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现代办公室文书档案管理规范

一、总则

文书档案作为办公室工作的重要组成部分，是单位各项职能活动的真实记录与历史凭证，其科学管理对于保障工作连续性、提升决策科学性、维护单位合法权益具有不可替代的作用。为适应现代办公环境的需求，规范文书档案的形成、流转、保管、利用及销毁等各环节工作，确保档案的真实性、完整性、安全性与可利用性，特制定本规范。本规范适用于单位内部各部门及全体员工在日常办公中涉及的各类文书档案管理活动。

二、文件的形成与办理规范

（一）文件拟制

文件拟制应遵循国家相关法律法规及单位内部管理制度，确保内容真实、准确、完整，表述清晰、规范、简洁。起草人应明确文件的发文事由、主送机关、抄送机关、具体内容、附件等要素。电子文件的拟制应采用单位规定的标准格式，文件名应体现文件核心内容及特征，便于识别与检索。

（二）文件审核与签发

文件形成后，须按规定程序进行审核。审核重点包括内容合规性、表述准确性、格式规范性及附件完整性。审核通过的文件，由相应权限负责人签发。未经签发的文件不得对外发出或作为正式档案材料。

（三）文件流转与办理

文件流转应建立清晰的登记制度，明确流转路径和责任人，确保传递及时、安全。办理人员应在规定时限内处理完毕，并签署明确意见。对于需要多部门协同办理的文件，应加强沟通协调，避免延误或遗漏。电子文件流转应利用安全可靠的办公自动化系统，做好操作痕迹记录。

三、档案的收集与归档规范

（一）归档范围

凡是反映单位工作活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录，均属归档范围。主要包括：单位对外收发的正式文件、内部管理制度、重要会议记录、工作计划与总结、各类合同协议、财务凭证（按财务档案管理规定执行）、重要统计数据、项目资料、荣誉资质等。

（二）归档时间

1.定期归档：日常工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的规定期限内整理归档。年度性文件，如年度计划、总结等，应在次年第一季度内完成归档。

2.即时归档：对于重大活动、重要项目形成的文件材料，以及具有永久保存价值或临时性、紧急性的重要文件，应随办随归或在活动/项目结束后立即归档。

（三）归档要求

1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。

2.纸质文件应字迹清楚、纸张质量优良，禁用易褪色的书写工具。复印件归档须注明原件保管处。

3.电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件内容保持一致（若有纸质版本）。电子文件应存储于指定的服务器或存储介质，并进行备份。

4.声像档案、实物档案等应附有详细的文字说明，包括形成时间、地点、人物、事由等。

四、档案的整理与保管规范

（一）档案整理原则

档案整理应遵循“遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则。

（二）档案分类

应根据单位实际情况，采用年度、组织机构、问题等相结合的分类方法，建立科学合理的档案分类体系。分类体系应保持相对稳定，如需调整，需经档案管理部门批准并做好记录。

（三）档案编号与排列

档案应按照分类体系进行系统编号，编号应具有唯一性和可扩展性。案卷或件内文件应按照一定的逻辑顺序排列，如时间顺序、重要程度、问题联系等。

（四）档案著录与编目

应对档案进行著录，编制档案目录。著录项目应符合国家档案著录规则，确保信息著录准确、规范。档案目录包括案卷目录、卷内文件目录等，电子档案应有相应的数据库记录。

（五）档案保管

1.库房要求：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.存放管理：档案应存放在专用的档案柜、架内。不同载体的档案应分开存放，电子档案存储介质应妥善保管，定期检查。

3.定期检查：对库存档案应定期进行清点和检查，发现问题及时处理并记录。重点关注易损档案和电子档案的保存状况。

4.保密管理：严格执行档案保密制度，划定档案密级，对涉密档案的保管、查阅、复制等环节进行严格管控。

四、档案的利用与保密规范

（一）档案利用

1.利用权限：单位内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人同意，查阅涉密档案或重要档案须经单位分管领导批准。外部单位或人员查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经单位档案管理部门负责人批准。

2.利用手续：查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅事由、档案名称、查阅人、查阅时间等信息。

3.利用要求：查阅档案时应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。档案原则上不得带出档案库房，确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。

4.利用服务：档案管理部门应积极为利用者提供咨询服务，协助查找