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采购流程标准化模板及审批功能优化指南

一、适用场景与业务价值

本标准化模板及审批功能优化方案适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：日常办公物资采购（如文具、设备耗材）、生产原材料采购、服务类采购（如咨询、运维）、工程项目采购等。通过统一流程规范和优化审批节点，可解决传统采购中存在的“流程不清晰、审批效率低、责任不明确、成本难控制”等问题，实现以下业务价值：

提升效率：标准化流程减少重复沟通，审批节点智能分流，缩短采购周期；

控制风险：明确各环节权责，规避越权审批、虚假采购等合规风险；

降本增效：通过集中寻源、比价议价机制，优化采购成本，提升资源利用率；

透明可溯：全流程留痕，便于采购数据统计、审计追溯及流程持续优化。

二、标准化操作流程详解

采购流程按“需求发起→审批→寻源→下单→验收→结算”六大核心环节设计，各环节责任主体、操作要点及输出物

步骤1：需求发起与提报

责任主体：需求部门（申请人、部门负责人）

操作说明：

需求部门根据实际业务需求（如新增设备、补充耗材、服务外包等），填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总金额、用途、紧急程度（普通/紧急）及交付时间要求；

部门负责人*对需求的合理性（如是否符合部门预算、是否为必要采购）进行初审，签字确认后提交至采购部。

输出物：《采购需求申请表》（含部门负责人*初审意见）。

步骤2：需求审核与审批

责任主体：采购专员、财务部、分管副总/总经理*

操作说明：

采购专员审核：采购部收到需求后，1个工作日内审核需求的合规性（如规格型号是否明确、预估价格是否合理、是否存在可替代的闲置资源），若需求不完整或描述模糊，退回需求部门补充；

财务部预算审核：财务部在采购专员通过后，1个工作日内核对采购预算（是否超预算、预算科目是否匹配），在《采购审批表》中签署“同意/调整预算/不同意”意见；

分级审批：根据采购金额设置审批权限（示例）：

金额≤5000元：采购部负责人*审批；

5000元＜金额≤50000元：分管副总*审批；

金额＞50000元：总经理*终审。

审批通过后，流程自动流转至下一环节；若审批不通过，由采购部反馈需求部门调整。

输出物：《采购审批表》（含采购专员、财务部、审批人*意见）。

步骤3：供应商寻源与评估

责任主体：采购专员、采购部负责人*、需求部门代表

操作说明：

寻源方式：根据采购类型选择合适方式，如：

标准化物资（如办公文具）：从《合格供应商名录》中选择2-3家比价；

定制化服务/大宗物资：通过公开招标、竞争性谈判或询价流程，邀请3家及以上供应商报价；

紧急采购（经总经理*特批）：可直接从合格供应商中选定，但需留存紧急采购说明。

供应商评估：采购部组织对供应商的资质（营业执照、相关行业许可证）、报价、交期、售后服务能力进行综合评估，填写《供应商评估表》，需求部门可参与技术参数确认。

供应商确定：评估通过后，选择最优供应商（性价比最高、交期最短、服务最佳），由采购部负责人*签字确认。

输出物：《供应商评估表》（含评估人、采购部负责人意见）、《供应商报价明细表》。

步骤4：采购订单与下达

责任主体：采购专员、供应商

操作说明：

采购专员根据审批通过的《采购需求申请表》《供应商评估表》，制作《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总金额）、交付时间、付款方式、质量标准及违约责任；

采购部负责人*审核订单无误后，加盖公司公章（或电子签章），通过书面形式或采购管理系统发送给供应商；

供应商确认订单后，在回执联签字盖章并反馈至采购部，作为后续履约依据。

输出物：《采购订单》（采购部盖章、供应商签字确认回执）。

步骤5：履约验收与确认

责任主体：需求部门、采购专员、质量部（如需）

操作说明：

交付验收：供应商按订单约定交付物品/服务后，需求部门牵头组织验收（可邀请质量部参与技术参数检测），核对物品数量、规格、质量是否符合订单要求，服务是否达到约定标准；

验收结果处理：

验收合格：需求部门在《验收单》中签字确认，注明“验收合格”及验收日期；

验收不合格：需求部门在《验收单》中注明不合格原因，采购部及时与供应商沟通处理（如换货、退款、重新履约），处理完成后再重新验收。

异常记录：若存在延迟交付、质量不符等问题，采购部需记录《采购异常处理表》，明确责任方及整改措施。

输出物：《验收单》（需求部门验收人*签字、采购部确认）、《采购异常处理表》（如需）。

步骤6：付款结算与归档

责任主体：财务部、采购专员、行政部

操作说明：

付款申请：采购部在验收合格后，收集《采购订单》《供应商发票》（由财务部核验真伪）、《验收单》等单据，填写《付款申请单》，提交财务部；

付款审批：财务部核对单据一致性（订单金额、发票金额、验收