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采购管理标准化流程与模板

一、适用范围与典型应用场景

本标准化流程及模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常采购管理活动，涵盖物料采购、服务采购、工程采购等多种类型。典型应用场景包括：生产型企业原材料及辅料采购、办公设备采购、IT服务采购；服务型企业营销活动物料采购、咨询服务采购；事业单位固定资产采购、公共服务项目采购等。通过标准化流程，可规范采购行为、控制采购成本、降低合规风险，保证采购活动的透明性与高效性。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求发起与确认

需求部门提报：需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》（模板见第三部分），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付时间等关键信息，并附上技术规格书、图纸等附件（如有）。

需求初审：需求部门负责人*对申请表内容的合理性、必要性进行审核，重点确认采购需求与部门工作计划的匹配度及预算可行性，签字确认后提交至采购部门。

需求复核：采购部门对接收的采购申请进行复核，重点核查：

需求描述是否清晰、完整，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）；

预算金额是否符合公司预算管理规定，超预算需求是否按规定履行预算调整流程；

是否存在可替代方案（如现有设备维修后可满足需求，则无需新购）。

复核通过后，进入下一环节；不通过则反馈需求部门补充或调整。

（二）采购审批与授权

根据采购金额及物品/服务类型，分级履行审批手续，保证权责清晰：

低价值采购（如金额≤5000元）：由采购部门负责人*审批，无需提交更高层级领导。

中价值采购（如5000元＜金额≤5万元）：由采购部门负责人审核后，提交分管采购副总审批。

高价值采购（如金额＞5万元）：需经采购部门负责人、分管采购副总审核，提交总经理*审批；涉及重大资产或战略采购的，需提交总经理办公会集体审议。

审批流程需在《采购申请表》中逐级签字确认，审批完成后方可开展供应商寻源工作。

（三）供应商寻源与选择

供应商信息收集：采购部门通过以下渠道收集供应商信息：

合格供应商库（优先选择历史合作良好、资质齐全的供应商）；

公开招标、询价公告（通过行业平台、媒体等发布）；

供应商自荐（需对其资质进行严格审核）。

供应商资质审核：对候选供应商的基本资质进行审查，包括：

营业执照、税务登记证、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据采购类型确定）；

质量认证体系（如ISO9001认证，适用于物料采购）；

生产经营能力（产能、技术实力、设备状况等）；

财务状况（近三年财务报表，评估履约能力）；

信用记录（通过“信用中国”等平台查询，无重大失信行为）。

资质审核不合格的供应商直接淘汰。

供应商比选/招标：

询价采购：适用于标准化、低价值物品，向3家及以上合格供应商发出询价单，要求其在规定时间内提供报价单，对比价格、交期、付款条件等，选择综合最优供应商。

竞争性谈判：适用于技术复杂或需求不明确的采购项目，邀请3家及以上供应商进行多轮谈判，明确技术方案、价格及服务条款后确定供应商。

公开招标：适用于高价值、重大采购项目，按照《招标投标法》规定发布招标公告，组织开标、评标，由评标委员会推荐中标候选人，经审批后确定供应商。

供应商确定：采购部门将比选/招标结果（含供应商信息、报价、比选过程等）形成《供应商选择报告》，按审批权限报相关领导审批，审批通过后向确定的中选供应商发出《中标通知书》。

（四）合同拟定与签订

合同拟定：采购部门根据采购需求及供应商谈判结果，拟定采购合同，合同内容应至少包含以下条款：

双方基本信息（名称、地址、法定代表人、联系方式等）；

采购标的（物品名称、规格型号、数量、质量标准、技术参数等）；

价格与支付方式（单价、总价、币种、付款条件、发票类型等）；

交付与验收（交付时间、地点、运输方式、验收标准、验收流程等）；

违约责任（逾期交货、质量不达标、付款延迟等情形的违约责任及处理方式）；

争议解决方式（协商、仲裁或诉讼等）；

合同生效条件（签字盖章后生效）。

合同审核：拟定合同需提交法务部门*（或法务专员）进行合规性审核，重点审查条款是否完整、法律风险是否可控；审核通过后，采购部门与供应商对接最终版本。

合同签订：合同由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同章），采购部门留存原件至少2份，分别移交财务部门、需求部门及供应商（1份）。

（五）订单执行与交付

订单下达：采购部门根据签订的采购合同，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、采购物品/服务信息、交付时间、交付地点、联系人等，并要求供应商确认回执。

交付跟踪：采购专员*负责跟踪供应商生产/备货进度，定期与供应商沟通，保证按期交付；如遇可能延期情况，供应商需提前3个工作日书面告知，采购部门及时与需求部门沟通，协商解决方案（如