财务管理报销审批标准化流程.docVIP

企业财务管理报销审批标准化流程规范

一、适用范围与常见应用场景

本流程规范适用于企业内所有因公发生的费用报销管理，涵盖日常办公费用（如文具采购、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、餐饮）、业务招待费用、项目专项费用等场景。例如：员工因公出差参与行业会议产生的交通及住宿支出、部门为开展客户洽谈发生的合理招待费用、项目组*为推进工作采购的必要办公设备等，均需按本流程执行报销审批。

二、标准化操作流程详解

（一）费用申请发起

申请人准备材料：申请人需在费用发生后的5个工作日内，整理相关支出凭证（如消费记录、行程单、采购清单等，保证凭证真实、清晰，注明用途及金额），并填写《费用报销申请表》（模板见第三部分）。

提交申请：通过企业OA系统或纸质形式提交申请，注明费用类型、总金额、报销事由及关联项目（如涉及），并或附上凭证材料。

（二）部门初审

部门负责人审核：部门负责人*收到申请后，需在2个工作日内完成审核，重点确认：

费用是否属于部门预算范围内；

支出事由是否真实、必要，是否符合业务需求；

凭证是否齐全、金额是否与申请表一致。

审核结果处理：审核通过后，在申请表“部门审核”栏签字确认；若不通过，注明原因并退回申请人修改。

（三）财务复核

财务专员审核：财务专员*收到初审通过的申请后，1个工作日内完成复核，重点检查：

报销单据填写是否规范（如金额大小写是否一致、事由是否清晰）；

费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿上限、招待费占比等）；

凭证是否合法合规（如消费记录需含商户名称、日期、金额等关键信息）。

问题反馈与调整：对不符合要求的凭证，注明具体问题（如“缺少商户盖章”）并退回申请人补充；符合要求的，提交至下一审批环节。

（四）分级审批

根据费用金额及类型，由不同层级管理人员审批：

常规费用（如5000元以下）：由财务负责人*审批，1个工作日内完成；

大额费用（如5000-20000元）：除财务负责人外，需分管领导*审批，2个工作日内完成；

重大费用（如20000元以上）：需总经理*审批，3个工作日内完成。

审批人需对费用的合理性、合规性最终负责，签署审批意见并确认支付方式（如银行转账、现金备用金等）。

（五）支付与反馈

财务支付：审批通过后，财务部门根据申请表信息安排支付，保证款项在3个工作日内到账（现金报销需提前1个工作日预约）。

结果告知：支付完成后，通过OA系统或短信告知申请人报销进度，申请人确认收到款项后，在系统中签收。

（六）档案归档

财务部门每月将已完成的报销单据、审批表、凭证等整理成册，按会计档案管理规定保存，保存期限不少于5年，以备后续查阅或审计。

三、费用报销申请表模板

申请人信息

姓名：*

部门：*

工号：*

联系方式：*

申请基本信息

报销日期：*

费用类型：□办公□差旅□招待□项目□其他

总金额（大写）：*

总金额（小写）：*

费用明细

序号

费用项目

发生日期

金额（元）

1

交通费

2024–

.

2

住宿费

2024–

.

…

…

…

…

审批流程

部门负责人签字：*

日期：*

财务审核签字：*

日期：*

备注

（其他说明：如关联项目号、特殊情况备注等）

申请人签字

*

四、操作要点与风险提示

时限要求：费用发生后需在15个工作日内提交申请，逾期未提交需部门负责人*书面说明原因，财务部门根据情况处理。

凭证规范：所有支出需提供真实、完整的原始凭证，复印件需注明“与原件一致”并由申请人签字，电子凭证需保证可追溯。

预算控制：部门负责人需优先保障预算内费用支出，超预算费用需提前提交预算调整申请，经审批后方可报销。

禁止行为：严禁虚报冒领、拆分报销、重复报销费用，严禁伪造、变造凭证，违将按公司制度追究责任。

特殊情况处理：如遇紧急费用（如突发维修），可先通过电话向部门负责人及财务专员报备，事后3个工作日内补全手续。

本流程自发布之日起执行，由财务部门负责解释和修订，保证企业报销管理规范、高效运行。