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采购流程标准化工具：供应商选择与谈判指南

一、适用工作情境

本指南适用于企业各类采购场景中的供应商选择与谈判环节，具体包括：

新项目启动：企业新产品研发、生产线扩建等项目需首次引入供应商；

现有供应商优化：对现有供应商进行年度评估，筛选不合格供应商并引入新替代方；

常规采购补位：因供应商产能不足、合作终止等原因需紧急补充合作方；

战略采购需求：长期大宗原材料、核心部件采购需建立稳定供应链。

二、标准化操作流程

步骤1：采购需求明确与分类

操作内容：

由需求部门（如生产部、研发部）提交《采购需求申请表》，明确采购标的（产品/服务）、规格参数、数量、质量标准、交付时间、预算上限、技术要求及服务条款（如售后、培训等）；

采购部牵头组织需求评审，联合技术部、质量部、财务部对需求的合理性、完整性进行确认，避免模糊描述（如“优质”“高效”等需量化为具体指标，如“产品合格率≥99%”“交付周期≤7天”）；

根据采购金额、风险等级对需求分类：

A类（高价值/高风险）：如核心零部件、年度采购金额超50万元，需严格执行招标、多轮谈判；

B类（中价值/中风险）：如辅助材料、采购金额10万-50万元，采用询价+谈判方式；

C类（低价值/低风险）：如标准件、采购金额低于10万元，可直接从合格供应商库中选择。

步骤2：供应商寻源与初步筛选

操作内容：

寻源渠道：通过以下渠道收集潜在供应商信息（至少3-5家），保证来源多样：

内部推荐：企业各部门合作过的优质供应商；

行业展会/专业论坛：如工业博览会、供应链峰会；

公开平台：招标网、行业B2B平台（需核实平台资质）；

主动开发：通过行业目录、企业官网等定向联系供应商；

初步筛选：采购部根据《供应商资格预审表》对供应商进行基础信息审核，淘汰不符合项：

资质文件：营业执照、相关行业认证（如ISO9001、ISO14001）、生产/经营许可证（若涉及）；

基本条件：成立时间≥2年、注册资本与采购规模匹配、无重大违法记录（通过“信用中国”等官方渠道核实）；

初步响应：供应商需在3个工作日内提供《供应商初步应答函》，确认合作意向及基本能力。

步骤3：供应商资格与能力评估

操作内容：

成立评估小组（由采购部、技术部、质量部、财务部组成，组长由采购经理*经理担任），采用“资料审查+现场考察”综合评估；

资料审查：供应商提交《供应商资质文件包》，包括：

财务状况：近2年审计报告、银行资信证明、资产负债表（评估抗风险能力，如资产负债率≤70%）；

生产/服务能力：产能证明（如生产线数量、班次）、工艺流程说明、核心技术专利（若有）；

质量保障：质量手册、检测设备清单、不合格品处理流程；

过往业绩：近3年类似项目合作案例（需提供合同关键页复印件及客户评价）；

现场考察（针对A/B类供应商）：

考察重点：生产环境（是否符合行业标准）、设备先进性（是否满足产能需求）、仓储管理（物料标识、先进先出执行情况）、员工操作规范性；

考察后填写《供应商现场考察评分表》（满分100分，生产环境20分、设备25分、质量30分、管理25分），得分≥80分方可进入下一环节。

步骤4：商务谈判准备与执行

操作内容：

谈判准备：

信息整理：汇总供应商报价单（需明确单价、总价、含税/不含税、运费等条款）、评估报告，列出谈判优势清单（如价格优势、技术壁垒）及风险点（如交付延迟风险）；

方案制定：设定谈判目标（如目标降价率5%-8%，最长交付周期缩短2天）、底线（如最低可接受价格、最晚交付时间）、备选方案（若谈判失败，启动备选供应商）；

团队分工：主谈人（采购经理经理）负责整体节奏，技术专家（技术部工）负责技术条款确认，法务专员（法务部*专员）负责合同条款审核；

谈判执行：

开场：明确谈判议程、时间限制（建议不超过2小时），营造合作氛围；

议题推进：按“价格→交付→质量→服务→付款”顺序逐一沟通，重点突出企业需求（如“我方年采购量吨，需长期稳定合作，希望价格支持”）；

让步策略：价格让步需对应供应商承诺（如“若降价5%，可缩短付款周期至30天”），避免无底线妥协；

僵局处理：若双方在价格上分歧较大，可引入第三方比价数据，或调整合作规模（如增加采购量换取折扣）；

谈判记录：实时填写《谈判要点记录表》，明确双方已达成共识及待解决问题，由双方签字确认。

步骤5：供应商选定与合同签订

操作内容：

选定供应商：评估小组综合评分（资格预审30%+现场考察40%+商务谈判30%），形成《供应商推荐报告》，按得分排序推荐1-2家候选供应商，报采购总监*总监审批；

合同拟定：法务部根据谈判结果拟定《采购合同》，重点条款包括：

标的物信息（名称、规格、型号、数量）；

质量标准（验收方法、异议处理流程）；

交付条款（时间、地点、运输方式、风险转移节点）；

付款方式（预付款比例、到货