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人事管理日常流程与标准工具模板
一、员工入职管理流程与标准
适用情境
适用于公司新员工（包括社会招聘、校园招聘、内部调动入职）办理入职手续的全流程管理，旨在规范入职流程、明确新员工信息采集要求，保证员工快速融入公司并顺利开展工作。
操作步骤详解
入职准备（入职前1-3个工作日）
人事部门根据录用通知确认新员工入职时间、岗位、薪资及所属部门，提前准备工位（工位、办公设备、工牌、办公用品等）。
向用人部门发送《新员工入职通知》，同步新员工基本信息及到岗时间，要求部门安排导师或对接人。
资料提交与审核（入职当天）
新员工提交入职所需材料原件及复印件，包括：证件号码、学历/学位证书、职业资格证书、离职证明（如有）、体检报告（近3个月内）、银行卡（用于工资发放）等。
人事专员核对材料原件与复印件一致性，保证材料齐全、真实；对缺失材料，当场告知新员工补充时限及要求。
信息登记与系统录入（入职当天）
指导新员工填写《新员工入职信息登记表》，内容包括：个人基本信息、联系方式、紧急联系人、教育背景、工作经历、家庭成员等。
人事专员在1个工作日内将新员工信息录入人事管理系统（如员工编号、岗位、部门、入职日期等），并开通相关系统权限（OA、邮箱、内部通讯工具等）。
入职引导与培训（入职当天或次日）
由人事专员或部门对接人带领新员工熟悉公司环境（办公区、会议室、茶水间、卫生间等）、介绍团队成员及部门职责。
组织新员工参加入职培训，内容包括：公司文化、组织架构、规章制度（考勤、保密、安全等）、岗位职责及工作流程，培训后签署《培训确认书》。
劳动合同签订与档案建立（入职后1个月内）
人事专员在新员工入职后1个月内，与其签订书面劳动合同，明确合同期限、工作内容、薪资待遇、休息休假等内容，合同文本一式两份，双方各执一份。
将新员工入职材料（复印件、登记表、合同、培训记录等）整理归档，建立员工纸质及电子档案，保证档案资料完整、有序。
配套工具表单
表1：新员工入职信息登记表
序号
项目
内容
备注（填写说明）
1
姓名
*某
2
性别
男/女
3
民族
如：汉族
4
出生日期
YYYY-MM-DD
5
证件号码号
需与原件一致
6
联系方式
保证畅通
7
紧急联系人
关系+电话
8
学历
如：本科
以最高学历为准
9
毕业院校及专业
如：大学专业
10
工作经历
起止时间+单位+岗位+职责
简述近3年主要经历
11
入职岗位
如：行政专员
以录用通知为准
12
所属部门
如：综合管理部
13
入职日期
YYYY-MM-DD
申请人签字：
日期：
人事专员签字：
日期：
表2：入职材料清单
序号
材料名称
原件/复印件
份数
提交要求
1
证件号码
复印件
2份
正反面复印在同一页
2
学历/学位证书
复印件
1份
需学信网可查的提供验证报告
3
离职证明
原件
1份
?加盖原单位公章
4
体检报告
原件
1份
三甲医院及以上常规项目体检
5
工资银行卡复印件
复印件
1份
?注明开户行及持卡人姓名
6
职业资格证书（如有）
复印件
1份
与岗位相关证书
关键控制点
资料真实性：入职材料需经人事专员严格核对，对学历、工作经历等关键信息可通过背景调查验证，避免虚假入职。
时效性：劳动合同签订最迟不超过入职后1个月，避免未签合同用工风险；入职培训需在到岗后3日内完成，保证新员工知晓基本制度。
信息准确性：员工信息登记表需由本人签字确认，系统录入信息需与登记表一致，后续信息变更（如联系方式）需及时更新并记录。
二、员工转正管理流程与标准
适用情境
适用于试用期员工（劳动合同中约定的试用期期限，最长不超过6个月）在试用期结束前，申请转为正式员工的流程管理，旨在客观评估员工试用期表现，保证员工符合岗位要求。
操作步骤详解
转正申请（试用期结束前5个工作日）
员工本人填写《员工转正申请表》，向直属部门提交书面转正申请，说明试用期工作内容、成果及对岗位的理解。
直属部门负责人收到申请后，确认员工试用期是否满（以劳动合同约定为准），对未满期或未提交申请的员工，及时提醒。
部门评估（试用期结束前3个工作日）
直属部门负责人组织试用期员工进行转正面谈，对照《岗位说明书》评估员工的工作业绩、工作态度、团队协作及能力匹配度，填写《试用期考核评估表》。
部门负责人需与员工沟通评估结果，肯定成绩，指出不足，明确改进方向，员工签字确认评估结果。
人事审核（试用期结束前2个工作日）
人事部门收集《员工转正申请表》《试用期考核评估表》及相关材料（如试用期工作总结、项目成果等），审核评估流程是否合规、内容是否完整。
人事专员核查员工试用期考勤记录（如无迟到、早退、旷工等）、有无违规行为，确认是否符合转正基本条件。
结果通知与合同变更（试用期结束当日）
人事部门将审核结果反馈至部门及员工：对符合转正
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