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企业物资采购审批申请统一格式模板
一、适用范围与情境
日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等维持日常运营所需的物资；
生产运营物资采购：如原材料、零部件、生产工具等保障生产活动的物资；
项目专项物资采购：如研发项目、工程项目所需的专业设备、材料等；
应急/紧急物资采购：如突发故障维修、临时任务所需的紧急物资；
固定资产采购：如单价超过规定标准的办公设备、生产设备等（需额外标注资产属性）。
无论常规采购还是紧急采购，均需通过本模板提交申请，保证采购流程规范、透明、可追溯。
二、标准化操作流程
步骤1：需求发起与信息填写
操作主体：物资需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）；
操作内容：
登录企业采购管理系统（或填写纸质模板），准确填写采购申请单基本信息（见模板表格）；
详细说明物资用途（如“用于部门日常办公”“项目研发生产”），并附必要支撑材料（如技术参数要求、比价记录、项目审批函等）；
对于紧急采购，需在“紧急程度”栏标注“紧急”，并简要说明紧急原因（如“设备突发故障，需24小时内修复”）。
注意事项：物资名称、规格型号、数量等信息需与实际需求一致，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品类及数量）。
步骤2：部门负责人初审
操作主体：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）；
操作内容：
审核采购需求的合理性：确认物资是否为部门必需，是否符合部门工作计划及预算范围；
审核采购信息的完整性：检查申请单填写是否完整，附件材料是否齐全（如技术参数是否清晰、比价是否符合企业规定）；
审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字（或电子签章），并注明审批意见（如“同意采购”“建议优先考虑供应商”）。
注意事项：若需求不合理或信息不全，需退回申请人补充修改，并说明修改要求。
步骤3：采购部门审核
操作主体：企业采购部门专员/负责人；
操作内容：
审核采购合规性：确认采购是否符合企业采购管理制度（如是否属于集中采购目录、是否需要履行招投标或比价程序）；
审核市场调研情况：对于单次采购金额超过规定标准的（如5000元），需提供至少3家供应商的比价记录，审核价格是否合理；
审核库存情况：确认企业现有库存是否满足需求，避免重复采购；
审核通过后，在“采购部门审核”栏签字，并明确采购方式（如“协议供应商采购”“公开招标”“询价采购”）。
注意事项：对于特殊物资（如进口设备、定制化产品），需额外审核供应商资质及供货周期。
步骤4：财务部门复核
操作主体：企业财务部门专员/负责人；
操作内容：
审核预算匹配性：确认采购金额是否在部门预算范围内，超预算采购需提供额外预算审批说明；
审核价格合理性：对比历史采购价格、市场价格，审核预估单价及总价是否公允；
审核资金支付方式：确认是否符合企业财务支付规定（如预付款比例、结算周期等）；
复核通过后，在“财务部门复核”栏签字，并标注“预算已备案”或“需追加预算”。
注意事项：若预算不足或价格异常，需退回采购部门或需求部门调整。
步骤5：领导审批
操作主体：根据采购金额及物资类型，由对应层级领导审批（如部门总监、分管副总、总经理）；
审批权限划分（示例）：
金额≤5000元：部门总监审批；
5000元＜金额≤20000元：分管副总审批；
金额＞20000元：总经理审批；
固定资产采购：无论金额均需总经理审批。
操作内容：
领导根据采购必要性、预算合规性、审批流程完整性进行审批，在“最终审批”栏签字，并明确意见（如“同意”“暂缓采购”“需补充说明”）。
步骤6：采购执行与结果反馈
操作主体：采购部门、需求部门；
操作内容：
采购部门根据审批通过的申请单，实施采购（如联系供应商、签订合同、下单采购）；
物资到货后，需求部门需组织验收（核对数量、规格、质量等），并在“验收结果”栏签字确认；
采购部门将采购结果（如供应商名称、合同号、实际采购金额）反馈至申请人及财务部门，完成归档。
三、采购申请单模板
企业物资采购审批申请单
申请单编号
（系统自动/按规则填写，如CG-2024-X）
申请部门
申请人
（姓名）
联系方式
内部分机*
申请日期
年月日
预计到货日期
年月日
物资名称
规格型号/技术参数
单位
数量
预估单价（元）
预估总价（元）
示例：A4打印纸
80g/白色/500张/包
包
10
25.00
250.00
示例：台式电脑
i5处理器/8G内存/512G固态硬盘
台
2
4500.00
9000.00
用途说明
（详细描述采购原因及使用场景，如“用于市场部日常文件打印”“研发部项目测试设备”）
紧急程度
□常规□紧急（紧急原因：______________________）
供应商信息（如有）
名称：______________________联系人：*电话：（内部转接）
附件清单
□
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