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采购与招标流程管理工具使用指南

一、适用场景说明

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的采购与招标管理工作，具体场景包括但不限于：

日常采购需求：如办公用品、原材料、设备采购等常规物资采购流程管理；

项目招标采购：如工程建设服务、软件开发、咨询服务等项目的公开招标、邀请招标流程管控；

合规性管理：需遵守《_________招标投标法》《采购法》等法规的采购活动，保证流程合法合规；

跨部门协作：涉及需求部门、采购部门、财务部门、法务部门等多方协同的采购项目全流程跟踪。

二、操作流程详解

采购与招标流程需严格遵循“需求导向、合规优先、全程留痕”原则，分为以下10个核心步骤：

步骤1：采购需求提出与确认

操作内容：需求部门根据业务需要填写《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息，部门负责人审核后提交至采购部门。

负责人：需求部门负责人、采购专员*

输出成果：《采购申请表》（需部门负责人签字确认）

关键点：需求描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“一批办公设备”应明确型号、配置等）；预算金额需符合公司财务制度，不得超预算申请。

步骤2：采购计划编制与审批

操作内容：采购部门汇总各部门采购需求，根据采购金额、项目性质（如是否属于必须招标的项目）等，编制《采购计划表》，明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等）、时间节点、责任分工等内容，按审批权限报批（如小额采购由采购经理审批，大额采购需提交分管领导审批）。

负责人：采购经理、分管领导

输出成果：《采购计划表》（需逐级签字确认）

关键点：采购方式需符合法律法规及公司制度规定（如达到招标限额的项目必须采用招标方式）；计划需综合考虑库存、市场供应周期等因素，避免临时紧急采购。

步骤3：招标文件编制与审核

操作内容：采购部门根据采购计划，组织编制招标文件，内容包括投标人资格要求、招标项目技术要求、商务条款（如付款方式、交付期限）、评标办法、投标文件格式、合同主要条款等。招标文件需经法务部门、财务部门审核，保证合法合规、无歧义后发布。

负责人：采购专员、法务专员、财务专员*

输出成果：《招标文件》（审核版，含各部门签字确认记录）

关键点：技术参数需客观、中立，不得设置排他性条款（如“仅限某品牌”）；评标办法需明确量化指标（如价格权重、技术权重、服务权重），避免主观随意性。

步骤4：招标信息发布

操作内容：通过指定媒介（如招标网站、企业采购平台、行业媒体）发布招标公告，公告内容应包括项目名称、采购单位、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间及方式、投标截止时间、开标时间地点等。邀请招标的，需向3家以上合格供应商发出投标邀请书。

负责人：采购专员*

输出成果：招标公告发布截图/投标邀请书发送记录

关键点：公告发布时间需符合法定要求（如公开招标项目公告发布时间不得少于5个工作日）；保证信息发布渠道的权威性，避免遗漏关键信息。

步骤5：投标人资格预审（可选）

操作内容：对潜在投标人进行资格预审，审查其营业执照、相关资质证书（如生产许可证、经营许可证）、财务状况、类似项目业绩、信誉等，形成《资格预审报告》，确定合格投标人名单。

负责人：采购专员、技术专家（如需）

输出成果：《资格预审报告》（含审查标准、结果及签字确认）

关键点：资格预审标准需在招标文件中明确，不得随意提高或降低门槛；审查过程需公平公正，避免歧视性对待。

步骤6：投标文件接收与密封检查

操作内容：在投标截止时间前，接收投标人递交的投标文件，检查文件密封情况（如密封袋是否完好、封条是否完整）、是否按要求缴纳投标保证金、是否在规定时间内送达等，对符合要求的投标文件签收登记，对不符合要求的当场说明原因并退回。

负责人：采购专员、监办人员（如需）

输出成果：《投标文件接收登记表》（含投标人名称、递交时间、密封情况、保证金缴纳记录等）

关键点：严格执行截止时间，逾期送达的投标文件不予接收；密封检查需有2人以上在场，并记录签字。

步骤7：开标与评标

操作内容：

开标：按招标公告规定的时间地点组织开标，公开宣读投标人名称、投标报价、投标文件主要内容等，记录《开标记录表》，所有投标人签字确认。

评标：依法组建评标委员会（成员为5人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于总数2/3），评标委员会按照招标文件确定的评标办法，对投标文件进行评审（包括技术评审、商务评审、价格评审等），形成《评标报告》，推荐中标候选人（1-3名），并注明排序。

负责人：招标人代表、评标专家、监办人员*

输出成果：《开标记录表》《评标报告》（含评标过程记录、各投标人得分、推荐意见等）

关键点：评标过程需保密，评标专家需客观独立评审，不得私下接触投标人；评标报告需经全体评标委员会成员签字确认，如有异议需