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- 2026-01-12 发布于江苏
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企业采购申请审批流程模板使用指南
一、适用范围与典型场景
二、采购申请审批全流程操作步骤
步骤1：采购需求发起与信息填写
责任人：采购申请人（部门员工）
操作内容：
明确采购需求：根据工作需要确定需采购的物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价及总价，并详细说明用途（如“用于项目研发”“替换报废办公设备”等）。
填写《采购申请审批表》（见模板表格）：完整填写申请编号（由行政部门统一分配）、申请部门、申请人、联系方式、申请日期等基本信息，并附上相关附件（如技术规格书、3家以上供应商报价单、过往采购记录等，金额超过元需强制提供）。
部门内部初审：将表格提交至部门负责人，说明采购必要性与预算合理性，确认部门内无同类闲置物资可调配。
步骤2：部门负责人审批
责任人：申请人所在部门负责人（如部门经理、主管）
操作内容：
审核采购必要性：确认采购需求是否符合部门年度工作计划，是否为非必需品（如可替代、可延迟采购则驳回）。
审核预算合规性：对照部门年度预算，检查预估总价是否超预算，若超预算需说明理由并提交《预算调整申请表》。
审批意见：在《采购申请审批表》“部门负责人意见”栏签字确认，通过则流转至下一环节，驳回则注明原因并退回申请人。
步骤3：财务部门审核
责任人：财务专员/财务经理
操作内容：
预算核对：在系统中调取申请人部门预算余额，核对采购金额是否在预算范围内，预算科目是否匹配（如“办公费”“设备购置费”等）。
价格合理性审核：对比历史采购价格、市场均价及供应商报价单，判断预估单价是否虚高（如溢价超过10%需要求申请人补充说明）。
付款方式审核：确认付款方式是否符合公司财务制度（如预付款比例是否≤30%，是否需签订采购合同等）。
审批意见：审核通过则签字流转，若存在预算不足、价格异常等问题，标注意见后退回申请人修改。
步骤4：分管领导/总经理审批
责任人：分管副总/总经理（根据采购金额分级审批，如单笔≤5000元由分管领导审批，＞5000元由总经理审批）
操作内容：
战略与必要性复核：从公司整体战略角度确认采购是否与年度目标一致，是否为优先级需求（如紧急维修设备可优先审批，非必要固定资产采购可暂缓）。
金额与风险把控：大额采购（＞元）需评估对公司现金流的影响，必要时要求补充供应商资质文件（如营业执照、ISO认证等）。
最终审批：在“分管领导/总经理意见”栏签署“同意”“不同意”或“补充材料后重审”，不同意需明确理由，审批完成后流转至采购部门。
步骤5：采购部门执行与反馈
责任人：采购专员/采购经理
操作内容：
供应商选择：根据审批通过的采购需求，从合格供应商库中筛选供应商（优先选择长期合作供应商），若为新供应商需进行资质审核。
下单与合同签订：向供应商下达采购订单，明确交货期、质量标准、付款条款等；金额超过元需签订正式采购合同。
进度跟踪：实时跟踪订单生产/发货进度，保证按期交货，若延迟及时向申请人反馈并协调解决。
结果反馈：采购完成后，在《采购申请审批表》“采购执行结果”栏填写实际采购金额、供应商名称、交货日期等信息，反馈至申请人与财务部门。
步骤6：验收与归档
责任人：申请人、部门负责人、行政/仓储部门
操作内容：
货物/服务验收：申请人会同部门负责人、行政/仓储人员共同验收，核对物品数量、规格、质量是否符合要求，服务类项目需出具《验收合格报告》。
不合格处理：若验收不合格，及时联系供应商退换货，并记录问题原因，必要时启动供应商考核机制。
资料归档：将《采购申请审批表》、供应商报价单、采购合同、验收报告等资料整理成册，交行政部门或档案室统一存档（保存期限不少于3年）。
三、采购申请审批表模板
申请基本信息
申请编号
（由行政部门按年度统一编制，如“CG-2024-001”）
申请部门
申请人
联系方式
申请日期
年月日
采购详情
物品/服务名称
规格型号/技术参数
数量
预估单价（元）
预估总价（元）
用途说明
（需详细说明与工作的关联性，如“用于项目研发测试”）
供应商信息（可选）
1.供应商名称：2.报价（元）：3.联系人及电话：
附件清单
□报价单□技术规格书□预算调整表□其他：
审批流程
部门负责人意见
签字：日期：年月日
财务审核意见
签字：日期：年月日
分管领导/总经理意见
签字：日期：年月日
采购执行结果
实际采购金额：供应商：交货日期：执行人：日期：年月日
验收结果
□合格□不合格（不合格说明：）验收人签字：日期：年月日
四、关键注意事项与风险提示
预算刚性原则：所有采购需在年度预算内执行，超预算采购必须提前提交《预算调整申请表》，经财务总监及总经理审批后方可发起流程，严禁无预算采购。
审批时限要求：各环节审批人需在2个工作日内完成审
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