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采购成本控制流程标准化采购指南模板

一、适用范围与应用场景

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与初步审核

责任主体：需求部门、采购部、财务部

操作步骤：

需求发起：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（详见模板一），明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途说明、期望交货期及预算上限（预算需参考历史采购数据或市场价格初步拟定）。

部门审核：需求部门负责人对需求的合理性（如数量是否匹配实际用量、规格是否必要）进行审核签字，保证无过度采购或冗余需求。

财务复核：财务部对预算上限进行复核，重点评估是否符合年度预算及成本控制目标，若超预算需需求部门补充说明或调整需求。

采购部接收：采购部收集审核通过的需求表，汇总形成“待采购清单”，并分类（如按物料类别、采购金额）统筹安排。

（二）供应商信息收集与资质筛选

责任主体：采购部、质检部（如涉及物料质量）

操作步骤：

信息收集：采购部通过企业合格供应商库、行业展会、公开招标平台、行业协会推荐等渠道，收集潜在供应商信息，记录供应商名称、主营业务、联系方式、产能、合作案例等基础信息。

资质初审：对收集的供应商进行资质审查，重点核查营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械生产许可证等）、质量体系认证（如ISO9001）、环保合规证明等文件，保证供应商具备合法经营资质。

历史业绩评估：优先选择近三年内与本企业或同类型企业合作无重大质量纠纷、交货延迟问题的供应商；对首次合作的供应商，可要求提供样品或进行小批量试产试用。

建立供应商备选库：将资质合格、业绩良好的供应商录入《供应商评估表》（详见模板二），按类别划分（如A类为核心供应商，B类为备选供应商），动态更新维护。

（三）价格分析与谈判比价

责任主体：采购部、需求部门、财务部

操作步骤：

询价与报价：采购部向至少3家（或备选库中全部）合格供应商发出询价单，明确物料规格、数量、交货期、付款方式等要求，要求供应商在规定时间内提供书面报价（含单价、总价、费用明细如运费、税费等）。

价格对比分析：采购部整理供应商报价，填写《价格对比分析表》（详见模板三），对比分析不同供应商的单价差异、总价浮动、付款条件、运费承担等指标，计算“最低价”与“市场平均价”的差异率，初步筛选出2-3家性价比最优的供应商。

商务谈判：采购部联合需求部门、财务部与候选供应商进行谈判，重点沟通价格（争取批量采购折扣、付款账期优惠）、质量保障（如质保期、不合格品处理方案）、交货周期（紧急订单的加急处理机制）等条款，谈判过程需形成书面记录（如谈判纪要），双方签字确认。

确定最终供应商：综合价格、质量、服务、合作稳定性等因素，确定最终合作供应商，报采购部负责人审批。

（四）采购方案审批与合同签订

责任主体：采购部、法务部、分管领导

操作步骤：

拟定采购方案：采购部根据谈判结果，拟定采购方案，内容包括供应商信息、物料规格数量、最终价格、交货期、付款方式、质量标准等，附《价格对比分析表》《供应商评估表》等支撑材料。

分级审批：根据采购金额实行分级审批（示例）：

金额≤5000元：采购部经理审批；

5000元＜金额≤5万元：分管副总审批；

金额＞5万元：总经理审批（重大项目需提交总经理办公会审议）。

合同拟定与审核：审批通过后，采购部根据采购方案拟定采购合同，法务部重点审核合同条款的合法性（如违约责任、知识产权归属）、严谨性（如避免模糊表述“大概”“左右”）、完整性（如不可抗力条款、争议解决方式）。

合同签订与交期确认：法务部审核通过后，由授权代表（如总经理或分管副总）与供应商签订正式合同，采购部同步与供应商确认最终生产/排期计划，保证交货期符合需求。

（五）采购执行与到货验收

责任主体：采购部、需求部门、质检部

操作步骤：

订单下达：采购部根据合同签订信息，向供应商下达正式采购订单（需注明合同编号、订单号、物料信息、交货地址、联系人等），并抄送需求部门、财务部。

进度跟踪：采购部定期（如每周）与供应商沟通订单生产/备货进度，对可能出现的延迟风险（如供应商产能不足、原材料短缺）提前预警，协调供应商采取加急、分批交货等措施，保证不影响生产/业务需求。

到货验收：

数量验收：需求部门或仓库根据采购订单核对到货物料数量，保证与订单一致，如发觉短缺或多收，需当场记录并由供应商签字确认。

质量验收：质检部（或需求部门专业人员）按合同约定的质量标准（如国标、行标、企业标或样品标准）进行检验，出具《质量检验报告》；对不合格品，需详细记录问题（如外观瑕疵、功能不达标），并要求供应商在规定时间内退换货或整改。

验收确认：验收合格后，需求部门、仓库、质检部在《到货验收单》上签字确认，同步更新库存数据，并将验收单反馈至采购部、财务部。

（六）成本核算与差异分析

责任主体：财务部、采购部

操作步骤