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劳动合同续签操作流程与建议

劳动合同的续签，是维系劳动关系稳定、保障企业与员工双方合法权益的重要环节。它不仅关乎员工的职业发展预期，也影响着企业团队的凝聚力与持续运营。作为人力资源管理中一项常规且关键的工作，规范、严谨的续签操作流程与科学的应对建议，是确保此项工作顺利进行的基石。本文将从实操角度出发，详细阐述劳动合同续签的标准流程，并提供若干实务建议，以期为企业HR从业者及管理者提供参考。

一、劳动合同续签操作流程

劳动合同的续签并非简单的合同文本更新，而是一个包含评估、沟通、协商、签署等多个环节的系统性工作。

（一）提前启动与评估阶段

此项工作的启动应具有前瞻性。通常建议在原劳动合同到期前的某个时间窗口内（具体时长可根据企业规模及管理复杂度设定，但需确保留有充足的沟通与协商时间），人力资源部门应牵头启动续签评估程序。

1.员工履职情况回顾：HR部门首先需梳理目标员工在本合同期内的整体表现。这包括但不限于客观的绩效数据、工作成果、以及日常表现记录。同时，也应关注员工的出勤情况、团队协作能力、遵守公司规章制度等方面。评估应基于事实，力求客观公正，避免主观臆断。

2.岗位需求与匹配度分析：部门负责人需结合业务发展规划，评估该员工所在岗位的必要性及未来一段时间内的人员需求。同时，审视员工的技能、经验是否仍能满足岗位要求，或是否有新的发展潜力值得培养。

（二）沟通与协商阶段

在完成初步评估后，若企业有意向续签，应及时与员工进行沟通。

1.续签意向沟通：通常由HR部门或员工直属上级（在HR指导下）与员工进行面谈。沟通的核心在于明确企业的初步续签意向，并了解员工的个人想法。此环节应营造开放、坦诚的氛围，鼓励员工表达真实意愿。内容可包括对员工过去工作的肯定、对未来工作的期望，以及续签的初步设想（如期限、岗位是否调整等）。

2.续签意向征询：为确保流程的规范性和证据留存，建议向员工发出书面的《劳动合同续签意向通知书》。通知书中应明确原合同到期日、企业的续签意向、建议的续签期限、以及员工回复意向的截止日期。员工收到后，应在规定期限内书面反馈其续签意愿。若员工同意续签，可进一步协商具体条款；若不同意，则进入劳动合同终止的后续处理流程。

3.协商具体条款：当双方均有续签意向后，需就新劳动合同的具体条款进行协商。这包括但不限于：合同期限、工作内容与地点、劳动报酬、福利待遇、保密与竞业限制等。薪酬调整是此阶段的敏感点，企业应基于绩效评估结果、市场薪酬水平以及企业薪酬政策，提出合理的薪酬方案，并向员工清晰解释调整的依据。协商过程应遵循平等自愿、协商一致的原则。

（三）拟定与签署阶段

协商一致后，即可进入合同的拟定与签署环节。

1.拟定新劳动合同文本：HR部门应根据协商结果，参照最新的法律法规及企业规章制度，拟定新的劳动合同文本。确保合同内容合法合规，条款清晰明确，不存在歧义。对于续签次数较多或符合法定情形的员工，需注意是否应签订无固定期限劳动合同。

2.审核与确认：新合同文本拟定后，建议进行内部审核（如法务审核或上级主管审核），以确保其合法性与完整性。之后，将合同文本交由员工审阅，员工有权对不明之处提出疑问，HR部门应予以解答。

3.签署劳动合同：在双方均无异议的情况下，安排劳动合同的签署。签署时，应确保员工本人当面签署，核对身份信息，并加盖企业公章（或合同专用章）。合同签署应一式两份（或根据当地规定执行），双方各执一份。

4.合同文本归档：签署完成后，HR部门应及时将新的劳动合同文本归档管理，并更新员工的劳动合同信息台账。

（四）后续管理阶段

劳动合同续签完成后，并非万事大吉，仍有后续工作需跟进。

1.信息更新：及时更新员工档案中的合同信息，以及人力资源管理系统中的相关数据。

2.备案（如需要）：根据当地劳动行政部门的要求，可能需要办理劳动合同备案手续。

3.续签不通过的处理：若经过评估或协商，企业决定不续签，或员工不同意续签，则HR部门应按照法律法规的规定，在原劳动合同到期前，书面通知员工终止劳动合同，并依法办理离职手续、结算工资、支付经济补偿（如适用）等。

二、劳动合同续签关键建议

为提升劳动合同续签工作的质量与效率，规避潜在风险，以下几点建议值得关注：

（一）完善内部管理制度与流程

企业应建立健全劳动合同续签的内部管理制度，明确各部门的职责分工、具体操作流程、时间节点以及相关表单模板。确保续签工作有章可循，避免因人为疏忽或操作不规范引发劳动争议。同时，加强对管理人员及HR人员的培训，提升其对劳动法律法规的理解和实操技能。

（二）重视沟通的艺术性与及时性

续签沟通是维系良好劳资关系的重要契机。沟通应真诚、透明，不仅要传递企业的决定，更要倾听员工的心声。对于表现优秀的员工，应积极表达续签意愿，给予肯定与