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企业采购管理流程标准化模板

一、适用范围与典型场景

二、全流程操作步骤详解

1.采购需求发起与初审

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

具体动作：

（1）需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额及技术参数（如适用）；

（2）部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，确认与部门工作计划的匹配度及预算可行性；

（3）初审通过后，将《采购需求申请表》提交至采购部门。

输出成果：《采购需求申请表》（部门负责人签字版）

2.采购需求复核与预算确认

操作主体：采购部门、财务部门

具体动作：

（1）采购部门收到需求后，1个工作日内完成复核，重点核查需求的完整性、规格明确性及是否存在替代方案；

（2）财务部门同步审核预算金额是否符合公司年度预算及采购政策，确认预算额度后反馈至采购部门；

（3）若需求不明确或超预算，采购部门需与需求部门沟通调整，调整后重新提交审核。

输出成果：复核通过的《采购需求申请表》（财务预算确认章）

3.供应商寻源与选择

操作主体：采购部门、需求部门（必要时）、审计部门（监督）

具体动作：

（1）采购部门根据采购需求类型，通过合格供应商库、公开招标、询价比价、竞争性谈判等方式筛选供应商；

（2）对于金额较大或关键物料采购（如单次采购金额≥5万元），需组织至少3家供应商参与报价，填写《供应商比价表》，记录报价、交期、资质、服务承诺等信息；

（3）需求部门参与技术参数及服务要求的评审，采购部门结合价格、质量、合作历史等因素综合评估，确定候选供应商；

（4）选择结果报采购部门负责人及分管领导审批。

输出成果：《供应商比价表》《供应商评估报告》《采购供应商审批单》

4.采购订单与合同签订

操作主体：采购部门、法务部门（必要时）、供应商

具体动作：

（1）采购部门根据审批通过的供应商信息，拟定《采购订单》，明确物品/服务明细、价格、数量、交付时间、付款方式、质量标准、违约责任等条款；

（2）订单金额≥10万元或涉及长期合作的，需签订正式采购合同，法务部门审核合同条款的合规性；

（3）经双方确认无误后，采购部门负责人签字盖章，正式提交供应商；供应商签字盖章后回传，合同原件交行政部归档。

输出成果：《采购订单》（双方签字盖章版）《采购合同》（正本）

5.订单执行与交付跟进

操作主体：采购部门、需求部门

具体动作：

（1）采购部门向供应商下达订单，明确交付时间及地点，并跟踪生产/备货进度；

（2）交付前1-2天，采购部门与供应商确认物流信息，同步需求部门做好收货准备；

（3）货物送达后，需求部门与采购部门共同核对到货数量、外观及随货文件（如合格证、检测报告），确认无误后在《送货单》上签收；若数量不符或外观异常，需当场记录并联系供应商处理。

输出成果：《送货单》（需求部门、采购部门双签收版）《到货异常记录表》（如有）

6.质量验收与入库

操作主体：需求部门、质检部门（如适用）、仓库

具体动作：

（1）需求部门或质检部门根据采购订单及技术标准，对物品/服务的质量进行验收（如功能测试、文件审核等），填写《质量验收单》；

（2）验收合格后，仓库办理入库手续，核对实物与订单信息，登记台账；验收不合格的，出具《不合格品处理单》，由采购部门联系供应商退换货或索赔。

输出成果：《质量验收单》《入库单》《不合格品处理单》（如有）

7.付款申请与结算

操作主体：采购部门、财务部门

具体动作：

（1）采购部门收集《采购订单》《采购合同》《入库单》《质量验收单》《发票》等资料，核对无误后填写《付款申请单》；

（2）按公司审批权限逐级报批（如部门负责人→财务负责人→总经理）；

（3）审批通过后，财务部门安排付款，并保留付款凭证。

输出成果：《付款申请单》（审批完成版）、银行付款回单

8.采购资料归档

操作主体：采购部门、行政部

具体动作：

（1）采购部门将本次采购全流程资料（含需求申请、比价表、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理成册，标注采购编号及日期；

（2）每月末将资料移交行政部归档，保存期限不少于3年（关键合同及涉密资料按公司档案管理规定延长保存期）。

输出成果：采购档案（电子+纸质版）

三、核心流程配套表单

表1：采购需求申请表

采购编号

需求部门

申请人

联系方式

日期

物品/服务名称

规格型号

单位

需求数量

用途说明

期望交付日期

预算金额

资金来源

技术参数（附件）

需求部门负责人签字

采购部门复核意见

财务预算确认

分管领导审批

表2：供应商比价表

采购编号

需求物品/服务

供应商名称

联系人

联系方式

报价（含税）

交货期

付款方式

资质文件（附件）

供应商A

供应商B

供应商C

评估结论

表3：质量验收单

采购编号

订单编号

验收日期