企业常用办公文件规范写作手册.docVIP

企业常用办公文件规范写作手册

一、引言

在企业日常运营中，规范的办公文件是信息传递、决策执行、责任追溯的重要载体。本手册旨在统一企业常用文件的写作标准，提升沟通效率与专业形象，涵盖通知、报告、会议纪要、请示、总结五大高频文件类型，提供场景化指引、标准化步骤及模板参考，助力员工快速掌握规范写作方法。

二、通知类文件写作规范

（一）适用场景

通知用于传达指示、部署工作、告知事项或批转/转发文件，是企业内部信息发布最常用的形式。典型场景包括：

发布规章制度（如《考勤管理制度修订通知》）；

安排专项工作（如“关于开展年度安全隐患排查的通知”）；

召集会议或活动（如“关于召开季度经营分析会的通知”）；

变更信息或事项（如“办公地点搬迁通知”）。

（二）操作步骤

明确发文目的与核心信息

确定通知的核心事项（如“做什么”“为什么做”“何时完成”），梳理关键要素：时间、地点、参与人员、具体要求、责任主体等。

确定主送与抄送范围

主送单位为需执行通知内容的部门/人员（如“各部门”“全体员工”）；抄送单位为需知晓但无需直接执行的部门/人员（如“人力资源部”“财务部”）。

规范标题格式

标题需包含“发文机关+事由+文种”，三要素缺一不可。示例：

规范《[公司名称]关于举办2023年度新员工入职培训的通知》；

错误《培训通知》（缺少发文机关和事由）。

撰写内容

称谓：顶格书写主送单位全称，后加冒号（如“各部门：”）；

开头：说明发文依据或目的（如“为帮助新员工快速融入团队，根据年度培训计划，现就入职培训安排通知”）；

主体：分条列项说明具体事项，每条用“一、”“二、”序号，逻辑清晰（如“一、培训时间：2023年X月X日-日；二、培训地点：总部大楼3楼会议室”）；

结尾：提出要求或说明生效日期（如“请各部门于X月X日前报送参训名单，无故缺席者将按考勤制度处理”）。

审核与签发

经办人拟稿后，需经部门负责人审核内容准确性，分管领导签发确认，保证信息无误、责任明确。

编号与印发

按公司文件管理规定编号（如“[公司简称]办发〔2023〕X号”），通过OA系统、公告栏或邮件正式印发，同步抄送相关单位。

（三）模板示例

要素

内容要求

示例

标题

发文机关+事由+文种

《[公司名称]关于开展2023年度安全生产月活动的通知》

称谓

顶格书写主送单位全称，后加冒号

各子公司、各部门：

开头

说明发文依据/目的

为贯彻落实“安全第一，预防为主”的方针，根据上级部门要求，现就开展2023年度安全生产月活动通知

主体事项（分条）

用序号列出时间、地点、内容、参与人员、具体要求等关键信息

一、活动时间：2023年6月1日-6月30日；二、活动主题：“人人讲安全，个个会应急”；三、参与人员：全体员工；四、活动内容：1.安全知识竞赛（6月15日）；2.应急演练（6月22日）；五、要求：各单位于6月5日前提交活动方案，6月30日报送总结。

结尾

提出执行要求或说明生效日期

请各单位高度重视，保证活动取得实效。

落款

发文机关、成文日期（中文大写），加盖公章

[公司名称]办公室2023年5月20日（盖章）

（四）写作要点与常见问题规避

要点：事项明确（避免“原则上”“尽快”等模糊表述）、逻辑清晰（按“背景-事项-要求”展开）、语言简洁（每段不超过3行）；

规避问题：标题缺要素、遗漏关键信息（如时间/联系人）、多头主送（同一事项避免向多个部门重复发文）。

三、报告类文件写作规范

（一）适用场景

报告用于向上级汇报工作、反映情况、答复询问或提出建议，是信息上行的重要载体。典型场景包括：

定期工作汇报（如“季度销售工作报告”）；

专项事项说明（如“关于项目延期的情况报告”）；

政策执行反馈（如“《成本控制方案》落实情况报告”）。

（二）操作步骤

明确报告类型与核心目标

区分“工作报告”（侧重汇报进展）、“情况报告”（侧重说明问题）、“建议报告”（侧重提出方案），确定核心目标（如“请求资源支持”“说明问题原因”）。

收集与整理材料

收集数据、案例、政策依据等客观材料，保证内容真实、有支撑（如“销售额同比增长20%”需附具体数据来源）。

结构化撰写

“发文机关+事由+文种”，如《[部门名称]关于2023年Q1市场拓展工作的报告》；

称谓：顶格书写上级领导/部门全称，如“尊敬的总经理：”；

开头：概述背景与目的（如“根据公司年度战略规划，我部门2023年Q1重点推进华东区域市场拓展，现将工作情况报告”）；

主体：分模块汇报（如“一、工作完成情况；二、存在问题；三、下一步计划”），用数据量化成果（如“新增客户15家，完成季度目标120%”）；

结尾：总结或提出建议（如“针对当前问题，建议增加市场推广预算，预计可提升Q2销售额15%”）。

审核与签批

部门负责人审核内容真实性与逻辑性，报