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企业差旅行为规范与费用管理指引

一、总则

为进一步规范公司员工出差行为，加强差旅费预算管控，保障出差人员工作与生活需求，依据国家相关财经法规及公司实际运营情况，特制定本制度。本制度旨在平衡差旅活动的必要性与成本效益，倡导勤俭节约、务实高效的差旅作风，确保各项差旅活动有序开展。

二、出差定义与适用范围

1.出差定义：员工因工作需要，离开日常办公地点（本市行政区域）开展业务洽谈、项目实施、会议参与、市场调研等公务活动，且在外停留时间超过一个工作日（含）的，视为出差。当日往返但单程交通时间超过四小时的，可参照短途出差标准执行。

2.适用范围：本制度适用于公司全体在职员工，包括正式员工、试用期员工及按公司规定参与项目工作的外部顾问。特殊岗位（如销售外勤、长期驻外人员）可依据实际工作性质，由所在部门提出差异化方案，报人力资源部与财务部审批后执行。

三、出差申请与审批管理

1.申请原则：出差前须履行书面申请手续，明确出差目的、地点、时间、随行人员、交通工具及预估费用。未经审批擅自出差的，相关费用不予报销，且按旷工处理。

2.审批流程：

员工填写《出差申请单》，经部门负责人审核出差必要性与行程合理性；

财务部门对预估费用进行合规性复核；

管理层审批权限按职级划分：普通员工由部门负责人审批，部门负责人及以上人员由分管领导审批，跨区域、跨部门协同出差或连续超过五天的长途出差，须报请总经理审批；

紧急出差（如突发项目支援、危机处理）可通过邮件或即时通讯工具先行申请，事后两个工作日内补齐书面手续。

四、差旅费标准与报销管理

（一）交通费

1.交通工具选择：

普通员工出差优先选择火车硬座、硬卧或高铁二等座；确因时间紧急或路途较远（单程超过八小时），经部门负责人批准可乘坐高铁一等座或飞机经济舱；

部门负责人及以上人员可根据工作需要选择飞机经济舱、高铁一等座或动车商务座，特殊情况需升级舱位的，须单独报请总经理审批；

市内交通以公共交通（地铁、公交）为主，目的地偏远或携带重要资料时，可凭合规发票报销出租车费用，单日市内交通费累计不超过公司规定上限。

（二）住宿费

1.住宿标准：根据出差城市级别（一线、省会、其他城市）及员工职级制定差异化标准，具体参照《公司差旅费住宿标准表》（另行发布）。同性员工共同出差时，应合住标准间，住宿费按单人标准的1.5倍报销。

2.票据要求：住宿费须提供合规增值税发票，注明住宿天数、单价及人数，若因特殊情况无法取得发票，需提供住宿水单及付款凭证，并书面说明原因，经财务负责人审批后方可报销。

（三）伙食补助费与其他费用

1.伙食补助：按出差自然天数计算，不分途中与住勤，每日补助标准参照公司规定执行，不再报销餐饮发票。如出差期间有招待客户的情况，应从当日补助中扣除相应金额。

2.其他费用：出差期间发生的必要公务通讯费、复印费等，凭合规票据实报实销；严禁报销娱乐、礼品、景点门票等与公务无关的费用。

（四）报销流程

1.出差结束后五个工作日内，员工须整理《差旅费报销单》，附《出差申请单》、交通票据、住宿发票、费用明细清单等原始凭证，按审批流程提交报销；

2.财务部门对报销凭证的真实性、合规性进行审核，发现票据不符或超标准支出的，有权要求补充说明或拒绝报销；

3.差旅费报销实行“前款不清、后款不借”原则，员工需结清前期借款后方可申请新的差旅借款。

五、出差期间管理

1.工作纪律：出差人员须严格遵守行程安排，不得擅自变更目的地或延长出差时间。确需调整行程的，须提前向原审批人申请，经批准后方可执行。

2.安全责任：出差期间注意人身及财产安全，避免前往高风险区域。如遇意外情况，第一时间向部门负责人及公司行政部报告，并配合处理。

3.工作汇报：出差结束后三个工作日内，须提交《出差工作总结》，说明工作完成情况、费用使用情况及下一步计划，作为差旅效果评估依据。

六、责任与监督

1.部门责任：各部门负责人对本部门员工出差的真实性、必要性负直接责任，严格把控差旅成本，避免不必要的出差。

2.财务监督：财务部定期对差旅费报销数据进行分析，对超预算、高频次或异常差旅行为进行核查，发现违规情况及时通报并要求整改。

3.违规处理：员工虚报冒领、超标准报销或报销不实费用的，一经查实，除追回违规款项外，将视情节轻重给予警告、记过直至解除劳动合同的处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。

七、附则

1.本制度未尽事宜，由财务部与人力资源部共同解释；

2.各子公司及异地办事处可参照本制度，结合当地实际情况制定实施细则，报总公司备案后执行；

3.本制度自发布之日起施行，原《员工出差管理规定》同时废止。

[公司名称]

[发布日期]

（注：文中