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商务合同管理与审核流程模板

一、典型应用场景

企业与供应商之间的采购合同、供货协议；

客户间的销售合同、服务委托书；

跨部门项目协作合同、联合开发协议；

办公场地租赁、设备租赁等资产使用合同；

市场推广、品牌合作等营销类合同。

通过标准化流程，保证合同签订的合规性、风险可控性及执行效率，适用于中小型企业及大型集团的分支机构管理需求。

二、合同全生命周期操作流程

（一）合同发起与起草

发起主体：业务部门根据合作需求（如采购订单、客户订单、项目立项书等），发起合同起草流程，指定专人（如业务专员某）作为合同经办人。

材料准备：经办人需收集合作方主体信息（营业执照复印件、法定代表人证件号码明等）、合作需求明细（标的、数量、价格、交付标准等）、历史合作记录（如有），并参照企业标准合同模板或根据业务特性起草合同文本。

内部初审：经办人将合同文本及附件提交部门负责人某，审核业务需求的合理性、条款与实际需求的匹配度，确认无误后流转至下一环节。

（二）多部门协同审核

法务审核：

审核部门：法务部/合规专员某；

审核重点：合同主体合法性（是否具备相应资质）、条款合规性（是否符合法律法规及企业内部制度）、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式合理性、知识产权条款完整性等；

输出结果：法务审核意见表，对存在风险的条款标注修改建议，审核通过后流转至财务部门。

财务审核：

审核部门：财务部某；

审核重点：合同金额与预算匹配度、付款方式及周期合理性、税费承担条款清晰度、发票类型及开具要求、违约金与财务制度的兼容性等；

输出结果：财务审核意见表，重点关注资金风险及财务合规性，审核通过后流转至高层审批（如需）。

高层审批（分级管理）：

审批权限：根据合同金额及重要性分级（例如：金额≤10万元由部门总监审批；10万＜金额≤50万元由分管副总审批；金额＞50万元由总经理审批）；

审核重点：合同战略alignment（是否符合企业年度目标）、资源投入合理性、重大合作风险把控等；

输出结果：审批意见表，明确“同意”“修改后同意”或“否决”，否决需说明具体原因。

（三）合同修订与确认

意见整合：经办人汇总法务、财务及高层的审核意见，与业务部门沟通修订方案，形成合同修订版。

二次审核：对涉及重大条款修订的合同（如金额、核心权利义务、违约责任等），需重新提交法务及财务部门确认修订合规性，避免审核疏漏。

最终确认：所有审核部门及审批人确认无异议后，由经办人打印合同文本，准备签署。

（四）合同签署与用印

签署准备：经办人核对合同文本份数（通常一式三至五份，合作方、企业法务、财务、业务部门、档案室各执一份）、双方主体信息准确性、法定代表人签字/授权代表签字栏完整性。

用印申请：签署前提交《合同用印申请表》，附最终版合同文本及审核通过文件，经行政部/印章管理员某审核用印权限及流程合规性后，加盖企业合同专用章或公章（严禁以部门章代替合同章）。

签署交接：合作方签署后，经办人及时收回合同文本，核对签署页完整性（签字、盖章清晰无涂改），扫描存档电子版，原件按份数分送相关部门。

（五）合同履行与归档

履行跟踪：业务部门负责合同履行过程监控（如交付进度、付款节点、验收标准等），及时记录履行情况，发觉异常（如对方违约、履行障碍）需第一时间上报部门负责人及法务部，启动争议解决机制。

归档管理：

归档责任人：合同经办人配合档案管理员某；

归档内容：合同文本（含签署页、附件）、审核意见表、审批表、用印申请表、履行过程中的补充协议、验收单、沟通函件等；

归档要求：电子版存储于企业指定合同管理系统（按合同编号、类型、日期分类），纸质版装入档案袋，标注“合同编号-合作方名称-签订日期”，存放于企业档案室，保存期限不少于合同终止后10年。

三、核心配套表单模板

（一）合同基本信息表

合同编号

合作方名称

合同类型（采购/销售/服务等）

签订日期

合同金额（元）

合同期限

核心标的

经办人

审核状态（草稿/审核中/已签署）

示例：CG202405001

科技有限公司

软件采购服务合同

2024-05-20

150,000

2024-06-01至2025-05-31

企业定制化管理系统开发

张*

审核中

（二）合同审核意见表

审核环节

审核部门

审核人

审核日期

审核意见（可附页）

修改建议（如需）

是否通过（□是□否）

法务审核

法务部

李*

2024-05-18

第5条违约责任约定过轻，建议增加“逾期付款按日万分之五支付违约金”

修改第5条第二款

□是□否（需修改）

财务审核

财务部

王*

2024-05-19

付款方式为“预付款30%到货验收后付70%”，符合财务制度

无

□是

高层审批

分管副总

赵*

2024-05-20

战略合作项目，同意按审核后版本签署

无

□是

（三）合同签署登记表