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项目合同管理审批流程清单

适用场景说明

本流程清单适用于公司内部各类项目合同的审批管理，包括但不限于：服务类合同（如咨询、开发、外包）、采购类合同（如设备、物资采购）、合作类合同（如联合研发、项目分包）等。当业务部门需与合作方签订项目合同时均需遵循本流程，保证合同条款合规、权责清晰、审批高效，降低法律风险与运营成本。适用于跨部门协作场景，涉及业务发起、部门审核、法务风控、财务评估、管理层审批等环节，保证合同签订全流程可控。

审批流程操作步骤

一、需求提出与合同起草

发起申请

业务部门根据项目需求，填写《合同审批申请表》（模板见第三部分），明确合同名称、合作方信息、项目背景、主要条款（金额、周期、交付标准、付款方式等）、所需附件（如合作方资质、报价单、技术方案等）。

提交至部门负责人进行初步审核，确认项目必要性与合同框架合理性。

合同起草

部门负责人审核通过后，由业务部门指定专人（或法务协助）起草合同文本，需参考公司《合同管理办法》及对应类型合同的标准化模板，保证核心条款（如双方权利义务、违约责任、争议解决方式）完整。

合作方提供的合同文本，需与公司模板逐条核对，避免存在“霸王条款”或法律风险点。

二、部门协同审核

业务部门审核

起草人将合同文本及《合同审批申请表》提交至业务部门负责人，审核重点：项目需求匹配度、交付可行性、资源协调安排、合作方资质（如营业执照、行业许可证等复印件）是否齐全有效。

审核通过后，部门负责人签字确认，流转至下一环节。

法务部门审核

法务部收到材料后，重点审核合同条款的合法性、合规性，包括：

主体资格（合作方是否具备履约能力、有无经营异常或法律诉讼）；

条款完整性（是否缺失必备条款如保密、知识产权、不可抗力等）；

风险点（违约责任是否明确、争议解决方式是否符合公司规定、是否存在格式条款陷阱）。

法务部需在2个工作日内反馈审核意见，若需修改，起草人需根据意见调整后重新提交。

财务部门审核

财务部审核重点：合同金额的合理性（是否符合项目预算、市场价格区间）、付款方式与进度（是否与公司资金计划匹配、预付款比例是否合规）、税费条款（发票类型、税率是否正确）、履约保证金（如有，是否明确退还条件）。

财务部需在2个工作日内反馈意见，涉及大额资金（如超过万元）需出具专项财务风险评估说明。

三、管理层审批

分级审批

根据合同金额及项目重要性，确定审批层级（示例）：

金额≤10万元：业务部门负责人+法务+财务联合审批，分管副总签字；

10万元＜金额≤50万元：在上述基础上，提交总经理审批；

金额＞50万元：需提交总经理办公会或董事会集体审议。

审批人需重点关注项目的战略匹配度、投入产出比、整体风险可控性。

最终确认

所有审批节点通过后，由行政部（或指定部门）汇总审批意见，形成《合同审批汇总表》，反馈至业务部门，确认合同文本可进入签署环节。

四、用印与签署

用印申请

业务部门持最终版合同文本、《合同审批申请表》《合同审批汇总表》至行政部申请用印，需保证合同文本与审批版本一致，无未经审核的修改内容。

行政部核对审批手续齐全后，按规定流程加盖公司公章（或合同专用章），严禁在空白合同或未审批合同上用印。

签署与交付

用印后，由业务部门与合作方共同签署合同（如需法定代表人签字，需提前确认授权代表身份），双方各执正本一份，副本交行政部、财务部、法务部归档。

签署后3个工作日内，业务部门将合同原件扫描件及纸质版提交至档案管理部门备案。

五、履行与归档管理

履行跟踪

业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪，按合同约定节点交付成果、验收并留存书面凭证（如验收报告、付款回执等）。

若出现履行异常（如延迟交付、违约情况），需第一时间上报分管领导及法务部，启动争议解决程序。

归档与复盘

合同履行完毕或终止后，业务部门整理全部履行材料（合同文本、审批文件、往来函件、验收记录等），与合同正本一并移交档案管理部门，归档期限不少于合同终止后5年。

每季度由法务部牵头，组织业务、财务部门对合同履行情况进行复盘，分析常见问题并优化后续流程。

合同审批流程跟踪表

步骤序号

流程环节

责任部门/人

操作内容

完成时限

输出文件

备注

1

需求提出与申请

业务部门/发起人

填写《合同审批申请表》，附初步需求材料

-

《合同审批申请表》

需明确项目编号与合同类型

2

部门初审

业务部门负责人

审核项目必要性、合同框架

1个工作日

签字版《合同审批申请表》

-

3

合同起草

业务部门/法务协助

按模板起草合同文本，核对合作方资质

2个工作日

合同草案（初稿）

合作方资质需加盖公章

4

法务审核

法务部

审核合法性、条款完整性、风险点

2个工作日

《法务审核意见书》

重大风险需标注并说明修改建议

5

财务审核

财务部

审核金额、付款方式、资金风险

2个工作日

《财务审核