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采购申请及审批标准格式化文档

一、适用场景与背景

本标准化文档适用于企业内部各类采购需求的申请与审批流程，涵盖办公用品、生产物料、设备工具、服务采购等场景。当员工因工作需要采购物品或服务时，需通过此格式化文档提交申请，保证采购流程规范、透明，同时满足预算控制、合规管理及责任追溯的需求。文档旨在统一采购申请标准，提高审批效率，避免信息遗漏或流程混乱，适用于各部门日常采购及专项采购活动。

二、标准化操作流程

步骤1：采购需求发起与申请单填写

发起人：采购需求部门员工（如行政部、生产部、项目部等），由申请人*填写采购申请单。

填写要求：

明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途，保证描述准确，避免模糊表述（如“办公用品”需具体到“A4打印纸80g500张/包”）；

填写预算金额（含单价及总价），需参考历史采购价格或市场预估，并提供至少2家供应商的比价说明（如为独家采购或服务类采购，需注明原因并附相关证明材料）；

注明期望交货日期及特殊要求（如质量认证、安装调试等）；

申请人签字并填写申请日期，经部门负责人*初审签字后，提交至采购管理部。

步骤2：部门负责人初审

审核人：需求部门负责人*。

审核要点：

核实采购需求的必要性（如是否为日常必需、是否为重复采购、是否有替代方案）；

审查预算金额是否在部门年度预算额度内，超预算需说明额外资金来源；

确认采购用途与部门工作目标一致，无浪费或非工作相关需求。

输出结果：初审通过后，负责人签字并注明“初审通过”；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

步骤3：采购管理部复核

审核人：采购管理部专员*。

审核要点：

核对申请单信息完整性（名称、规格、数量、预算、比价材料等）；

审查供应商资质（如营业执照、相关行业许可证、过往合作评价等），保证供应商符合企业准入标准；

评估市场价格合理性，必要时进行市场调研或二次比价；

核对采购品类是否纳入企业集中采购目录，若为目录外采购，需说明合规性。

输出结果：复核通过后，签字并注明“复核通过”；若需调整（如更换供应商、修改规格），与申请人沟通后反馈修改意见。

步骤4：财务部预算审核

审核人：财务部审核员*。

审核要点：

核对预算金额与财务系统中部门剩余预算是否匹配，保证资金来源合规；

审查采购成本构成（如是否含运费、税费等），避免隐性支出超预算；

大额采购（如单笔超过5万元）需复核资金支付计划，确认支付流程可行性。

输出结果：审核通过后，签字并注明“预算审核通过”；若超预算或资金不足，标注“不予通过”并说明原因，退回采购管理部协调。

步骤5：分管领导/总经理审批

审批人：根据采购金额分级审批（如1万元以下由分管领导审批，1万元以上由总经理审批）。

审批要点：

重点审核采购事项的战略匹配度（如是否支持重点项目、是否符合企业长期规划）；

大额或关键采购需结合企业年度经营目标，评估投入产出比；

保证审批流程符合企业《采购管理制度》规定的权限划分。

输出结果：审批通过后，签字并注明“同意采购”；若未通过，注明原因并终止流程。

步骤6：采购执行与反馈

执行人：采购管理部专员*。

操作内容：

根据审批通过的申请单，向选定供应商下达采购订单，明确交货时间、质量标准、付款方式等；

跟踪采购进度，保证供应商按时履约，如有延迟及时反馈给需求部门；

收货时组织需求部门、财务部共同验收，填写《采购验收单》（需验收人*签字确认）。

步骤7：文档归档

归档部门：采购管理部。

归档内容：采购申请单、比价说明、供应商资质文件、采购订单、验收单、付款凭证等全套资料，按“采购日期+部门+物品名称”编号存档，保存期限不少于3年。

三、采购申请单标准模板

采购申请单

申请编号：_________日期：____年__月__日

基本信息

内容

申请部门

申请人

联系方式

采购用途

（如：行政办公/生产备件/项目研发等）

采购明细

物品/服务名称

规格型号/服务内容

供应商信息

建议供应商1

名称：_________联系人：_________

报价（元）：_________备注：_________

建议供应商2

名称：_________联系人：_________

报价（元）：_________备注：_________

期望交货日期

____年__月__日

特殊要求

（如：质量标准、包装、交付地点等）

审批流程

部门负责人初审

签字：_________日期：_________

采购管理部复核

签字：_________日期：_________

财务部预算审核

签字：_________日期：_________

分管领导/总经理审批

签字：_________日期：_________

备注

四、关键注意事项与风险提示

信息真实性与完整性：申请人需保证填写信息真实、准确，严禁虚构采购需求或虚报价