学校综合办公室公文处理办法.docxVIP

学校综合办公室公文处理办法

**一、总则**

公文处理是学校综合办公室日常工作的核心环节，旨在规范公文管理，提高工作效率，确保信息传递的准确性和时效性。本办法适用于学校各部门及综合办公室全体工作人员，所有公文处理均需遵循本规定执行。

**二、公文分类与适用范围**

（一）公文分类

1.**命令类**：用于发布学校重大决策、规章制度等，如《关于调整教学计划的命令》。

2.**通知类**：用于传达工作安排、会议通知等，如《关于开展学期末总结会议的通知》。

3.**报告类**：用于向上级或相关部门汇报工作进展，如《财务季度报表》。

4.**函件类**：用于部门间或外部机构沟通，如《与XX合作项目的函》。

5.**会议纪要类**：用于记录重要会议决议，如《行政办公会纪要》。

（二）适用范围

1.校级领导及各部门的正式文件。

2.涉及全校性工作安排的文件。

3.需要存档备查的各类文件。

**三、公文处理流程**

（一）收文处理

1.**登记**：接收文件后，需在《收文登记簿》中记录文件名称、来源、日期、份数等信息。

2.**审核**：由综合办公室负责人审核文件内容，确认无误后签字。

3.**分发**：根据文件内容分发给相关领导或部门，并记录分发情况。

（二）发文处理

1.**拟稿**：由需求部门提供内容，综合办公室负责文字整理，确保格式规范。

2.**审核**：校对文字、数据及格式，由部门负责人签字确认。

3.**签发**：重大文件需经校级领导签发，普通文件由综合办公室主任签发。

4.**印制**：按照签发后的版本印制，印制数量需与分发记录一致。

5.**登记与归档**：印发后再次登记，并按类别存档，电子版同步录入档案系统。

（三）归档管理

1.**纸质文件**：按年份及类别整理，如“2023年—命令类文件”“2023年—通知类文件”。

2.**电子文件**：统一存储在指定服务器，建立索引目录，确保检索方便。

3.**定期检查**：每季度对存档文件进行核对，确保完整无缺。

**四、注意事项**

（一）文件格式

1.标题需居中，字号不小于小二号。

2.正文采用宋体，小四号字，行距1.5倍。

3.引用数据需注明来源，如“根据2023年财务报表显示”。

（二）时效要求

1.通知类文件需在收到任务后24小时内发出。

2.报告类文件需在截止日期前3个工作日提交。

（三）保密规定

1.涉及敏感内容的文件需加密处理，仅限授权人员查阅。

2.电子文件需设置访问权限，定期更换密码。

**五、附则**

本办法由综合办公室负责解释，自发布之日起施行。如遇特殊情况需调整，由办公室提交会议讨论决定。

**三、公文处理流程**

（一）收文处理

1.**登记**：

(1)接收文件时，需由专人（通常是综合办公室文员）在《收文登记簿》中逐项记录，包括：文件接收日期、文件类别（命令类、通知类等）、发文单位、文件标题、文件份数、密级（如有）、收件人等信息。

(2)对于紧急文件，需在登记时注明“加急”字样，并立即报备综合办公室负责人。

(3)登记完成后，需在文件首页粘贴或夹入《收文登记单》，并由接收人签字确认。

2.**审核**：

(1)文件到达后，综合办公室负责人或指定审核人需对文件进行初步审核，主要检查：

-文件是否完整（是否存在缺页或模糊不清）。

-文件格式是否符合规范（如标题是否居中、字体是否统一）。

-是否有必要的附件或说明。

-密级文件需核对是否有多余人员接触。

(2)审核过程中发现问题，需及时与发文单位沟通，要求补充或修正。

(3)审核无误后，由审核人在《收文登记簿》相应栏签字，并注明审核日期。

3.**分发**：

(1)根据文件内容和适用范围，由综合办公室制定分发清单，明确每个文件需送达的部门及负责人。

(2)分发方式可采用：

-专人递送：重要文件或密级文件需由指定人员直接送达。

-邮寄：非紧急文件可通过内部邮寄系统送达。

-电子传输：电子版文件可通过学校内部邮件系统发送。

(3)分发后，需在《收文登记簿》中记录分发情况，包括分发日期、领取人签字等。

(4)对于未按时领取的文件，需电话或邮件通知领取人。

（二）发文处理

1.**拟稿**：

(1)需求部门提供文件初稿，包括：文件目的、主要内容、格式要求、附件清单等。

(2)综合办公室根据需求部门提供的信息，进行文字整理和格式调整，确保：

-标题清晰、简洁，符合公文规范。

-正文结构合理，逻辑清晰，避免错别字或语法错误。

-数据准确，如有引用需注明来源（如“根据2023年财务报表第5页数据”）。

(3)拟稿完成后，需由需求部门负责人初步审核，确认内容无误。

2.**审核**：

(1)综合办公室对拟稿进行校