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航运证书档案管理规范标准

一、总则

1.1目的与依据

为规范航运企业证书档案管理工作，确保各类航运证书的完整性、准确性、安全性和可追溯性，保障企业合法合规运营，依据国家相关法律法规及行业管理要求，结合航运企业实际情况，特制定本标准。

1.2适用范围

本标准适用于公司及所属各单位、船舶（以下统称“各单位”）在经营管理活动中形成的各类航运证书档案的收集、整理、归档、保管、利用、变更、注销及销毁等管理工作。

1.3基本原则

航运证书档案管理遵循以下原则：

统一领导、分级负责：公司档案管理部门负责统筹规划和监督指导，各单位指定专人负责本单位证书档案的具体管理工作。

完整准确、安全保密：确保证书档案材料的齐全完整、信息真实准确，严格执行保密规定，防止失泄密和不当使用。

规范高效、服务发展：建立健全管理制度和流程，提高证书档案管理效率，为企业运营、决策和应对各类检查提供有效支持。

动态管理、及时更新：证书档案管理应与证书的生命周期同步，确保信息的时效性，及时更新、变更和注销。

二、管理机构与职责

2.1公司档案管理部门

负责制定和修订公司航运证书档案管理相关制度和标准。

指导、监督和检查各单位证书档案管理工作的执行情况。

组织开展证书档案管理业务培训和交流。

负责公司层面重要航运证书档案的集中保管（如公司营业执照、水路运输许可证等）。

协调处理证书档案管理中出现的重大问题。

2.2各单位档案管理部门/专（兼）职档案员

贯彻执行公司证书档案管理的制度和标准。

负责本单位各类航运证书的收集、整理、初步审核、登记、归档和日常保管。

负责本单位证书档案的借阅、复制、利用登记和回收工作。

密切关注证书的有效期，提前预警，协助办理证书的年度审核、换发、变更等手续。

定期对本单位管理的证书档案进行清点核对，确保账实相符。

按规定向公司档案管理部门移交具有长期保存价值的证书档案。

2.3证书业务承办部门

在业务办理过程中，负责收集、整理相关证书的原始材料，并确保其真实、完整、有效。

及时将办理完毕的证书及相关材料移交本单位档案管理部门或专（兼）职档案员归档。

配合档案管理部门做好证书档案的利用和核查工作。

三、证书档案的收集与归档

3.1归档范围

航运证书档案归档范围主要包括但不限于：

船舶相关证书：船舶国籍证书、船舶所有权登记证书、船舶检验证书簿（及所载各检验证书）、船舶最低安全配员证书、船舶油污损害民事责任保险或其他财务保证证书、船舶垃圾记录簿、航行日志、轮机日志等法定文书，以及船舶营业运输证等。

船员相关证书：船员适任证书、船员培训合格证、船员服务簿、船员健康证明、船员安全记录等。

公司资质证书：企业法人营业执照、水路运输经营许可证、国际船舶运输经营许可证（如适用）、船舶管理业务经营许可证（如适用）、质量管理体系认证证书、安全管理体系认证证书等。

货物运输相关证书：危险货物适装证书（如适用）、船舶载运危险货物申报单、包装危险货物安全适运申报单等。

其他重要证书：涉及航运经营、安全、环保、防污染等方面的各类批准文件、许可证书、证明文件及相关的审核、检验报告等。

3.2归档要求

真实性：归档的证书及相关材料必须是办理完毕的正式文本或有效副本，内容真实可靠，不得伪造、变造。

完整性：证书的正本、副本（如需要）、附件及相关审批文件、检验报告等应齐全完整。

规范性：证书应整洁、无涂改（确需涂改的应加盖有效印章），外文证书应附有规范的中文译本。

时效性：证书必须在有效期内，对于过期证书，应连同换证或注销证明一并归档。

3.3归档程序

收集：各业务承办部门在证书取得或办理完毕后，应在规定时限内（一般不超过业务完成后X个工作日）将证书原件或经审核确认的复印件及相关材料整理后，提交本单位档案管理部门或专（兼）职档案员。

审核：档案管理人员对接收的证书材料进行审核，重点检查材料的完整性、真实性、规范性和有效性。对不符合要求的，应退回承办部门补充完善。

登记：对审核合格的证书档案，应及时进行登记，建立《证书档案登记表》，详细记录证书名称、编号、发证机关、发证日期、有效期、持证人/单位、归档日期、保管期限等信息。

整理与编号：按照档案管理的规范要求，对证书档案进行分类、排序、编写档号，并装入符合保管要求的档案盒或文件夹。

归档：将整理完毕的证书档案存入指定的档案柜进行保管。电子证书档案应按规定存储在公司指定的服务器或存储介质中，并做好备份。

四、证书档案的日常管理

4.1保管

库房要求：证书档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备和消防器材。

存放方式：证书档案应按照类别、编号顺序整齐存放于档案柜内，便于查找和取用。不同保管期限的档案应分开存放。

电子档案管理：电子证书档案应建立专门的数据库或文件夹结