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会议策划执行细节检查清单模板

一、适用范围

二、策划执行流程与操作要点

（一）筹备阶段：目标明确，方案落地

会议目标与主题确认

操作：与发起人（如部门主管、客户代表）明确会议核心目标（如决策、沟通、培训、推广），保证目标可量化（如“达成3项合作意向”“收集20条用户反馈”）；根据目标提炼简洁、贴合主题的会议名称（如“2024年行业技术创新峰会”“Q3销售目标启动会”）。

输出：《会议目标确认函》《会议主题方案》。

策划方案制定与审批

操作：基于目标制定详细方案，内容包括会议时间（建议避开节假日、重大行业活动冲突期）、地点（线上需确认平台稳定性及参会设备要求，线下需考察场地容量、交通、设施）、参会人员（明确身份、职级、人数，区分核心嘉宾、普通参会者、工作人员）、议程（精确到分钟，含开场、主旨发言、互动、闭幕等环节）、预算（场地、物料、餐饮、礼品、差旅等分项列支）。

输出：《会议策划方案》（含预算表），提交发起人审批。

专项执行团队组建

操作：根据会议规模组建团队，明确总负责人（统筹全局）、策划组（方案细化）、执行组（现场落地）、后勤组（物料、餐饮、住宿）、宣传组（邀请函、签到、报道）等分工，保证责任到人。

输出：《会议执行团队分工表》（含姓名*、职责、联系方式）。

场地与设施落实

操作（线下）：实地考察场地，确认主会场、分会场（如有）、签到区、休息区布局；检查设备（投影仪、音响、麦克风、灯光、同传设备）完好性及备用方案；确认网络稳定性（含备用网络）；明确场地布置要求（如背景板尺寸、桌型摆放：圆桌/课桌/剧院式）。

操作（线上）：测试会议平台（如腾讯会议、Zoom）功能（屏幕共享、分组讨论、投票、录制），准备参会、密码及操作指南；安排技术支持人员全程值守。

输出：《场地确认函》《设备清单及调试记录》。

物料与资料准备

操作：列出物料清单（如会议手册、签到表、桌牌、议程单、礼品、饮用水、文具、易拉宝、指示牌），确认设计稿（符合品牌VI）并打样；准备资料（如演讲PPT、会议资料袋、合同模板、反馈表），提前3天分装完毕。

输出：《会议物料清单及进度表》《会议资料终稿确认记录》。

嘉宾与参会人员确认

操作：向嘉宾发送正式邀请函（含时间、地点、议程、注意事项），确认出席意向及需求（如特殊饮食、交通接送）；向参会人员发送提醒通知（线上会议含参会指南），收集报名信息并整理成《参会人员名单》（含姓名、单位、职务、联系方式、特殊需求）。

输出：《嘉宾出席确认表》《参会人员名单》。

（二）执行阶段：现场把控，灵活应变

现场布置与设备调试

操作：提前2小时完成场地布置（背景板安装、桌椅摆放、物料摆放、指示牌设置）；设备组再次调试所有设备（音响、麦克风、投影、灯光），测试音量、画面清晰度，备用设备（如备用麦克风、充电宝）就位；线上会议提前30分钟测试参会，保证技术支持人员在线。

输出：《现场布置验收表》《设备调试记录》。

流程彩排与人员到位

操作：总负责人组织核心人员（主持人、嘉宾、工作人员）进行1-2次流程彩排，重点确认各环节衔接（如嘉宾上场顺序、互动环节引导）、时间控制（如发言时长、茶歇时间）；工作人员提前1小时到岗，明确岗位（签到引导、设备操作、后勤服务、应急处理），佩戴工作证。

输出：《流程彩排问题记录及整改表》《工作人员岗位签到表》。

签到引导与接待服务

操作：签到组核对参会人员信息，发放资料袋（含会议手册、议程、礼品、饮用水），引导至会场；嘉宾接待组提前30分钟迎接嘉宾，引导至休息区，提供茶水，确认演讲需求；线上会议安排专人通过聊天室解答参会者问题，提醒静音、举手发言等规则。

输出：《签到表》《嘉宾接待记录》。

会议进程把控与应急处理

操作：主持人严格按照议程推进，控制各环节时间（设置倒计时提醒）；技术组全程监控设备，及时处理故障（如麦克风无声、画面卡顿，立即启用备用设备）；后勤组保障茶歇、餐饮供应（按预定时间、标准摆放）；应急组处理突发情况（如人员缺席、医疗需求、天气变化，启动备用方案，如调整议程、联系医疗人员）。

输出：《会议进程实时记录表》《应急处理记录》。

（三）收尾阶段：总结复盘，闭环管理

资料归档与费用结算

操作：宣传组收集会议资料（演讲PPT、照片、视频、签到表、反馈表），整理归档；财务组核对实际支出（场地、物料、餐饮等），与预算对比，完成费用报销；执行组提交《会议总结报告》（含目标达成情况、亮点与不足）。

输出：《会议资料档案》《费用结算表》《会议总结报告》。

反馈收集与总结优化

操作：向参会人员、嘉宾发送反馈问卷（线上/纸质表），收集对会议内容、组织、服务的评价（如“议程安排是否合理”“服务质量是否满意”）；组织团队召开复盘会，分析问题（如“签到环节耗时过长”“互动环节参与度低”），提出改进措施，形成《优化方案》。

输出：《