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项目文档管理流程与文档存档规范

一、引言

为规范项目全生命周期文档的创建、审批、分发、存储及查阅流程，保证项目文档的完整性、准确性、可追溯性，同时提升团队协作效率与知识沉淀能力，特制定本规范。本规范适用于公司内部所有项目（包括但不限于研发项目、市场推广项目、工程项目等）的文档管理活动，旨在通过标准化流程降低沟通成本，规避因文档缺失或混乱导致的项目风险。

二、适用范围与场景

本规范适用于以下场景：

项目启动阶段：立项申请、需求调研、可行性分析等文档的编制与归档；

项目执行阶段：周报、会议纪要、技术方案、测试报告、变更记录等文档的动态管理；

项目收尾阶段：验收报告、总结报告、审计资料、交付清单等文档的最终归档；

项目运维阶段：维护手册、问题处理记录、版本更新说明等文档的长期管理。

涉及项目组全员（项目经理、产品经理、开发人员、测试人员、运维人员等）及文档管理员的文档相关活动均需遵守本规范。

三、项目全生命周期文档管理流程

（一）项目启动阶段文档管理

文档编制

项目经理*牵头组织编制《项目立项申请书》《项目章程》，明确项目目标、范围、计划、资源等核心信息；

产品经理*组织编制《需求规格说明书》，详细描述功能需求、非功能需求及验收标准，需经客户方（或需求提出方）确认签字。

文档评审

立项相关文档需组织评审会，参会人员包括部门负责人、技术专家、客户代表（如需），评审通过后由项目经理*签字确认；

需求说明书评审通过后，需提交客户方（或需求提出方）签字盖章，作为后续开发依据。

文档归档

评审通过后的文档由文档管理员*统一编号（编号规则：项目代码-文档类型-版本号-日期，如“PROJ001-REQ-V1.0），录入文档管理系统；

纸质版文档需打印签字版，交由项目组档案柜统一存放，电子版与纸质版同步更新。

（二）项目执行阶段文档管理

日常文档动态更新

项目周报：每周五17:00前，项目经理*汇总本周进度、风险、下周计划，提交至项目组群及文档管理系统；

会议纪要：每次项目会议后24小时内，由记录人整理会议内容（含议题、讨论结果、行动项、负责人及截止日期），经项目经理审核后发布至文档管理系统；

技术方案/测试报告：开发人员完成模块设计后提交《技术设计文档》，测试人员完成测试后提交《测试报告》，需经技术负责人*审核确认。

变更文档管理

当需求、计划、范围等发生变更时，由申请人填写《文档变更申请表》，说明变更原因、内容及影响，经项目经理、产品经理*审批后，方可更新相关文档；

变更后的文档需重新编号（版本号递增，如V1.0→V1.1），并在文档管理系统中标注变更记录（变更人、变更日期、变更内容摘要）。

文档分发与查阅

涉及跨部门协作的文档（如《项目周报》《技术方案》），由项目经理*指定分发范围，保证相关人员及时查阅；

文档查阅权限：项目组成员可查阅本组所有文档，非项目组成员需经项目经理书面审批后，由文档管理员授权查阅。

（三）项目收尾阶段文档管理

最终文档整理

项目经理*组织整理项目全周期文档，包括但不限于：立项文件、需求说明书、技术文档、测试报告、验收报告、会议纪要、变更记录等；

对文档完整性进行检查，保证无缺失（参照《项目文档清单模板》逐项核对）。

文档验收与归档

由部门负责人、质量负责人组成验收小组，对最终文档进行验收，重点检查文档的规范性、准确性、完整性；

验收通过后，文档管理员*将所有文档（含电子版、纸质版签字版）移交至公司档案室，归档时填写《文档归档登记表》（记录文档名称、编号、份数、归档人、归档日期）。

知识沉淀与移交

项目经理*组织编写《项目总结报告》，提炼项目经验教训、技术亮点、改进建议，作为公司知识库资料；

向运维团队移交《项目维护手册》《系统部署说明》等文档，保证项目后续运维工作顺利开展。

四、文档存档规范

（一）存档分类与编号规则

存档分类

一级分类

二级分类

说明

项目管理类

立项文件、计划报告、周报、会议纪要、变更记录

涵盖项目全周期管理过程文档

需求文档类

需求规格说明书、用户手册、原型图

描述项目需求及用户使用场景

技术文档类

技术方案、设计文档、测试报告、部署文档

记录技术实现细节、测试结果及部署流程

验收交付类

验收报告、交付清单、总结报告

项目交付成果及验收结论

运维支持类

维护手册、问题记录、版本更新说明

项目上线后的维护及优化记录

编号规则

电子版编号：项目代码-一级分类代码-二级分类代码-版本号-日期

（示例：PROJ001-PMM-REQ-V2.0其中PMM=项目管理类，REQ=需求文档类）

纸质版编号：与电子版编号一致，右上角标注“纸质版-份数”（如“纸质版-1/3”）。

（二）存档方式与要求

电子版存档

存储位置：公司文档管理系统（如：Confluence、Sha