工程管理的协调会议工具包.docVIP

工程管理通用协调会议工具包

一、适用工程管理场景说明

本工具包适用于各类工程项目中需多方协作、统筹推进的场景，具体包括但不限于：

项目启动阶段：明确参建各方职责、对接总体计划、协调资源分配（如设计、施工、监理单位首次联席会议）；

关键节点攻坚：解决跨专业交叉施工冲突（如土建与机电管线碰撞、装修与消防工序衔接）、资源调配（如大型设备进场协调）；

问题应急处理：应对突发情况（如设计变更影响工期、现场安全隐患整改、材料供应延误），明确责任与解决时限；

阶段性复盘总结：对已完成工作进行评估，梳理遗留问题，调整后续计划（如月度/季度生产例会）。

二、协调会议全流程操作指南

（一）会前筹备：保证会议目标明确、准备充分

明确会议核心目标

由项目发起方（如建设单位项目经理*）牵头，根据当前项目进展或突出问题，确定会议需解决的核心议题（如“解决3号楼地下室机电管线碰撞问题”“明确钢结构吊装资源保障措施”），避免议题发散。

制定会议议程并提前分发

议程应包含：会议主题、时间、地点（线上需注明会议平台及）、参会单位及人员（明确主责人，如设计单位、施工单位、监理单位*等）、各议题讨论时长、预期成果。

提前2-3个工作日通过邮件或项目管理平台发送议程，要求参会方提前准备相关资料（如施工图纸、问题清单、进度计划）。

确认参会人员及场地

保证各参建单位主责人员（如技术负责人、生产经理）参会，避免授权不足导致决策无效；如需外部专家（如勘察单位*），需提前沟通并确认到场时间。

线下会议需提前预订会议室，调试投影、麦克风等设备；线上会议需测试平台稳定性，提前发送参会指南。

收集并预审会议资料

要求责任方提前提交议题相关资料（如碰撞点图纸、整改方案、资源需求表），由会议组织方预审，保证资料完整、数据准确，减少会议中资料澄清时间。

（二）会中执行：聚焦问题解决、形成有效决策

开场与目标重申（5-10分钟）

会议主持人（通常为建设单位项目经理*）开场，确认参会人员到齐情况，重申会议核心目标及议程，强调会议纪律（如发言紧扣议题、避免无关讨论）。

议题逐项讨论（按议程顺序）

问题陈述：由议题提出方（如施工单位*）简明扼要说明问题背景、现状及影响（例：“3号楼地下室消防管道与桥架存在3处碰撞，导致无法按图施工，已影响3天进度”）。

原因分析：组织参会方共同分析问题根源（如设计交底未考虑现场实际、施工顺序安排不合理），可借助BIM模型、现场照片等辅助展示。

方案研讨：引导各方提出解决方案（如设计单位提出管线优化方案，施工单位提出调整施工顺序建议），对方案可行性（技术、成本、工期）进行评估。

达成共识：主持人综合各方意见，形成明确决议（如“设计单位于2日内出具管线优化图纸，施工单位按新图纸3日内完成调整，监理单位*负责过程监督”）。

关键信息实时记录

指定专人（如项目助理*）负责记录，内容包括：各议题讨论要点、不同意见及解决方案、最终决议、责任单位/责任人、完成时限。对存有争议的问题，需记录各方观点及待跟进事项。

会议总结与确认（5-10分钟）

主持人总结会议成果，逐项确认决议内容，保证各方对责任、时限无异议；明确会议纪要将在1个工作日内整理完成并分发，要求责任方签字确认。

（三）会后跟进：保证决议落地、问题闭环

整理并分发会议纪要

会议结束后24小时内，由记录人整理正式会议纪要，内容包括：会议基本信息、参会人员、各议题讨论情况、决议事项（含责任方、责任人、完成时限）、附件（如优化图纸、方案截图）。

纪要通过邮件及项目管理平台分发至所有参会方，要求责任单位在1个工作日内反馈确认（如有异议需在24小时内提出，逾期视为默认）。

建立任务跟踪机制

将会议决议中的任务录入项目管理系统（如钉钉、Project），设置责任人、截止日期及提醒机制，每周更新任务进展（如“完成100%”“进行中”“逾期”）。

每周项目例会上优先跟踪未完成任务，分析滞后原因（如资源不足、外部协调困难），必要时启动二次协调会议。

闭环验证与反馈

任务完成后，由责任方提交成果证明（如整改完成照片、验收报告），经监理单位或建设单位验证确认后，在系统中标记“已完成”；对未按期完成的任务，需提交书面说明，明确新的完成时间及补救措施。

三、配套工具模板清单

模板1：工程协调会议通知模板

项目名称

市经开区科创园一期工程

会议主题

3号楼地下室机电管线碰撞问题协调会

会议时间

2023年10月20日14:00-16:00

会议地点

项目部三楼会议室（线上腾讯会议：X）

参会单位

建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、勘察单位

主持人

建设单位项目经理*

会议议程

1.施工单位汇报碰撞问题现状及影响（15分钟）2.设计单位提出初步优化方案（20分钟）3.各方讨论方案可行性及调整建议（30分钟）4.形成决议并明确责任分