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办公楼物品管理流程规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范办公楼物品的采购、入库、保管、领用、盘点及处置等环节的管理，确保物品管理有序、高效，杜绝浪费，降低成本，保障办公楼日常办公活动的顺利进行，特制定本规范。本规范依据公司相关财务制度及资产管理规定，并结合办公楼实际运作情况制定。

（二）适用范围

本规范适用于办公楼内所有公共物品、部门共用物品及员工因工作需要领用的各类办公消耗品、低值易耗品及部分固定资产的管理。特定专业设备或有特殊管理要求的物品，如另有规定，从其规定。

（三）管理原则

1.统一领导，分级负责：物品管理工作在办公楼管理部门（或行政部）统一领导下进行，各使用部门分级负责本部门物品的日常管理。

2.按需配置，注重效益：物品采购应基于实际工作需求，力求经济实用，避免盲目采购和资源浪费，提高物品使用效益。

3.规范流程，责任到人：明确物品管理各环节的职责分工和操作流程，确保每一项物品都有相应的责任人进行跟踪管理。

4.账实相符，动态监控：建立健全物品台账管理制度，定期进行盘点清查，确保账、卡、物三者相符，实现物品动态管理。

二、物品的申购与采购

（一）申购原则

各部门根据本部门工作实际需要，对确需新增或补充的办公用品、低值易耗品等，应提前进行申购。申购应遵循“必需、节约”的原则。

（二）申购流程

1.提交申请：部门指定人员（通常为内勤或行政联络员）填写《物品申购单》，详细列明物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途等信息，经部门负责人审核签字。

2.审批权限：根据物品采购金额及性质，按照公司财务审批权限规定，逐级上报审批。小额、常规物品申购可由部门负责人审批后，报办公楼管理部门（或行政部）备案采购；大额或专项物品申购需报请更高层级领导审批。

3.汇总采购：办公楼管理部门（或行政部）对各部门提交的、已获批准的申购单进行汇总，根据物品特性、采购周期及成本效益原则，统一组织采购或通知相关部门自行采购（限特定情况）。

（三）采购管理

1.采购方式：应优先选择资质齐全、信誉良好的供应商，可采用询价、比价、招标等方式进行采购，确保采购过程公开透明，采购物品质优价廉。

2.合同管理：对于大额采购或长期合作，应与供应商签订采购合同，明确物品规格、数量、价格、交付时间、质量标准、付款方式及违约责任等。

3.廉洁要求：采购人员应恪守职业道德，严禁收受回扣、虚报冒领等行为。

三、物品的验收与入库

（一）物品验收

1.到货核对：物品送达后，办公楼管理部门（或行政部）相关人员（可会同申购部门人员）应对照申购单、送货单及采购合同，核对物品名称、规格型号、数量、品牌等是否一致。

2.质量检查：对物品的外观、性能、包装等进行检查，确保无破损、无瑕疵，符合质量要求。对有保质期的物品，需特别检查生产日期和保质期。

3.验收确认：验收合格后，验收人员在送货单上签字确认，并及时通知财务部门办理付款手续（如需）。对于验收不合格的物品，应立即通知供应商退换货。

（二）入库登记

1.建立台账：所有验收合格的物品，均需由仓库管理员（或办公楼管理部门指定人员）及时办理入库手续，登记《物品入库台账》。台账内容应包括物品编号、名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、供应商、入库日期、经手人等信息。

2.分类存放：根据物品的性质、用途、特点进行分类、分区存放，并做好标识。对于易燃、易爆、易碎等特殊物品，应按其特性采取相应的安全存放措施。

3.妥善保管：确保库房环境整洁、干燥、通风，做好防潮、防火、防盗、防虫蛀等工作。

四、物品的保管与存放

（一）库房管理

1.专人负责：库房应指定专人负责管理，明确保管责任。管理人员应熟悉所管物品的特性，掌握基本的保管知识。

2.出入库制度：严格执行物品出入库登记制度，非库房管理人员未经允许不得随意进入库房。

3.定期检查：管理人员应定期对库存物品进行检查，发现问题及时处理，如物品变质、损坏、短缺等。

（二）存放要求

1.有序摆放：物品应摆放整齐，便于存取和盘点。可采用货架、货柜等工具，做到先进先出，防止积压过期。

2.标识清晰：每件或每批物品应有清晰的标识，注明物品名称、规格、数量、入库日期等信息。

3.安全防护：配备必要的消防器材和安全设施，定期检查，确保库房安全。

五、物品的领用与分发

（一）领用原则

遵循“按需领用、杜绝浪费、谁使用谁负责”的原则。

（二）领用流程

1.填写申领单：领用部门或个人填写《物品领用单》，注明领用物品名称、规格型号、数量、用途、领用人及部门负责人签字。

2.审批发放：《物品领用单》经相关负责人审批后，到库房办理领用手续。仓库管理员根据审批后的领用单发放物品，并在领用单上签字，同时在《物品出库台账》中登记。

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