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文档编写通用规范模板

一、模板编制目的

为统一各类文档的编写标准，保证内容清晰、逻辑严谨、格式规范，提升文档的可读性和实用性，特制定本通用规范模板。本模板适用于技术文档、管理手册、培训材料、项目报告等各类正式文件的编写，旨在通过标准化流程减少沟通成本，保障信息传递的准确性与一致性。

二、适用范围

技术类文档（如API接口文档、系统设计说明书、操作手册）；

管理类文档（如流程规范、管理制度、会议纪要）；

项目类文档（如项目计划书、验收报告、总结报告）；

培训类文档（如培训课件、用户指南、操作流程图）。

三、文档编写操作流程

1.编写前准备阶段

明确核心目标：清晰界定文档的编写目的，例如“指导新员工快速掌握系统操作”“规范项目验收流程”等，保证内容始终围绕核心目标展开。

收集基础资料：整理与文档主题相关的背景信息、数据、参考资料（如行业标准、历史文档、用户反馈等），保证内容有据可依。

分析受众特征：确定文档的阅读对象（如技术人员、管理层、普通用户），根据受众的知识水平、需求痛点调整内容深度与表达方式，避免专业术语过度堆砌或关键信息遗漏。

制定编写计划：明确文档的时间节点、章节分工、质量要求，可使用甘特图等工具跟踪进度，保证按期完成。

2.文档结构设计阶段

搭建标准框架：参考通用文档结构，包含以下核心模块（可根据实际需求调整）：

封面（文档名称、版本号、编制部门、日期）；

目录（自动，包含章节标题及页码）；

引言（编写目的、适用范围、背景说明）；

（按逻辑分层展开，如“总-分”结构、流程步骤、模块说明）；

附录（支撑性数据、术语表、参考资料等）；

修订记录（版本变更说明、修订人、修订日期）。

优化章节逻辑：保证章节之间层层递进，例如按“背景-目标-流程-注意事项”顺序编写，或按“模块一→模块二→模块三”的并列结构组织内容，避免逻辑跳跃。

3.内容撰写规范

语言表达要求：

使用简洁、客观、准确的书面语，避免口语化、模糊化表述（如“大概”“可能”）；

专业术语首次出现时需标注定义（如“API（应用程序接口）：……”），并在术语表中统一汇总；

多用主动语态，少用被动语态，例如“用户‘提交’按钮”优于“’提交’按钮被用户”。

数据与图表规范：

数据需注明来源（如“数据来源：*部门2023年统计报告”），保证真实可追溯；

图表需编号（如图1-1、表2-3）并添加标题，图表下方注明数据来源及说明文字；

复杂流程建议使用流程图（如Visio、draw.io绘制），保证步骤清晰、分支明确。

引用与标注规范：

引用他人观点、数据或内容时，需注明来源（如“根据*《行业白皮书》显示……”）；

参考文献需统一格式（如GB/T7714标准），包含作者、文献名称、出版信息等。

4.格式排版要求

基础格式设置：

字体：推荐使用宋体/微软雅黑（五号字），标题加粗（一级标题三号字，二级标题四号字，三级标题五号字）；

段落：行距1.5倍，段前段后间距0.5行，首行缩进2字符；

页面：A4纸张，页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页眉页脚添加文档名称及页码。

特殊格式规范：

代码、命令需使用等宽字体（如Consolas），并添加背景色区分；

表格采用三线表（无竖线、横线仅保留表头及底部线），表头居中，内容左对齐；

重点内容可使用加粗或下划线标注，但避免过度装饰（如全篇使用多种颜色、字体）。

5.审核与修订阶段

内部自检：编写人完成初稿后，需对照本模板检查逻辑连贯性、格式统一性、内容准确性，重点核对数据、术语、图表编号是否正确。

交叉审核：邀请同事或领域专家审核，重点关注以下问题：

目标受众是否理解内容；

关键步骤是否存在遗漏或歧义；

格式是否符合规范要求。

修订与反馈：根据审核意见逐条修订，保留修订记录（如“修订内容：增加操作步骤3的截图；修订人：*；日期：2023-10-15”），避免直接覆盖原内容。

最终定稿：确认所有问题已解决后，由部门负责人或项目负责人审批，标注“最终版本”并发布。

四、核心模板表格

表1：文档信息表

项目名称

内容示例

备注

文档编号

DOC-PROJ-2023-001

按部门-项目-年份-序号编号

文档名称

《项目系统操作手册》

需体现核心主题

版本号

V2.1

首版为V1.0，修订后递增

编写人

*

避免使用真实姓名

编写部门

技术部

所属部门

编写日期

2023-10-10

YYYY-MM-DD格式

审核人

*

部门负责人或指定审核人

审核日期

2023-10-12

发布日期

2023-10-15

密级

内部公开

根据敏感程度设定

适用范围

项目组全体成员

明确阅读对象

表2：章节结构表

章节编号

章节标题

内容概述

编写人

完成时间

备注（如图表需求）

1

引言

说明编写目的、适用范围

*

2023-10-08

需添加