合同管理标准化模板合同要素审查与风险控制.docVIP

合同管理标准化模板：合同要素审查与风险控制工具指南

一、适用工作场景与对象

本工具模板适用于企业各类合同管理场景，包括但不限于：采购合同、服务外包合同、销售合同、劳动合同、合作协议、项目承包合同等。适用对象包括企业法务人员、业务部门负责人、合同管理员、项目负责人及合同签署授权人，旨在通过标准化流程保证合同要素完整、风险可控，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程与步骤

（一）合同接收与初步登记

合同接收：业务部门提交合同草案时，需同步提供合同背景说明（如合作方基本信息、合作目的、核心需求等）、附件清单（如技术协议、报价单、资质文件等）。

初步登记：合同管理员在《合同管理台账》中记录合同名称、合作方、合同类型、提交部门、提交日期、预计签署时间等基础信息，并分配唯一合同编号（格式：-年份-序号，如“采-2024-001”）。

（二）合同主体资格审查

主体资格核实：审查合作方是否为合法成立且存续的法人/其他组织/自然人，重点查验：

企业法人：营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明、签约代表授权委托书（如非法定代表人签署）；

其他组织：登记证书、负责人证件号码明；

自然人：证件号码复印件及联系方式。

履约能力评估：通过国家企业信用信息公示系统、信用中国等公开渠道查询合作方信用状况（涉诉、失信、行政处罚等），必要时要求合作方提供近两年财务报表或业绩证明。

特殊主体资质：若合同涉及特殊行业（如建筑、医疗、食品等），需核查合作方是否具备相应资质许可（如建筑业企业资质、食品经营许可证等）。

（三）合同核心条款审查

审查要点及标准：

条款类型

审查内容

审查标准

标的条款

标的物/服务名称、规格型号、数量、质量标准、技术参数等

明确具体，无歧义；质量标准需符合国家/行业标准或双方约定，避免“优质”“合格”等模糊表述

权利义务条款

双方主要权利、义务（如交付时间、验收标准、服务范围、保密义务等）

权利义务对等，避免单方义务过重；保密范围、期限需明确，避免“无限保密”等不合理条款

价格与支付条款

合同金额、计价方式、货币种类、支付条件（如预付款比例、进度款节点）、发票类型

金额大小写一致；支付条件与履约进度挂钩，明确发票开具要求（如“增值税专用发票”）

履行期限与地点

合同履行起止时间、交付/服务地点、验收时间

履约时间合理，避免“尽快”“马上”等模糊表述；履行地点需明确具体（如“甲方办公地址”）

违约责任条款

违约情形、违约责任形式（如违约金、赔偿金、解除权）、违约金计算方式

违约金需合理（不超过实际损失的30%）；明确违约责任的触发条件和承担方式，避免“承担一切责任”等笼统表述

争议解决条款

争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院/仲裁机构、适用法律

争议解决方式唯一，避免“既可仲裁又可诉讼”；管辖法院/仲裁机构明确，如“甲方所在地有管辖权的人民法院”

生效与终止条款

合同生效条件（如签字盖章后、备案后）、终止条件（如履行完毕、解除情形）、后合同义务

生效条件明确，避免“签字后立即生效”但未明确签字主体；终止后需明保证密、资料返还等义务

（四）法律合规性风险识别

法律风险排查：对照《民法典》《公司法》《招标投标法》等相关法律法规，审查合同条款是否存在无效情形（如违反法律强制性规定、恶意串通损害他人利益等）。

合规风险审查：结合企业内部管理制度（如《采购管理办法》《费用报销制度》），审查合同内容是否符合公司流程要求（如是否履行了招投标、审批程序）。

重大风险标注：对高风险条款（如无限连带责任、单方解除权、争议解决方式不利等）进行重点标注，并提交法务部门专项审核。

（五）条款修订与反馈确认

修订意见反馈：审查人员将《合同要素审查清单》中的问题点反馈至业务部门，明确修改建议（如“将‘质量合格’修改为‘符合GB/T19001-2016标准’”）。

沟通确认：业务部门与合作方就修订条款进行沟通，达成一致后形成修订版合同，同步反馈至合同管理员。

二次审查：对修订版合同进行复检，保证问题已整改，无新增风险点。

（六）审批流程与签署管理

分级审批：根据合同金额、类型及风险等级，提交至对应审批人（如部门负责人→分管领导→总经理→董事会）：

金额≤5万元：部门负责人审批；

5万元＜金额≤50万元：分管领导审批；

金额＞50万元：总经理及董事会审批。

签署规范：审批通过后，由授权签署人（法定代表人或授权代表）签字并加盖合同专用章/公章；签署时需核对双方身份信息，保证签字与印章真实有效。

（七）合同归档与动态跟踪

归档管理：签署完成的合同原件（含附件、审批记录、审查清单）由合同管理员在3个工作日内归档，电子版同步至合同管理系统，并更新《合同管理台账》（记录签署日期、归档号、履行状态等）。

履行跟踪：业务部门按合同约定履行义务，合同管理员定期（每月）跟踪履行进