采购管理流程标准化操作指南手册.docVIP

采购管理流程标准化操作指南手册

前言

为规范企业采购行为，保证采购过程的合规性、效率性和经济性，降低采购风险，保障物资供应及时稳定，特制定本手册。本手册适用于企业各部门各类采购业务（含原材料、设备、服务、办公用品等），旨在为采购相关岗位人员提供标准化操作指引，统一采购流程节点与管理要求。

一、适用范围与业务背景

（一）适用主体

本手册适用于企业采购部、需求部门（如生产部、行政部、项目部等）、财务部、法务部及相关审批岗位人员。

（二）适用业务场景

生产性采购：生产所需原材料、零部件、辅料等物资的采购；

非生产性采购：办公设备、文具、后勤服务（如保洁、维修）、IT支持服务等采购；

项目采购：新建、技改等项目涉及的专用设备、材料及服务采购；

零星采购：金额较小、紧急的临时性物资采购。

（三）管理目标

规范采购流程，杜绝“体外循环”或“无审批采购”；

通过标准化操作提升采购效率，缩短采购周期；

强化成本控制，实现“质优价廉”的采购目标；

建立透明、可追溯的采购管理机制，防范廉洁风险。

二、标准化操作流程详解

采购管理流程分为需求提报→供应商选择→合同签订→订单执行→验收交付→付款结算→资料归档七大环节，各环节责任主体、操作要点及输出成果

（一）需求提报：明确需求与预算

责任主体：需求部门、采购部、财务部

操作步骤：

需求发起：需求部门根据业务需要（如生产计划、项目进度、日常办公消耗），填写《采购需求申请表》，注明物资名称、规格型号、技术参数、数量、预计到货日期、用途等关键信息，并附相关技术图纸或验收标准（如需）。

需求审核：需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，保证采购内容与实际工作匹配。

预算核对：财务部对需求申请中的预算金额进行审核，保证采购支出在部门年度预算范围内，超预算需求需提交《预算调整申请表》并经分管领导审批。

采购部备案：采购部接收审核通过的需求申请，登记《采购需求台账》，明确采购类型（如集中采购/分散采购、招标/询价）和优先级。

输出成果：《采购需求申请表》（含审批意见）、《采购需求台账》。

（二）供应商选择：公平公正寻源

责任主体：采购部、需求部门、评审小组（由采购、技术、财务人员组成）

操作步骤：

供应商寻源：

公开采购：通过企业供应商库、行业平台、公开招标等方式邀请供应商；

紧急/小额采购：从合格供应商库中筛选3家以上供应商进行询价；

单一来源采购：因特殊技术要求、专利等原因只能从唯一供应商采购的，需提交《单一来源采购申请表》并经总经理审批。

资质初审：采购部对意向供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、经营状况、供货能力等进行核查，剔除不符合要求的供应商。

商务/技术评审：

询价/招标：要求供应商在规定时间内提供报价单及技术方案，评审小组从价格（权重40%）、质量（权重30%）、交付能力（权重20%）、售后服务（权重10%）四维度进行评分；

谈判：对复杂采购项目，与入围供应商进行价格、条款谈判，最终确定候选供应商。

供应商确定：评审结果经采购部负责人、分管领导审批后，向中标/中选供应商发出《中标通知书》或《成交确认函》。

输出成果：《供应商资质审查表》、《采购评审报告》、《中标通知书》。

（三）合同签订：明确权责与风险

责任主体：采购部、法务部、财务部、供应商

操作步骤：

合同起草：采购部根据谈判结果，使用企业标准《采购合同模板》起草合同，明确以下核心条款：

标的物名称、规格型号、数量、单价及总价；

质量标准、验收方法及违约责任；

交付时间、地点、方式及运费承担；

付款条件（如预付款比例、到货付款、质保金条款）；

争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）。

合同审核：

法务部审核合同条款的合规性、法律风险（如违约责任是否明确、知识产权归属等）；

财务部审核付款条款、税务条款（如发票类型、税率）是否符合财务制度；

采购部、需求部门核对技术参数、交付要求等业务条款准确性。

合同审批与签署：审核通过的合同按审批权限逐级报批（如部门负责人→分管领导→总经理），审批完成后由授权代表与供应商正式签署，双方各执正本一份。

输出成果：《采购合同》（含审批流程记录）、《合同评审表》。

（四）订单执行：跟踪进度与交付

责任主体：采购部、供应商、需求部门

操作步骤：

订单下达：采购部根据审批通过的合同，在ERP系统中创建《采购订单》，发送至供应商并确认接收，同时抄送需求部门、仓库。

进度跟踪：采购专员定期与供应商沟通生产/备货进度，督促供应商按合同约定时间交付，对可能出现的延期风险（如供应商产能不足、物流异常）及时预警，并协调解决方案（如调整交期、启用备用供应商）。

交付协调：供应商按订单要求发货后，向采购部提供《发货清单》（含物流单号、货物数量、批次号），采购部通知需求部门做好收货准备。

输出成果：《采购