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供应商管理标准化模板工具应用指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业等）的供应商全生命周期管理，覆盖供应商引入、评估、合作、优化及退出等关键环节。具体应用场景包括：

新供应商准入：当企业需要开发新的原材料、服务或外包合作方时，通过标准化流程筛选合格供应商；

现有供应商绩效评估：定期对合作中的供应商从质量、交期、成本、服务等维度进行量化考核，识别优势与改进点；

战略供应商合作：针对核心业务供应商，通过标准化模板深化合作，优化供应链稳定性；

供应商风险管控：通过资质审核、合规性检查等模板，降低合作中的法律、质量及履约风险。

二、供应商管理标准化操作流程

（一）需求提出与供应商寻源

需求确认：由业务部门（如采购部、生产部）根据业务发展需要，填写《供应商需求申请表》，明确供应商类型（如原材料供应商、物流服务商）、合作内容、技术标准、数量需求、预算范围及期望交付周期。

示例：生产部需采购“PC塑料粒子”，年需求量500吨，要求符合食品级接触标准，单价≤12元/吨，交货周期≤7天。

供应商寻源：采购部通过公开招标、行业推荐、供应商自荐、第三方平台（如采购网、行业展会）等渠道收集潜在供应商信息，形成《候选供应商名单》，初步筛选出3-5家符合基本要求的供应商。

（二）供应商资质审核与现场考察

资质审核：采购部牵头组织质量部、法务部对候选供应商进行资质审核，重点核查以下材料（需加盖供应商公章）：

营业执照（经营范围需涵盖合作内容）；

行业资质证书（如ISO9001质量管理体系认证、食品生产许可证、特种设备安装维修许可证等）；

财务报表（近2年，保证经营稳定）；

相关业绩证明（如过往合作合同、客户评价）；

合规性声明（无重大诉讼、行政处罚，反商业贿赂承诺）。

审核结果记录于《供应商资质审核表》，不合格者直接淘汰。

现场考察：对资质审核通过的供应商，由采购部、质量部、技术部组成考察小组，进行现场实地调研，填写《供应商现场考察评估表》，考察内容包括：

生产/服务能力（设备配置、产能、工艺流程）；

质量控制体系（检验流程、不合格品处理机制、质量追溯能力）；

管理水平（组织架构、人员配置、信息化系统应用）；

环保与安全（是否符合国家环保标准、安全生产措施）。

（三）样品测试与商务谈判

样品测试：技术部根据产品/服务标准，向供应商索取样品，组织测试（如功能检测、试用验证），出具《样品测试报告》，明确是否符合需求。测试不合格者要求整改，整改后仍不达标则淘汰。

商务谈判：采购部与供应商就价格、付款方式、交货条款、违约责任等进行谈判，达成一致后形成《商务谈判记录》，作为合同签订依据。

（四）合同签订与供应商建档

合同拟定与审批：法务部根据谈判结果拟定《供应商合同》，明确双方权利义务、合作期限、质量标准、争议解决方式等，经采购部负责人、分管领导审批后，与供应商正式签订。

供应商信息建档：采购部将审核通过的供应商信息（含资质文件、合同、考察报告等）录入供应商管理系统，建立《供应商档案表》，档案编号规则示例：“GYS-年份-类型-序号”（如GYS-2024-原材料-001）。

（五）合作过程绩效评估与动态管理

绩效数据收集：业务部门在日常合作中，按月/季度收集供应商绩效数据，包括：

质量指标：批次合格率、退货率、客诉次数；

交期指标：准时交货率、订单满足率；

成本指标：价格稳定性、成本优化贡献；

服务指标：响应速度、问题解决率、配合度。

绩效评估：采购部每季度组织召开供应商绩效评审会，依据《供应商绩效评分表》对供应商进行量化评分（总分100分，质量40分、交期25分、成本20分、服务15分），评分结果分为优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）四级。

结果应用：

优秀供应商：优先增加订单、授予“年度优秀供应商”称号、缩短付款周期；

良好供应商：维持现有合作，针对短板制定改进计划；

合格供应商：发出《供应商改进通知书》，30日内提交整改报告；

不合格供应商：启动淘汰流程，停止新订单，逐步终止合作。

（六）供应商复审与退出管理

年度复审：每年12月，采购部组织对合作满1年的供应商进行全面复审，结合年度绩效评估结果、资质有效期更新、市场口碑等因素，出具《供应商年度复审报告》，决定是否续签合同。

退出管理：对需淘汰的供应商，由采购部发出《供应商终止合作通知书》，明确截止日期、货款结算方式、资料交接要求，并填写《供应商退出记录表》，总结淘汰原因（如质量不达标、履约违约、破产等），更新供应商库。

三、核心模板表格说明

（一）《供应商需求申请表》

适用环节：需求提出与寻源

主要字段：需求部门、需求编号、合作内容、供应商类型、技术/质量要求、数量需求、预算范围、期望交付周期、申请日期、审批人（部门负责人/分管