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库存盘点记录保存协议

本协议由以下双方于______年______月______日在______签署：

甲方：[公司全称]

法定代表人/授权代表：________________________

职务：________________________

地址：____________________________________

联系方式：________________________

乙方：[公司全称或部门名称]

法定代表人/授权代表：________________________

职务：________________________

地址：____________________________________

联系方式：________________________

鉴于甲乙双方均为[提及相关业务背景，例如：共同致力于公司库存管理优化]，为确保库存盘点记录得到妥善保存、管理和使用，满足公司内部管理、财务报告、审计及法律法规要求，双方经友好协商，达成以下协议：

第一条定义与适用范围

1.1本协议所称“库存盘点记录”是指乙方在执行库存盘点活动过程中产生或获取的所有相关文件和资料，包括但不限于：库存盘点计划、盘点通知单、库存盘点清单（含差异报告）、实际盘点执行表、盘盈盘亏原因分析报告、盘点人员签字确认文件、盘点过程中拍摄的照片或视频资料、与盘点相关的会议纪要、往来邮件、盘点差异调整说明、库存计价方法变更说明及审批文件等，涵盖纸质及电子数据形式。

1.2本协议适用于甲乙双方（或乙方内部）所有参与库存盘点活动的部门、岗位及相关人员，以及由乙方负责创建、收集、处理、存储、保管和销毁的库存盘点记录。

第二条保存责任与主体

2.1甲方指定其财务部/内部审计部（或其他指定部门）为库存盘点记录的主管部门，负责制定相关管理制度并监督执行。

2.2甲方指定其财务部经理/内审部经理[或其他指定人员姓名]（或其他指定岗位）为库存盘点记录的主要保管责任人，负责具体落实本协议规定的记录保存、安全、使用、销毁等职责。

2.3乙方及其指定人员应积极配合甲方主管部和主要保管责任人履行相关管理职责。

第三条保存期限

3.1库存盘点记录的法定最低保存期限依据《中华人民共和国会计法》、中华人民共和国税收征收管理法及地方法规执行。

3.2公司内部规定，所有库存盘点记录（包括但不限于纸质和电子记录）的保存期限自盘点活动完成日或相关记录最后生成日起不少于______年（例如：七年）。

3.3涉及特定重大审计项目或可能涉及法律诉讼的盘点记录，保存期限应根据相关要求适当延长。

第四条保存方式与地点

4.1库存盘点记录可采用纸质或电子形式保存。电子记录应存储在公司指定的、具有安全防护措施的计算机系统或电子文档管理系统中。

4.2纸质记录应存放在甲方指定的、具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等条件的专用文件柜或档案室中。电子记录的存储应确保数据安全，具备必要的备份机制（如定期备份至异地存储设备）。

4.3具体存储地点为甲方位于______的______（部门/区域/服务器机房/云存储服务商名称）。

第五条记录的使用与访问权限

5.1库存盘点记录的使用和访问必须遵循合法、必要的原则，仅限于与工作职责直接相关的人员。

5.2访问纸质记录需经主要保管责任人或其授权人批准；访问电子记录需通过授权账号登录指定系统，并记录访问日志。

5.3任何人员使用库存盘点记录均应出于公司合法业务目的，包括但不限于库存管理、成本核算、财务报告、内部审计、问题调查等，严禁任何形式的泄露、篡改或用于非法目的。

5.4涉及公司商业秘密的敏感库存盘点记录，接触人员应承担保密义务，不得向无关人员透露。

第六条记录的安全与保密

6.1甲乙双方及各自指定人员应采取必要的物理和技术措施保护库存盘点记录的安全，防止记录遗失、被盗、损坏、篡改或非授权访问。

6.2具体安全措施包括但不限于：文件柜上锁、限制存储区域访问、系统访问权限控制与加密、防火墙设置、数据备份、操作日志监控、定期安全检查等。

6.3任何人员发现记录安全存在风险或已发生安全事件，应立即向主要保管责任人报告。

第七条记录的调阅与提供

7.1内部人员因工作需要调阅库存盘点记录，应填写调阅申请单，经主要保管责任人或其授权人批准后方可调阅。调阅纸质记录应在指定场所进行，并做好登记；调阅电子记录应按系统权限操作。

7.2外部人员（如审计师、税务人员）需调阅库存盘点记录，应凭有效工作证件和单位介绍信，经甲方主管部同意并报主要保管责任人批准后方可进行。甲方有权监督调阅过程，并要求提供调阅清单。

7.3记录调阅后应及时归还，纸质记录应确保完整无损；电子记录应确保数据未被复制或泄露。如需