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公司文件档案管理标准及记录表格

一、适用范围与管理目标

本标准适用于公司各部门（含子公司、分支机构）在业务活动中形成的各类文件档案的全生命周期管理，涵盖公文、合同、财务凭证、项目资料、人事档案、技术图纸等具有保存价值的纸质及电子文件。通过规范档案的收集、整理、保管、利用及销毁流程，保证档案的完整性、安全性、可追溯性，支撑公司运营决策、风险防控及历史沿革记录。

二、文件档案管理标准细则

（一）文件分类与归档范围

文件分类

按性质分为：行政类（通知、会议纪要、制度流程等）、业务类（合同、订单、项目方案等）、财务类（凭证、报表、审计报告等）、人事类（劳动合同、考核记录、离职证明等）、技术类（研发文档、图纸、专利材料等）、其他类（资质证书、客户资料等）。

按载体分为：纸质档案、电子档案（含扫描件、原生电子文档）、声像档案（照片、视频、音频）。

归档范围

各类具有查考利用价值的正式文件（含红头文件、签报、审批单）；

反映公司重要业务活动的过程性文件（如项目立项报告、验收报告）；

涉及公司权益的法律文件（合同、协议、司法文书）；

员工履职相关的核心资料（劳动合同、培训记录、奖惩文件）；

公司资质、荣誉、对外合作等具有保存价值的材料。

（二）档案保管期限

根据文件价值及法规要求，分为三类：

短期保管：1-3年（如日常通知、会议签到表、临时性申请单）；

中期保管：3-10年（如合同、项目总结报告、财务凭证）；

长期保管：10年以上（如公司章程、股东会决议、核心知识产权文件、人事档案）。

（三）档案编号规则

采用“部门代码-年份-分类代码-流水号”格式，示例：

行政类文件：XZ-2024-XZ-001（XZ为行政部代码，2024为年份，XZ为行政分类代码，001为流水号）；

合同类文件：HT-2024-HT-015（HT为业务部代码，HT为合同分类代码）。

部门代码及分类代码由行政部统一制定并发布。

三、文件档案全流程操作指南

（一）文件与审核

文件起草：业务部门根据工作需要起草文件，内容需准确、完整，符合公司制度及法规要求；

审核审批：文件起草人填写《文件审批单》，经部门负责人审核人签字后，按权限报公司领导审批人审批（涉及重大事项或合同需法务部会签）；

定稿印发：审批通过后，由行政部（或指定部门）统一编号、排版，纸质文件加盖公章，电子文件加密存储至指定服务器。

（二）文件归档登记

归档时限：

纸质文件：业务办结后3个工作日内整理完成，每月最后5个工作月集中移交档案室；

电子文件：业务办结后1个工作日内至档案管理系统，填写电子档案归档信息。

归档移交：

移交人填写《文件归档移交清单》（含文件名称、编号、份数、归档日期、移交人等信息），与档案室管理员*接收人共同核对文件完整性；

双方确认无误后，在清单上签字确认，纸质清单一式两份（移交人、档案室各执一份）。

（三）档案保管与维护

保管要求：

纸质档案：存入符合《档案库房技术规范》的铁皮柜，库房保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防虫、防盗、防潮设备；

电子档案：定期备份（每日增量备份、每月全量备份），备份数据至少保存3份，异地存储1份；重要电子档案需进行防病毒处理及加密管理。

定期检查：档案室每季度对档案保管状况进行检查，发觉问题（如受潮、虫蛀、数据损坏）及时处理并记录；电子档案每年进行一次可用性检测。

（四）档案借阅与利用

借阅申请：员工因工作需要借阅档案，填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、用途、借阅期限，经部门负责人审批人签字后，报档案室审核；涉密档案需经公司分管领导审批人批准。

借阅管理：

纸质档案：借阅期限一般不超过7天，确需延长的需办理续借手续；借阅人不得涂改、抽取、勾画档案，不得转借或复制（复制需经审批）；

电子档案：通过档案管理系统在线借阅，系统自动记录借阅人、借阅时间、操作日志；严禁外传或至个人设备。

归还核验：借阅期满后，借阅人需及时归还，档案室管理员*接收人核对档案完整性，确认无误后在《档案借阅登记表》上签字。

（五）档案鉴定与销毁

鉴定小组：由行政部、法务部、业务部门负责人组成档案鉴定小组，每两年对到期档案进行价值鉴定。

销毁流程：

鉴定小组确认无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》，列明销毁档案清单、鉴定意见，报公司总经理*审批人批准；

销毁时由鉴定小组2人以上监销，纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案进行数据擦除或物理销毁；

监销人需在《档案销毁记录表》上签字，注明销毁方式、日期、监销人，记录永久保存。

四、常用记录表格模板

（一）文件归档移交清单

序号

文件名称

文件编号

归档日期

份数

密级

移交人

接收人

备注

1

2024年度工作计划

XZ-2024-XZ-001

2024-01-05

1

普通

张*

李*

2

项目合同

H