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信息技术合同与项目管理制度

引言：随着信息技术的迅猛发展，企业对合同管理与项目运作的规范化需求日益增强。为提升运营效率，降低法律风险，保障项目顺利实施，特制定本制度。本制度适用于公司所有涉及信息技术领域的合同签订、履行及项目管理活动，核心原则包括权责明确、流程规范、风险可控、协作高效。通过明确部门职责、优化组织架构、细化操作规范，构建科学的管理体系，确保各项工作在合规框架内有序推进，最终实现公司战略目标。本制度旨在为信息技术合同与项目管理提供系统性指导，促进企业管理的现代化与精细化。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：本制度责任部门在公司组织架构中承担信息技术合同与项目管理的核心职能，负责合同的全生命周期管理，包括起草、审核、签订、履行及归档。该部门需与法务部、财务部、人力资源部等部门紧密协作，确保合同条款符合法律法规，财务流程合规，人员配置合理。与其他技术部门的协作则侧重于项目需求的技术论证与资源调配，通过定期沟通会議解决跨部门协作问题。

（二）核心目标：短期目标包括建立标准化的合同模板库，实现项目进度可视化跟踪，降低合同违约率。长期目标则聚焦于通过数字化工具提升管理效率，如开发智能合同审查系统，优化项目风险预警机制。这些目标与公司战略高度关联，例如合同规范化有助于降低成本，项目管理效率提升则直接支持业务拓展，二者共同服务于企业可持续发展。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：部门内部采用扁平化层级管理，设总监1名，分管下设三个小组：合同管理组、项目管理组及风险控制组。总监向CEO汇报，各小组负责人向总监汇报，形成清晰的汇报链。关键岗位职责边界包括：合同管理组负责合同文本起草与审核，项目管理组负责项目进度监控与资源协调，风险控制组负责合规性审查与应急预案制定。部门与其他职能部门的协作通过接口人机制实现，确保信息传递高效。

（二）人员配置：部门核定编制X人，合同管理组配置X人，项目管理组X人，风险控制组X人。招聘需优先考虑具备法律、技术或项目管理背景的复合型人才，晋升机制基于绩效考核与内部竞聘，轮岗机制每两年调整一次岗位，促进员工全面发展。新员工入职需完成合同法、项目管理等专项培训，确保团队专业能力持续提升。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：信息技术合同需经过三级审批流程，依次为部门负责人→财务部→CEO签字，特殊合同如涉及金额超过X万元的需增设法务部会审环节。项目流程分为启动、执行、评审、验收四个阶段，每个阶段需召开专项会议，会议纪要需存档备查。例如，项目启动会需明确项目经理、资源分配及时间表，中期评审则重点检查进度与预算执行情况，结项验收需技术部门与业务部门联合确认交付成果。

（二）文档管理：所有合同存档于加密服务器，仅部门总监可授权调阅，财务数据需双备份。文件命名采用“项目名称-日期-版本号”格式，如“智慧工厂项目-2023-08-01-V1.0”。会议纪要需在会后X小时内完成整理，报告模板统一使用公司标准格式，月度报告须在每月X日前提交至相关部门。电子文档需定期更新权限，纸质文件则由专人保管于保险柜。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：总监拥有合同金额在X万元以下的审批权，超过该金额的需上报CEO决策。项目经理在项目执行阶段对资源调配拥有有限授权，但重大变更需经总监批准。紧急决策流程设立临时危机小组，成员由总监、法务部及财务部代表组成，可直接执行必要措施，事后需向CEO汇报。

（二）会议制度：部门周会每周X举行，项目经理例会每两周一次，季度战略会由CEO主持。会议决议需在24小时内分配责任人，并通过即时通讯工具同步至所有参与方。决策记录采用电子签名确认，重大事项需留存视频会议记录，确保可追溯性。

五、绩效评估与激励机制

（一）考核标准：合同管理组按合同违约率、模板使用率等指标评分，项目管理组以项目交付准时率、客户满意度为考核依据。评估周期分为月度自评、季度上级评估及年度综合评审，考核结果与奖金、晋升直接挂钩。例如，超额完成合同签约目标可获额外绩效奖金，项目延期则根据责任程度扣减绩效分。

（二）奖惩措施：奖励机制包括年度优秀员工评选、奖金池分配及公开表彰，违规处理则视情节严重程度采取警告、降级或解雇措施。数据泄露等重大事件需立即启动应急流程，相关责任人需提交书面说明，并接受内部调查，调查结果将作为纪律处分依据。

六、合规与风险管理

（一）法律法规遵守：所有合同需符合《合同法》及相关行业规范，数据传输需加密处理，员工需签署保密协议。部门定期组织合规培训，确保全员了解最新法规要求。

（二）风险应对：制定涵盖数据泄露、合同纠纷、项目延期等场景的应急预案，每季度开展内部审计，检查流程执行情况。审计结果需形成报告，由总监向CEO汇报，并制定改进计划。

七、沟通与协作