跨部门协作沟通的会议记录模板.docVIP

跨部门协作会议记录模板使用指南

一、适用场景说明

项目里程碑会议：如新产品开发中研发、市场、生产部门的进度同步会；

资源协调会议：如市场部与销售部对推广预算、人力需求的分配讨论；

问题解决研讨会：如客户投诉处理中客服、产品、技术部门的根因分析与方案制定；

流程优化讨论会：如采购部与财务部、法务部对供应商审批流程的协同改进。

通过标准化记录，保证跨部门沟通信息透明、责任明确、执行可追溯。

二、会议记录全流程操作步骤

（一）会前准备：奠定高效沟通基础

明确会议目标与议题

会议发起部门需提前梳理核心目标（如“确定Q3产品上线推广方案”），将目标拆解为3-5个具体议题（如“推广预算分配”“渠道资源对接”“时间节点确认”），按优先级排序。

避免议题过多导致讨论发散，单个会议时长建议控制在90分钟内。

确定参会人员与分工

邀请与议题直接相关的部门负责人（如市场部经理、销售部主管、技术部工程师），必要时邀请决策层（如总监）拍板资源问题。

指定1名记录人（建议为会议发起部门的助理或项目专员），提前熟悉模板结构，准备录音设备（需提前告知参会人员）或速记工具。

准备会议资料

发起部门需提前1-2天发送会议邀请（含议题、目标、时间、地点/）及背景资料（如项目进度表、数据报告、历史会议纪要），保证参会人员提前知晓信息。

资料命名规范：“[会议名称]_背景资料_日期”，如“Q3产品推广会_市场调研数据。

（二）会中记录：聚焦关键信息

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场：重申会议目标、议程及时长规则（如“每个议题讨论不超过30分钟，争议问题暂记会后专项沟通”）。

确认参会人员：核对签到表，缺席人员需说明原因（如“技术部工程师因客户现场支持请假，已安排代理参会”）。

讨论过程记录（核心环节）

按议题顺序记录，重点捕捉“背景信息-各部门观点-争议点-共识方向”：

背景信息：简要说明议题背景（如“当前推广预算剩余20万，需覆盖线上3个渠道、线下2场活动”）；

各部门观点：用“[部门]：[核心观点]”格式记录（如“市场部：建议优先投入线上渠道，ROI数据支持；销售部：需增加线下地推，因客户反馈线下转化率更高”）；

争议点：标注未达成一致的内容（如“线上/线下预算分配比例未定，需财务部提供历史数据对比”）；

共识方向：记录初步一致的结论（如“线上线下预算按6:4分配，由市场部经理与销售部主管3日内细化方案”）。

避免逐字记录，提炼关键词和数据（如“预计9月15日前完成素材制作，较原计划提前3天”）。

决议与行动项确认（15-20分钟）

每个议题讨论结束后，主持人总结决议内容，记录人同步记录“决议事项+责任部门/人+完成时间+验收标准”，保证“事事有人管、件件有时限”。

示例：“决议：推广预算按6:4分配线上/线下；责任部门：市场部（经理）、销售部（主管）；完成时间：8月20日；验收标准：提交预算分配表及效果预估表”。

会议总结（5分钟）

主持人重申关键决议、行动项及下次会议安排（如有）；

记录人复述“决议+行动项”，与参会人员确认信息无误。

（三）会后跟进：保证执行落地

整理与分发记录（24小时内）

记录人根据速记和录音，2小时内完成初稿，重点核对“行动项的责任人、时间、标准”，保证无遗漏；

初稿经主持人（或发起部门负责人）审核后，1个工作日内发送至所有参会人员及抄送相关领导（如*总监），邮件“[会议名称]_会议纪要_日期”，附“行动项清单”方便查阅。

执行跟踪与反馈

记录人建立“行动项跟踪表”（可使用Excel或项目管理工具如飞书项目、Teambition），每周更新进度（如“8月20日：提交预算分配表—已完成；8月25日：素材初稿审核—进行中”）；

对逾期未完成的行动项，提前2天提醒责任人，并同步至会议发起部门负责人。

归档与复盘

会议记录（含原始速记、录音）按“年份-月份-会议名称”归档（如“202308-跨部门Q3推广会纪要”），保存期限不少于1年；

项目结束后，发起“执行复盘会”，对照会议记录中的行动项，评估完成效果，优化跨部门协作流程。

三、标准化会议记录模板表格

会议基本信息

会议名称

Q3产品推广跨部门协调会

日期

2023年8月15日

时间

14:00-15:30

地点

公司3楼会议室A（线上：xxx）

主持人

市场部*经理

记录人

市场部*助理

参会部门及人员

市场部（经理、助理）、销售部（主管、专员）、技术部（工程师）、财务部（主管）

缺席人员及原因

技术部工程师（客户现场支持，已安排代理参会）

会议议程与讨论记录

序号

议题

讨论内容与结论

1

推广预算分配

背景：剩余预算20万，需覆盖线上3渠道、线下2活动。市场部：线上渠道ROI高（过往数据1:5），建议分配60%；销售部：线下地推客户转化率30%，需分配40