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内部联络单标准模板与填写指南

一、引言

内部联络单作为组织内部沟通协调、信息传递、事项安排及责任确认的重要书面工具，对于规范工作流程、提高协作效率、确保信息准确传达具有不可或替代的作用。为进一步统一沟通标准，减少信息传递偏差，提升内部协作的顺畅性与规范性，特制定本内部联络单标准模板及相应的填写指南。本指南旨在为各部门及员工提供清晰、易用的操作依据，确保联络单在实际工作中发挥最大效用。

二、内部联络单标准模板

项目

内容

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:-------------------------------------------------------------------

**联络单编号**

**签发部门/人**

**接收部门/人**

**联络主题**

**联络日期**

年月日

**联络事由**

（简要说明联络背景、目的和必要性）

**具体事项/需求**

（详细列出需要沟通、协调、告知或请求办理的具体内容、要求、标准等）

**期望完成时限/回复日期**

年月日（如适用）

**联络方式**

（如：电话、邮件、即时通讯工具账号等，方便接收方有疑问时联系）

**附件**

（如有相关支撑材料，请在此列出附件名称及数量）

**签发人签字**

**接收人签字/签收日期**

签字：日期：年月日（用于确认接收，确保责任到岗）

三、填写指南

3.1联络单编号

*填写说明：联络单编号应具有唯一性，便于归档、查询和追溯。

*建议规则：可采用“部门简称-年份（两位）-月份（两位）-序号（两位或三位）”的格式，例如“总办-____”。各单位可根据自身规模和管理需求统一规定编号规则。

*注意事项：编号由签发部门或签发人按照既定规则编制。

3.2签发部门/人

*填写说明：明确填写发起本次联络的部门全称或具体责任人姓名。

*注意事项：若是部门行为，填写部门名称并由部门负责人签字；若是个人因工作职责发起，填写个人姓名。

3.3接收部门/人

*填写说明：准确填写接收联络单的部门全称或具体经办人姓名。若需多个部门或人员知晓，可分别列出，或在“抄送”栏注明（若模板未设抄送栏，可在接收部门/人处并列填写或在联络事项中说明）。

*注意事项：确保接收对象准确无误，以避免信息传递不到位或延误。

3.4联络主题

*填写说明：用简练的语言概括联络的核心内容或目的，让人一目了然。

*示例：关于XX项目进度协调事宜、请求协助解决XX系统故障、XX会议纪要确认等。

*注意事项：避免过于笼统或冗长，突出关键信息。

3.5联络日期

*填写说明：填写签发本联络单的具体日期，年、月、日需填写完整。

3.6联络事由

*填写说明：简要阐述发起本次联络的背景原因、依据或相关情境。

*示例：“根据昨日项目例会决议”、“因客户需求变更”、“为确保XX活动顺利开展”等。

*注意事项：简明扼要，无需展开详述，目的是让接收方快速了解联络的上下文。

3.7具体事项/需求

*填写说明：这是联络单的核心部分，需清晰、准确、具体地列出需要对方知晓、配合、办理或回复的事项、要求、数据、信息等。

*注意事项：

*内容应条理清晰，若有多条事项，建议分点列出（如1.2.3.）。

*避免使用模糊不清的词语，如“尽快”、“差不多”、“相关资料”等，应明确具体标准、数量、范围等。

*若涉及复杂问题，可分步骤或分层次说明。

3.8期望完成时限/回复日期

*填写说明：明确提出希望对方完成事项或给予回复的具体日期和时间（如必要）。

*注意事项：

*时限设定应合理，充分考虑任务的实际工作量和难度。

*如无明确时限要求，可填写“请尽快”或酌情留白，但建议尽量明确时限以提高效率。

3.9联络方式

*填写说明：填写签发人方便被联络的联系方式，如办公电话、分机号、内部即时通讯账号等。

*注意事项：确保联系方式畅通，以便接收方在有疑问或需要进一步沟通时能及时联系到签发人。

3.10附件

*填写说明：如联络事项涉及相关的文件、数据、图表、截图等支撑材料，在此处注明附件名称及份数/页数。

*注意事项：提交联络单时，应将附件一并附上，并确保附件清晰、完整。

3.11签发人签字

*填写说明：由签发部门负责人或签发人亲笔签名，以示负责。

*注意事项：签字应清晰可辨。

3.12接收人签字/签收日期

*填写说明：由接收部门指定经办人或接收人亲笔签名，并填写签收日期。

*注意事项：

*此栏用于确认接收方已收到联络单，是责任传递和流程闭环的重要环节。

*接收人签收后，即表示已知晓联络内容，需按要求处理或回复