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企业合同管理流程与审核标准模板

一、适用范围与应用场景

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同需求提出与立项

责任部门：业务部门（如采购部、销售部、项目部）

操作说明：

业务部门根据业务需求（如采购物资、提供服务、合作开发等），明确合作方基本信息、合作标的、核心需求（数量、质量、交付时间、预算金额等），填写《合同需求立项表》，部门负责人签字确认后，提交至法务部门备案。

涉及重大合作（如金额超过万元、战略合作项目）需同步附可行性分析报告，说明合作必要性、市场前景及潜在风险。

输出文档：《合同需求立项表》、可行性分析报告（如需）。

（二）合同起草与初步审核

责任部门：业务部门（牵头）、法务部门（配合）

操作说明：

业务部门根据需求立项内容，参考企业《合同示范文本库》（如无示范文本，可由法务部门提供模板），起草合同初稿，明确以下核心条款：

合同主体（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表信息）；

合作标的（名称、规格、型号、技术参数等）；

权利义务（双方主要职责、交付标准、验收流程）；

金额与支付方式（总价、单价、支付条件、账户信息、票据类型）；

履约期限（开始/结束时间、关键节点）；

违约责任（违约情形、赔偿标准、争议解决方式）；

保密条款、知识产权归属（如适用）、不可抗力等。

业务部门负责人对合同初稿进行审核，重点核对需求匹配度、数据准确性（如金额、数量、时间），签字后提交至法务部门。

输出文档：合同初稿、《合同需求立项表》。

（三）多部门联合审核

责任部门：法务部门（主导）、业务部门、财务部门、风控部门（如需）

操作说明：

法务审核：

审核合同主体合法性（如合作方是否为存续企业、授权代表是否具备签约权限）；

审核条款合规性（是否符合法律法规、行业规范，是否存在法律风险）；

审核权利义务对等性（是否存在显失公平条款）、违约责任可执行性；

审核争议解决方式（如约定仲裁需明确仲裁机构，约定诉讼需明确管辖法院）；

提出修改意见，反馈至业务部门调整。

业务审核：

配合法务部门确认条款与业务需求一致，保证交付标准、验收流程等可执行；

核对合作方履约能力（如资质证书、过往业绩），必要时开展尽职调查。

财务审核：

审核金额准确性、支付方式是否符合企业财务制度（如预付款比例、发票要求）；

审核涉税条款（如税率、发票类型、税务承担方），保证税务合规；

评估付款对企业现金流的影响，提出资金安排建议。

风控审核（如需）：

评估合同履约风险（如市场风险、政策风险、合作方信用风险）；

提出风险应对措施，如要求合作方提供履约保函、增加担保条款等。

审核过程中，若部门间存在分歧，由法务部门组织协调会议达成一致；审核通过后，各部门在《合同审核意见表》签字确认。

输出文档：《合同审核意见表》、修改后的合同稿。

（四）合同审批与签署

责任部门：企业管理层（根据合同金额分级审批）、行政部（盖章管理）

操作说明：

分级审批：

金额≤万元：由业务部门负责人、法务负责人、财务负责人联合审批，总经理签字；

万元＜金额≤万元：增加分管副总审批，总经理签字；

金额＞万元：需提交董事会审批，董事长签字。

审批通过后，形成《合同审批单》。

合同签署：

业务部门根据审批通过的合同稿，与合作方最终确认文本，双方签字（或盖章）页需加盖骑缝章；

企业签署权限：法定代表人直接签署，或由法定代表人授权的《授权委托书》载明的授权代表签署（授权委托书需附合同存档）；

行政部负责加盖企业公章（或合同专用章），保证公章使用符合《印章管理制度》，签署完成后返还合同文本至业务部门。

输出文档：《合同审批单》、签署版合同、授权委托书（如需）。

（五）合同履行与跟踪

责任部门：业务部门（牵头）、财务部、法务部

操作说明：

业务部门负责跟踪合同履行进度，按照约定节点（如交付、验收、付款）督促合作方履约，填写《合同履行跟踪表》，记录关键节点完成情况、存在问题及处理措施。

涉及付款的，业务部门确认履约达标后，提交付款申请至财务部，财务部核对合同条款、发票信息无误后办理支付。

履行过程中若出现变更（如标的、金额、期限调整），需由双方签订《合同补充协议》，参照原合同流程审核审批；若出现违约，业务部门及时收集证据（如逾期证明、验收不合格报告），法务部门协助启动争议解决程序。

输出文档：《合同履行跟踪表》、付款申请单、补充协议（如需）、违约证据材料。

（六）合同归档与保密

责任部门：行政部（或法务部）、业务部门

操作说明：

合同履行完毕或终止后，业务部门在15个工作日内将合同全套资料（包括立项表、审核表、审批单、签署版合同、补充协议、履行记录、发票等）整理成册，提交至行政部（或法务部）归档。

归档资料需纸质版（一式两份，企业与合作方各执一份）及电子版同步保存，电子档案加密存储，访问权限仅限授权人员。

合同档案保存