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工程建设单位沟通协调函范本

在工程建设项目的实施过程中，高效、顺畅的沟通协调是确保项目顺利推进、解决各类问题、保障各方权益的关键环节。沟通协调函作为一种正式的书面沟通工具，具有规范、清晰、可追溯的特点，被广泛应用于建设单位与参建各方（如设计单位、施工单位、监理单位、勘察单位及其他相关部门）之间的信息传递与问题磋商。本文旨在提供一份工程建设单位常用的沟通协调函范本，并对其核心要素与撰写要点进行说明，以期为工程管理实践提供有益参考。

一、沟通协调函的核心要素与撰写原则

一份规范有效的沟通协调函，应包含明确的发送对象、清晰的事由阐述、具体的协调请求或说明、合理的期望反馈以及规范的落款。其撰写需遵循以下原则：

1.目的明确：函件的核心诉求或需要传达的信息必须清晰、单一，避免内容繁杂导致重点模糊。

2.逻辑清晰：行文结构应条理分明，事由、问题、请求、依据等内容的组织应符合认知习惯，便于阅读者快速理解。

3.内容具体：涉及的时间、地点、事件、数据（若有必要，且注意规避敏感数字信息）等应准确具体，避免空泛的描述。

4.语气得体：根据协调事项的性质与对象，采用专业、客观、尊重的语气。即使是指出问题或提出要求，也应基于事实与合同约定，避免情绪化表达。

5.依据充分：提出的请求或观点，如有必要，应引用相关合同条款、规范标准或会议纪要等作为支撑，增强说服力。

6.格式规范：遵循公文写作的一般格式要求，确保函件的严肃性与规范性。

二、通用沟通协调函范本

（一）请求协作/解决问题类函件

关于[具体工程项目名称][具体事由，如：XX部位施工协调/XX问题解决]的函

[主送单位全称]：

现就[具体工程项目名称]在[简述当前进展或背景，如：施工至XX阶段/实施XX工作过程中]遇到的[明确指出需要协调解决的问题或需要对方协作的具体事项]，特致函贵单位，具体如下：

一、事由与问题陈述：

（此处详细、客观地描述相关事由的背景情况，以及需要协调解决的具体问题。应清晰阐述问题发生的时间、地点、涉及的专业或工序、当前状态、已采取的初步措施及效果等，确保对方能够全面了解情况。例如：“近期，我方在对XX区域进行XX作业时，发现贵单位负责设计的XX图纸中，关于XX系统与XX结构的衔接存在XX疑问/冲突，具体表现为……”）

二、协调请求与具体建议：

基于上述情况，为确保[阐述重要性，如：项目顺利推进/工程质量/施工安全/工期节点目标的实现]，恳请贵单位：

1.[提出第一条具体请求或建议，明确、可操作。例如：“组织相关设计人员于X月X日前对上述图纸问题进行复核与澄清，并出具书面答疑或设计变更。”]

2.[提出第二条具体请求或建议，若有多项。例如：“委派专业代表于X月X日X时到项目现场XX部位进行实地查勘，并与我方及施工单位共同商议解决方案。”]

3.[其他需要对方配合的事项。]

三、期望反馈与联系方式：

恳请贵单位对上述事项予以高度重视，并于[请明确期望对方给予回复或采取行动的截止日期]前给予书面回复或明确答复。我方联系人：[姓名]，联系方式：[座机号码，注意规避手机号]。

四、附件（如有）：

（列出必要的附件名称，如：“相关问题部位照片XX张”、“图纸疑问清单”等，附件应随函一同送达。）

感谢贵单位的理解与大力支持！

顺祝商祺！

[你单位全称]（盖章）

[年]年[月]月[日]

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（二）告知/说明类函件

关于[具体工程项目名称][具体事由，如：XX事项安排/XX问题处理意见/XX会议纪要确认]的函

[主送单位全称]：

为[阐述目的，如：确保XX工作的顺利开展/明确XX事项的处理原则/落实XX会议精神]，现就[具体事由或主题]相关事宜，函告如下：

一、事项背景与依据：

（简要说明该事项的由来、相关的合同约定、会议决定、规范要求或上级指示等，作为本函件内容的依据。例如：“根据双方于X年X月X日签订的《XX合同》第X条约定，以及X月X日XX会议纪要精神……”）

二、具体内容与安排/说明：

（清晰、准确地列出需要告知对方的具体内容、决定、安排或对某一问题的处理意见。内容应条理清晰，分点列出更佳。）

1.[第一点具体内容/安排/说明。例如：“关于XX材料的品牌确认事宜，经我方市场调研及样品比选，并报请XX部门批准，确定选用XX品牌的XX规格产品，具体技术参数详见附件。”]

2.[第二点具体内容/安排/说明。例如：“原计划于X月X日进行的XX验收工作，因故调整至X月X日，具体验收流程及要求不变，请贵单位提前做好准备。”]

3.[其他需要告知的事项。]

三、相关要求与期望：

（如有需要对方配合或知晓的后续要求，在此说明。例如：“请贵单位据此安排相关工作，并将落实情况于X月X日前书面反馈我方。”或“请贵单位将本函内容传达至相关执行人员。”