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企业日常采购审批与费用报销规范
一、适用范围与场景说明
本规范适用于企业各部门在日常运营中发生的常规采购行为（如办公用品采购、小额服务采购、维修物资采购等）及员工费用报销（如差旅费、市内交通费、业务招待费等），旨在规范审批流程、明确责任分工、保证资金使用合规高效。具体场景包括：
部门每月常规办公用品补采；
办公设备维修配件采购；
员工因公出差产生的交通、住宿费用；
小额业务接待（如客户会议茶歇等）；
其他单次采购金额在[企业设定金额，如5000元]以下或非固定资产类采购事项。
二、采购审批全流程指引
（一）采购申请阶段
提交申请：申请人根据工作需要，填写《采购申请单》（模板见第四节），详细注明采购事项、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明及预算科目，并附相关需求说明（如维修需附故障描述、采购办公用品需附部门需求清单）。
部门初审：申请部门负责人（如*经理）对采购事项的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字。
（二）采购执行阶段
采购部门审核：采购部门（如行政部/综合管理部）接收《采购申请单》后，重点审核：
采购物品是否符合企业采购目录；
预估价格是否在市场价格合理区间（可通过比价、询价确认）；
供应商资质是否合规（如需）。审核通过后，由采购专员按流程执行采购。
特殊事项处理：若采购金额超预算或涉及特殊供应商（如独家供应商），需额外填写《特殊采购说明表》，经分管领导（如*总监）审批后方可执行。
（三）审批与付款阶段
财务复核：采购完成后，申请人将供应商报价单、采购合同（如有）及《采购申请单》交财务部门，财务复核采购金额、预算额度及票据合规性（如需）。
分级签批：根据采购金额分级审批：
金额[企业设定金额，如1000元]以下：由部门负责人、采购部门负责人双签；
金额[企业设定金额，如1000-5000元]：增加财务负责人签批；
金额[企业设定金额，如5000元以上]：需分管领导（如总监）及总经理（如总经理）最终审批。
付款执行：审批通过后，财务部门按合同约定或企业付款流程向供应商付款，并留存相关凭证。
三、费用报销操作步骤
（一）报销准备阶段
整理材料：员工在费用发生后5个工作日内，整理合规票据（如合规收据、行程单等，需注明事由、日期、金额）、费用明细清单（如差旅需附行程单、住宿清单），保证票据真实、完整，与报销事由一致。
填写报销单：登录企业报销系统或填写《费用报销单》（模板见第四节），准确填写报销部门、报销人、费用类型（差旅/交通/招待等）、费用明细、报销总金额、预算科目，并附费用说明（如“项目客户招待”“地区差旅”）。
（二）报销审核阶段
部门审核：报销人将《费用报销单》及附件提交部门负责人（如*经理），负责人审核费用真实性、合理性及是否符合部门预算，确认无误后签字。
财务审核：财务部门接收报销材料后，重点审核：
票据合规性（如票据抬头是否为企业全称、是否有清晰盖章）；
金额准确性（票据金额与报销单是否一致）；
费用是否符合企业报销标准（如差旅住宿标准、交通补贴标准）；
预算是否充足。审核不通过的，注明原因退回报销人。
（三）审批与付款阶段
分级签批：根据报销金额分级审批（同采购审批分级标准），审批流程为：部门负责人→财务负责人→（根据金额）分管领导→总经理。
付款到账：审批通过后，财务部门在[企业规定时限，如3个工作日]内通过银行转账或备用金方式完成付款，报销人可通过系统或财务部门查询到账情况。
四、模板表格
（一）采购申请单模板
采购申请单
单号：CG-[年份]-[序号]
申请部门
联系方式
采购事项
□办公用品□维修物资□服务采购□其他：______
规格型号/服务内容
预估单价
资金预算科目
附件清单
□需求说明□报价单□故障描述□其他：______
审批意见
部门负责人
签字：______日期：______
财务负责人
签字：______日期：______
总经理
签字：______日期：______
（二）费用报销单模板
费用报销单
单号：BX-[年份]-[序号]
报销部门
联系方式
费用类型
□差旅费□市内交通费□业务招待费□其他：______
费用明细
日期：______事由：______金额：______票据张数：______
日期：______事由：______金额：______票据张数：______
报销总金额
（大写）：____________________（小写）：￥______
资金预算科目
审批意见
部门负责人
签字：______日期：______
分管领导
签字：______日期：______
五、执行要点与常见问题提示
预算控制优先：所有采购及报销需在部门年度预算内执行，超预算需提前提交预算调整申请，未经审批不得超支。
材料完整
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