销售订单管理模板标准订单格式及审核流程覆盖版.docVIP

销售订单管理模板标准订单格式及审核流程覆盖版

一、适用业务范围

二、订单处理全流程操作指引

1.销售订单创建

操作人：销售专员*

操作内容：

根据客户需求（口头/邮件/合同等），在订单管理系统中录入订单基本信息，包括客户名称、客户编号、联系人、联系方式、收货地址、订单日期、期望交货期等；

逐项添加产品明细：输入产品编码、产品名称、规格型号、单位、数量、单价（不含税）、含税单价（若适用），系统自动计算金额（数量×单价）及税额（若适用）；

填写费用信息：如运费、包装费等附加费用，及客户申请的折扣金额（需注明折扣原因）；

补充备注信息：如特殊交货要求、付款条件、发票类型（若适用）等。

注意事项：客户信息需与客户档案完全一致，产品编码和名称需准确无误，避免因信息错误导致后续发货或结算问题。

2.客户信息与信用审核

操作人：客户经理*

操作内容：

核对订单中的客户名称、联系人、地址等基本信息是否与客户档案一致，保证信息准确；

查询客户信用档案，确认客户当前信用等级、信用额度及历史回款记录（如是否有逾期未付款、坏账等）；

对于信用额度不足或存在逾期记录的客户，需与客户沟通确认预付款或缩短账期，必要时上报销售经理*审批后处理。

注意事项：信用审核是风险控制关键环节，严禁为信用不良的客户开通赊销权限，避免企业资金风险。

3.产品明细与库存确认

操作人：产品专员*

操作内容：

逐项核对订单中的产品编码、规格型号、数量是否与客户需求一致，保证产品信息无遗漏或错误；

查询实时库存系统，确认所有产品库存是否充足：

若库存充足，在订单系统中标注“库存确认通过”，并同步仓库备货；

若库存不足，协调生产部门（制造业）或采购部门（贸易企业）确认补货周期，及时与客户沟通交货期调整，必要时更新订单中的期望交货期。

注意事项：库存查询需以实时数据为准，避免因系统延迟导致超卖；对于定制化产品，需提前与生产部门确认产能。

4.价格与折扣审批

操作人：销售经理*

操作内容：

审核订单中的产品单价是否符合公司《产品价格管理制度》，是否在标准价格允许的浮动范围内；

核查折扣金额的合规性：常规折扣需符合客户等级对应标准，特殊折扣（如超出权限的批量折扣、促销折扣等）需提交销售总监*审批，审批通过后方可生效；

确认订单总金额（含产品金额、附加费用、折扣金额）计算准确无误。

注意事项：价格审批需严格执行权限管理，严禁未经审批擅自给予特殊折扣，保证企业利润不受损失。

5.财务审核

操作人：财务主管*

操作内容：

审核订单金额与价格审批结果是否一致，确认折扣、附加费用计算准确；

核对客户付款方式（如预付款、账期、现款等）是否符合公司财务制度，账期客户需确认信用额度已审批通过；

对于大额订单或首次合作订单，需确认客户是否已支付定金（若要求），定金到账后方可审核通过；

审核通过后，在订单系统中标注“财务审核通过”，并同步财务部门进行后续应收账款管理。

注意事项：财务审核是订单生效的最后关卡，需保证资金安全与财务合规，避免因付款方式不当导致坏账。

6.订单生效与分发

操作人：销售专员*

操作内容：

所有审核环节通过后，系统自动唯一订单号，订单状态更新为“已生效”；

将生效订单分发给相关部门：

仓库：作为备货、发货依据，仓库根据订单信息安排拣货、包装、物流；

财务：作为开票、收款依据，财务部门根据订单跟踪回款情况；

销售专员：及时将订单号、交货期、发货信息同步给客户，确认收货安排。

注意事项：订单生效后，任何信息变更（如数量、交货期）需通过订单变更流程重新审批，严禁直接修改已生效订单。

三、标准订单模板表格结构

模块

字段名称

说明

订单基本信息

订单号

系统自动，唯一标识

订单日期

订单创建日期

客户名称

与客户档案一致

客户编号

客户档案中的唯一编号

联系人

客户对接人姓名

联系方式

客户联系人有效电话

收货地址

详细到省、市、区、街道、门牌号

付款方式

如“预付款”“账期30天”“现款”等

订单状态

如“草稿”“审核中”“已生效”“已发货”“已完成”“已取消”

产品明细

序号

产品项顺序编号

产品编码

公司内部产品唯一编码

产品名称

产品标准名称

规格型号

产品具体规格（如尺寸、材质、版本等）

单位

如“件”“台”“千克”等

数量

客户订购数量

不含税单价

单位产品不含税价格

含税单价（若适用）

单位产品含税价格（税率需注明）

不含税金额

数量×不含税单价

税额（若适用）

不含税金额×税率

价税合计（若适用）

不含税金额+税额

费用信息

运费

订单产生的物流费用

其他费用

如包装费、装卸费等

折扣金额

客户享受的折扣总额（需注明折扣原因）

订单总金额（含税）

所有产品价税合计+运费+其他费用-折扣金额

审核信息

销售审核人

销售经理*姓名

销售审核时间

销售审核完成的日期和时