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适用情境与核心价值
跨部门沟通协调会议记录表适用于企业内部多个部门需协作解决复杂问题、推进项目落地或优化流程的场景。当涉及职责交叉、信息壁垒或目标不一致时，该工具能通过规范化的记录与跟进机制，明确责任边界、留存决策依据，避免沟通遗漏与责任推诿，从而提升跨部门协作效率，保证各项工作按计划推进。典型应用场景包括：新产品开发中研发、市场、生产部门的协同、年度预算编制时财务与业务部门的对齐、客户投诉处理中客服、技术、售后部门的联动等。
标准化操作流程
一、会前筹备：明确目标与准备材料
界定会议核心目的：根据协作需求明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线排期”“解决客户投诉流程中的部门职责模糊问题”），避免议题发散。
确定参会人员：邀请与议题直接相关部门的负责人（或关键执行人），保证决策权与执行信息同步；无关人员不参会，控制会议规模（建议5-8人）。
收集议题背景材料：提前3-5天向参会部门收集议题背景说明、当前进展、需协调资源等材料，由会议组织者汇总整理为《会议议题清单》，提前1天分发至参会人员。
确认会议基础信息：明确会议时间（建议1.5-2小时）、地点（线上需提前测试设备）、主持人（建议由牵头部门负责人担任）及记录人（建议由组织者指定）。
二、会议进行：聚焦讨论与共识达成
开场与议程确认：主持人开场说明会议目的、议程及时长规则，确认参会人员到齐情况，记录人同步分发《会议记录表（草案）》。
逐项议题讨论：按《会议议题清单》顺序逐项讨论，主持人引导各部门围绕“问题现状-需求难点-解决方案”逻辑发言，记录人实时记录关键信息：
各部门观点（标注发言人及部门，如“市场部*：建议提前1个月启动用户调研”）；
数据支撑（如“当前研发资源已饱和，需额外调配2名开发人员”）；
分歧点（如“销售部认为需优先保证A客户需求，生产部坚持按产能排序”）。
聚焦共识与待办：对每个议题，主持人引导讨论直至达成共识（或明确下一步调研方向），同时确认待办事项：内容（具体行动）、负责人（唯一责任人）、完成时间（明确到日）、所需支持（如“财务部需提供预算数据，由技术部对接”）。
三、会后整理：核对与分发
24小时内完成记录初稿：记录人根据会议笔记，整理《会议记录表》，内容包括：会议基本信息、各议题讨论摘要、共识点、分歧点、待办事项清单（含负责人、时间、支持需求）。
参会人员核对确认：将初稿发送至所有参会人员及部门负责人，标注“如有异议，请于2小时内反馈”，无异议后定稿；有异议需协商修改，保证信息准确。
四、跟进落实：闭环管理
分发正式记录：定稿后1个工作日内，将《会议记录表》分发至所有参会人员、抄送部门负责人及公司存档（电子版/纸质版根据公司规范）。
定期跟踪进度：由记录人或指定协调人（如项目经理）每周跟踪待办事项进度，更新《待办事项跟踪表》，对超期事项及时提醒负责人。
闭环确认与归档：待办事项完成后，负责人需提交成果证明（如报告、邮件截图等），协调人确认后标注“已完成”，最终将《会议记录表》及《跟踪表》一并归档（保存期限按公司规定，一般1-3年）。
会议记录表模板
跨部门沟通协调会议记录表
一、会议基本信息
项目
内容
会议名称
（例：Q3产品上线跨部门协调会）
会议时间
年月日上/下午时分至时分
会议地点
（例：公司3楼会议室A/线上会议）
主持人
姓名*（部门/职位）
记录人
姓名*（部门/职位）
参会部门及人员
部门1：姓名（职位）；部门2：姓名（职位）；部门3：姓名*（职位）等
缺席人员及原因
（如有）姓名*（部门）：原因
二、会议议程
序号
议程内容
负责人
预计时长
实际时长
1
议题1：产品研发排期确认
技术部*
30分钟
2
议题2：市场推广资源协调
市场部*
20分钟
3
议题3：生产产能评估与预留
生产部*
20分钟
4
总结与下一步安排
主持人*
10分钟
三、讨论议题详情
议题1：产品研发排期确认
议题背景：Q3计划上线新产品，当前研发排期与市场推广需求存在时间差。
各部门意见：
市场部*：需8月15日前完成开发，保证9月1日启动预售；
技术部*：当前开发资源已满负荷，需额外调配2人，最早8月25日完成；
生产部*：需9月10日前提供最终版生产参数，否则影响首批产能。
共识与分歧：
共识：优先保障核心功能开发，非核心功能延后至Q4；
分歧：研发完成时间（市场部坚持8.15，技术部提出8.25）。
解决方案/待办事项：
序号
具体内容
负责人
完成时间
所需支持
1
技术部*梳理核心功能清单
技术部*
7月20日
无
2|市场部调整预售启动时间为9.5|市场部|7月22日|无|
3|人力资源部协助招聘2名开发人员|人力部|7月31日|技术部*提供岗位需求说明|
议题2：市场推广资源协调
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