赔做好基础工作。

对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，合同履行部门应及时查明原因，通过取证，按照合同规定，及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）。由于对方责任，我方权益受损时，签约部门有责任收集证据并报行政人事部法务岗，及时追究对方的责任。当我方接到对方的索赔（含违约）书面报告后应及时处理、举证或反诉。

对合同本身条款在执行过程中如发生纠纷，合同履行单位应及时分析查明原因，并报行政人事部法务人员，及时与对方协商解决，若协商不成时，根据合同约定，在法律规定的时效内向仲裁机关申请仲裁或向人民法院提起诉讼。

合同反馈：合同执行部门将合同执行过程中发现的问题及时填写《合同