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采购需求管理与执行标准模板

一、适用范围与应用场景

二、标准化操作流程

（一）需求发起与提报

操作主体：需求部门（如生产部需采购原材料，由生产部发起）。

操作内容：

需求部门根据业务计划或实际需求，填写《采购需求申请表》，明确物品/服务的名称、规格型号、数量、技术参数（如有）、预估单价、预算金额、用途说明、期望到货日期及紧急程度（普通/紧急）。

如涉及技术复杂或定制化需求，需附《技术需求说明书》（由需求部门负责人签字确认）。

需求部门负责人对需求的必要性、合理性及预算准确性进行初审，签字后提交至采购部。

输出物：《采购需求申请表》（含附件）、《技术需求说明书》（如需）。

（二）需求审核与评估

操作主体：采购部、财务部、分管领导。

操作内容：

采购部审核：重点审核需求的完整性（是否填写关键信息）、合规性（是否符合采购政策，如是否属于集中采购目录）、可行性（是否有替代方案），以及技术参数的明确性。如需求不清晰，退回需求部门补充完善。

财务部审核：审核预算金额是否符合公司财务预算，超预算需求需需求部门提交《预算调整申请表》，并说明调整理由。

分管领导审批：根据需求金额及重要性，分级审批（如常规需求由采购部负责人审批，重大需求由分管副总审批），审批通过后进入下一环节。

输出物：《需求审核表》（含各部门审核意见）、《预算调整申请表》（如需）。

（三）供应商寻源与选择

操作主体：采购部、需求部门（参与技术评审）。

操作内容：

寻源方式：根据需求类型选择合适方式（公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等）。常规小额采购可采用询比价，至少选取3家合格供应商报价；定制化或复杂需求需组织招标。

供应商资质审核：核查供应商营业执照、相关行业资质（如ISO认证、经营许可证等）、历史合作业绩（如需），保证供应商具备履约能力。

评估与选定：采购部汇总供应商报价、资质、交货期、服务方案等信息，填写《供应商评估表》；需求部门参与技术参数符合性评审，共同选定最优供应商，报采购部负责人确认。

输出物：《供应商询比价记录表》、《供应商评估表》、《中标通知书》（如招标）。

（四）合同拟定与审批

操作主体：采购部、法务部（如需）、分管领导。

操作内容：

采购部根据选定供应商信息及需求条款，拟定《采购合同》，明确双方权利义务、物品/服务规格型号、数量、单价、总价、交货时间、地点、验收标准、付款方式、违约责任等核心条款。

法务部（或指定法务人员）审核合同条款的合法性与严谨性，重点规避法律风险。

合同经采购部负责人、需求部门负责人、分管领导签字审批后，加盖公司公章；供应商盖章回传后生效。

输出物：《采购合同》（正本及副本）。

（五）订单下达与执行跟踪

操作主体：采购部、供应商。

操作内容：

采购部根据生效合同，填写《采购订单》，明确订单编号、物品信息、数量、交货期、交付地址、联系人等，加盖采购专用章后发送至供应商，并要求供应商确认回复。

采购专员定期跟踪订单执行进度（如生产进度、发货状态），对可能延迟交货的情况提前预警，与供应商协商解决方案，保证按期交付。

输出物：《采购订单》、《订单执行跟踪表》。

（六）到货验收与确认

操作主体：需求部门、采购部、仓库（如需）。

操作内容：

到货核对：供应商送货至指定地点后，需求部门与采购部共同核对物品名称、规格型号、数量、外包装是否与订单一致，确认无误后签收。

质量验收：需求部门根据《技术需求说明书》及合同约定的质量标准，对物品进行功能、功能、外观等验收；如需检测，可委托第三方机构出具检测报告。

验收结果处理：验收合格，填写《到货验收单》，需求部门、采购部、仓库（如入库）签字确认；验收不合格，由采购部联系供应商退换货或整改，并记录不合格原因及处理结果。

输出物：《到货验收单》、《不合格品处理记录》（如需）。

（七）付款结算与归档

操作主体：采购部、财务部、供应商。

操作内容：

采购部整理验收合格证明、采购合同、订单、发票（或结算凭证）等资料，填写《付款申请表》，按财务制度流程提交审批。

财务部审核资料完整性无误后，安排付款（如银行转账、电汇等），并保留付款凭证。

采购部将采购全流程资料（需求申请、审核记录、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保证可追溯。

输出物：《付款申请表》、付款凭证、采购档案（电子+纸质）。

三、核心工具表格清单

（一）《采购需求申请表》

字段名称

填写说明

需求编号

由采购部按年度+流水号编制（如CG2024001）

需求部门

发起采购的部门（如生产部、行政部）

提报人及联系方式

需求部门具体经办人及电话

需求日期

提交申请的日期

物品/服务名称

需采购的具体物品或服务（如“A4打印纸”“设备维修服务”）

规格型号

详细的规格参数（如“70g500张/包”）

单位

计量单位（如：件、台、批、项）

数量