企业采购申请与审批流程表物资分类清晰版.docVIP

一、业务适用范围

二、全流程操作指引

（一）采购申请发起

申请人发起申请：由需求部门指定申请人（*）填写《采购申请审批表》，明确采购需求。

需填写内容：申请部门、申请人、申请日期、物资分类（按本模板分类填写）、物资名称及规格型号、单位、需求数量、预估单价、总价、用途说明（简要描述采购目的及使用场景）。

附件要求：如涉及大额或专业设备采购，需附技术参数表、市场询价对比表（至少2家供应商报价）或需求部门书面说明。

确认物资分类：申请人需根据企业《物资分类目录》准确选择物资分类（模板中分类详见“三、采购申请审批表模板”），保证分类与物资实际用途一致，避免审批环节因分类错误退回。

（二）部门初审

部门负责人审核：申请部门负责人（*）对采购需求的必要性、合理性进行初审，重点审核：

需求是否符合部门工作计划；

数量是否合理（是否有库存或可替代方案）；

预估单价是否符合企业采购标准（参考《采购价格管控手册》）。

审核结果处理：

审核通过：在审批表中签字确认，流转至采购部门；

审核不通过：注明退回原因，反馈给申请人修改后重新提交。

（三）采购部门复审

采购专员审核：采购部门收到申请后，由采购专员（*）进行复审，重点审核：

物资分类准确性（是否符合采购品类管理范围）；

附件完整性（技术参数、询价单等是否齐全）；

是否属于企业集中采购目录内的物资（如属于，需按集中采购流程执行）。

价格与供应商确认：

对于常规物资，采购专员需在ERP系统中查询历史采购价格，保证预估单价合理；

对于新物资或大额采购，需联系至少3家合格供应商询价，填写《价格对比表》作为审批附件。

审核结果处理：

审核通过：签字确认后流转至财务部门；

审核不通过：注明原因（如价格超标、供应商资质不符等），退回申请部门或要求补充材料。

（四）财务部门复核

财务专员复核：财务部门收到申请后，由财务专员（*）复核预算与资金安排，重点审核：

采购项目是否纳入年度/月度预算（未纳入预算的需提交《预算外采购申请说明》）；

预估总价是否超部门预算额度，超预算部分是否按规定履行审批程序；

付款方式是否符合企业财务制度（如预付款比例、发票要求等）。

复核结果处理：

复核通过：签字确认后流转至企业分管领导/总经理；

复核不通过：注明退回原因（如预算不足、付款方式不符等），反馈至采购部门协调处理。

（五）最终审批

审批权限划分：根据采购金额及物资类别，按以下权限审批（企业可根据实际调整）：

金额≤5000元：采购部门负责人审批；

5000元＜金额≤20000元：分管领导（*）审批；

金额＞20000元：总经理（*）审批。

特殊物资（如生产设备、特种设备）：需增加分管生产/安全负责人（*）会签。

审批结果反馈：审批人签署意见后，审批表返回采购部门，由采购专员同步结果给申请人。

审批通过：启动采购执行流程；

审批不通过：由采购部门告知申请人具体原因，终止流程。

（六）采购执行与归档

采购执行：审批通过后，采购专员根据物资类型选择采购方式（如定点采购、招标采购、电商平台采购等），下达采购订单，跟踪到货及验收。

单据归档：采购完成后，将《采购申请审批表》、采购订单、验收单、发票等单据整理归档，保存期限不少于3年（财务类单据按会计档案管理规定执行）。

三、采购申请审批表模板

采购申请审批表

申请信息

内容

申请部门

申请人

申请日期

年月日

采购项目名称

物资分类

□办公物资□生产物料□设备工具□服务外包□其他（请注明：________）

物资详情

名称：________________规格型号：____________单位：____________数量：____________

预估信息

预估单价：____________元总价：____________元用途说明：______________________

附件清单

□技术参数表□询价对比表（____家）□需求部门说明□其他：______________

审批流程

部门负责人：__________日期：__________采购部门：__________日期：__________财务部门：__________日期：__________分管领导/总经理：__________日期：__________

备注

四、使用管理要点

分类规范：申请人需严格参照企业《物资分类目录》填写分类，避免混用（如“办公物资”与“生产物料”需明确区分，采购部门定期更新分类目录并同步至各部门）。

时限要求：各部门审批需在1-2个工作日内完成（紧急采购可标注“加急”，审批时限缩短至0.5个工作日），避免因拖延影响采购进度。

紧急采购处理：对于突发性紧急需求（如设备故障维修），可先通过口头方式向部门负责人及分管领导报备，采购执行后24小时内补填审批表。