行业采购申请单与审批模板.docVIP

行业通用采购申请单与审批模板工具指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织内部采购活动的规范化管理，涵盖日常办公物资采购、生产原材料/设备采购、服务外包采购（如IT运维、咨询服务）、项目专项采购等多种场景。无论是常规周期性采购，还是突发性紧急采购，均可通过本模板实现采购需求的清晰提报、流程化审批及过程留档，保证采购活动合规、高效、透明。具体包括但不限于：

行政部门办公文具、设备采购；

生产部门原材料、零部件采购；

项目组专用工具、技术支持服务采购；

市场活动物料、宣传品采购等。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购需求发起与提报

明确采购需求：申请人（部门经办人）需根据实际工作需要，确定拟采购物品/服务的具体名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价及总价，并详细说明采购用途（如“用于项目研发”“替换报废办公设备”等）。

填写申请单：登录采购管理系统或《采购申请单》模板（见第三部分），逐项填写完整信息，保证“物品/服务名称”“规格型号”“数量”等关键信息准确无误，预估总价需符合部门预算额度。

附件材料准备：如涉及特殊设备、定制化服务或大额采购（具体金额标准参照企业内部制度），需附上供应商报价单、技术参数对比表、需求部门书面说明等支撑材料，作为审批参考依据。

提交审批：将填写完整的申请单及附件材料提交至部门负责人进行初审。

（二）部门负责人初审

审核需求合理性：部门负责人需对照部门工作计划及预算，审核采购需求的必要性、合理性，确认是否属于部门职责范围内必需的采购，避免重复采购或超预算申请。

审核信息完整性：检查申请单填写是否规范，关键字段是否缺失，附件材料是否齐全（如大额采购是否附报价单）。

签署初审意见：审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意上报”；如需修改，应明确标注修改意见并退回申请人调整。

（三）采购部门复核

合规性审核：采购部门重点审核采购流程是否符合企业制度（如是否需公开招标、是否属于集中采购目录内物品）、供应商资质要求（如是否为合格供应商库内企业）、采购方式（询价、比价、单一来源等）选择的合理性。

市场调研与比价：对常规采购项目，采购部门需进行市场询价（至少3家供应商报价），对比价格、质量、交货期等要素；对定制化或特殊规格产品，可组织技术部门共同评估供应商方案。

出具复核意见：复核通过后，在“采购部门意见”栏填写“建议通过，按流程执行”；如发觉需求不明确或供应商选择存疑，需与需求部门沟通后提出修改建议，或上报至分管领导协调。

（四）财务部门预算审核

预算额度核查：财务部门根据申请单中的预估总价，对照年度预算及部门预算余额，确认采购项目是否在预算范围内，是否有预算调剂需求（如需从其他科目调剂，需附预算调整审批单）。

成本合理性评估：对大额或非标采购，审核预估单价是否与市场价格水平一致，是否存在虚报成本风险。

签署审核意见：预算充足且成本合理时，在“财务部门意见”栏签字“同意”；如超预算或成本存疑，注明“建议补充预算”或“重新核价”，并启动预算调整或成本优化流程。

（五）领导审批（根据采购金额分级）

分级审批权限：根据企业内部授权制度，不同金额/类型的采购项目由不同层级领导审批，示例：

金额≤5000元：部门负责人+采购部门双审批即可；

5000元＜金额≤5万元：需分管副总审批；

金额＞5万元：需总经理/总经理办公会审批。

审批要点：领导重点审核采购项目的战略匹配性、投入产出效益及合规性，对重大项目需结合公司年度目标综合判断。

签署审批意见：审批通过后，在“领导审批”栏签署“同意采购”，并注明审批日期；如未通过，注明“不同意”及简要理由，流程终止。

（六）采购执行与结果反馈

订单下达：采购部门根据审批通过的申请单，通过采购系统或书面形式向选定供应商下达采购订单，明确物品/服务规格、数量、交货时间、付款方式等条款。

履约跟踪：采购部门负责跟踪订单执行进度，协调供应商按时交货/提供服务，并通知需求部门验收。

验收确认：需求部门收到物品/服务后，需对照申请单及订单要求进行验收，在“验收结果”栏签字确认（如“验收合格”“数量不符，需补发”等），并将验收单反馈至采购部门。

付款与归档：财务部门根据验收单、发票（或合规凭证）及审批流程办理付款；采购部门将申请单、审批记录、订单、验收单等资料整理归档，保存期限不少于3年（具体参照档案管理制度）。

三、采购申请单模板（含审批栏）

采购申请单

申请单编号

CG-2024-X

申请日期

年月日

申请部门

申请人

*

联系方式

内部分机：*

采购类型

□常规□紧急□专项

供应商信息（如有）

名称：__________________________（若已初步选定）

联系人：*

电话：*（仅内部联系人）

序号

物品/服务名称

规格型号/技术参数