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技术开发部门文档管理规范及操作手册

一、前言

为规范技术开发部门文档的创建、审批、存储、更新及归档流程，保证文档的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高团队协作效率，降低知识流失风险，特制定本规范。本手册适用于技术开发部门全体成员及相关协作部门，自发布之日起正式执行。

二、适用范围与工作场景

（一）适用范围

本规范涵盖技术开发部门在项目全生命周期中产生的各类技术文档，包括但不限于需求文档、设计方案、开发手册、测试报告、运维手册、会议纪要、技术总结等。

（二）典型工作场景

项目启动阶段：需创建《项目需求说明书》《技术可行性分析报告》，明确项目目标与范围。

设计阶段：需输出《系统架构设计文档》《数据库设计说明书》《接口设计文档》，指导后续开发。

开发阶段：需编写《模块开发手册》《代码注释规范》《单元测试报告》，保证代码质量。

测试阶段：需《集成测试报告》《缺陷跟踪清单》《用户验收测试报告》，验证系统功能。

运维阶段：需维护《系统部署手册》《故障处理手册》《版本更新日志》，保障系统稳定运行。

知识沉淀：需定期整理《技术总结报告》《最佳实践文档》，形成部门知识库。

三、职责分工

（一）文档管理员*

负责文档管理平台的日常维护（如权限配置、目录结构管理）。

监督文档的规范性与及时性，定期检查文档存储状态。

协助文档借阅、归档及备份工作，保证文档安全。

（二）项目负责人*

负责组织项目相关文档的创建、审核与审批，保证文档内容与项目进展一致。

分配文档编写任务，跟踪文档完成进度。

对项目文档的完整性负直接责任。

（三）文档编写人（开发/测试/设计人员）

按照规范要求编写文档，保证内容准确、逻辑清晰、格式统一。

及时更新文档版本，标注修改内容及原因。

遵守保密规定，严禁泄露涉密文档内容。

（四）部门负责人*

负责审批重要文档（如项目立项文档、系统架构文档）。

监督本规范的执行情况，提出改进意见。

四、文档分类与编号规则

（一）文档分类

按文档用途分为以下大类，每大类可细分小类（示例）：

大类

小类示例

项目管理类

需求说明书、立项报告、进度计划

设计文档类

架构设计、接口设计、UI设计稿

开发文档类

开发手册、代码规范、API文档

测试文档类

测试计划、测试用例、测试报告

运维文档类

部署手册、监控方案、故障处理

知识沉淀类

技术总结、最佳实践、培训资料

（二）文档编号规则

文档编号格式：项目/部门代号-文档大类代码-年份-流水号

项目/部门代号：如“TP”（技术开发部）、“PRJ001”（项目001）。

文档大类代码：如“XM”（项目管理）、“SJ”（设计文档）、“KF”（开发文档）。

年份：取后两位数字，如“24”代表2024年。

流水号：三位数字，按顺序递增，如“001”“002”。

示例：TP-SJ-24-001表示技术开发部2024年设计文档第1号文件。

五、文档管理全流程操作指引

（一）文档创建与编写

创建时机

项目启动后3个工作日内，项目负责人*组织编写《项目需求说明书》。

设计阶段开始前，完成《系统架构设计说明书》初稿。

涉及技术方案变更时，同步更新相关设计文档。

编写要求

内容完整：包含封面、修订记录、目录、附录等必要模块（详见模板章节）。

逻辑清晰：章节划分合理，图表编号规范，引用数据准确。

格式统一：使用公司标准模板（字体、字号、页边距等符合模板要求）。

命名规范：文档名称需包含编号及核心主题，如“TP-SJ-24-001_系统架构设计说明书”。

自检流程

编写完成后，文档编写人需对照《文档自检清单》（见附表1）逐项检查，保证无遗漏项。

（二）文档审批

审批流程

mermaid

graphTD

A[编写人完成初稿]–B[项目负责人审核]

B–C{是否通过？}

C–|否|D[编写人修改后重新提交]

C–|是|E[部门负责人审批（仅重要文档）]

E–F[文档管理员归档]

审批时限

项目负责人审核：2个工作日内完成，反馈修改意见。

部门负责人审批：1个工作日内完成（仅限项目立项、架构设计等关键文档）。

审批意见处理

审批人需在《技术文档审批表》（见模板章节）中明确标注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明具体修改要求。编写人需根据意见修改，重新提交审批。

（三）文档存储与版本管理

存储位置

所有文档统一存储在公司指定文档管理平台（如Confluence、SharePoint），禁止本地存储。

目录结构示例：

技术开发部/

├──项目文档/

│├──PRJ001_电商平台/

││├──需求文档/

││├──设计文档/

││└──测试文档/

│└──PRJ002_支付系统/

├──规范制度/

└──知识沉淀/

版本控制规则

版本号格式：主版本号.次版本号.修订号（如V1.