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销售订单处理与发货流程标准化模板

一、适用业务场景

二、标准化操作流程详解

（一）订单接收与初步审核

操作主体：销售订单专员

操作内容：

订单来源登记：通过线上平台（如电商后台）、邮件、客户口头沟通等方式接收订单后，立即在《销售订单接收登记表》中记录订单基本信息，包括订单编号、客户名称、联系人、下单日期、产品名称/规格、数量、单价、总金额、要求交期及特殊需求（如包装方式、配送要求等）。

初步审核：重点核对订单信息完整性（客户信息、产品信息、数量、价格是否清晰）、交期合理性（结合当前产能/库存判断是否可满足），以及是否存在历史遗留问题（如客户欠款未结清、未解决的售后投诉等）。

输出成果：《销售订单接收登记表》（初步审核版）

（二）订单信息复核与确认

操作主体：销售主管/客户经理

操作内容：

信息复核：对初步审核通过的订单进行二次复核，重点确认产品规格、数量、价格、收货地址、联系方式等关键信息与客户需求一致，避免因信息错误导致后续发货问题。

客户确认：通过电话、邮件或系统消息向客户发送订单信息，请客户确认无误后回复。若客户有修改需求，及时更新订单信息并重新复核。

输出成果：《销售订单确认单》（客户签字/盖章确认版）

（三）生产/备货指令下达

操作主体：销售专员

操作内容：

指令传递：将客户确认后的《销售订单确认单》同步至生产部（针对定制化产品）或仓储部（针对标准化产品），明确订单编号、产品名称/规格、数量、要求交期及优先级（如加急订单需标注）。

进度跟踪：每日跟进生产/备货进度，保证在要求交期内完成。若遇产能不足、物料短缺等可能影响交期的情况，立即协调生产部调整计划，并提前与客户沟通变更交期。

输出成果：《生产/备货指令单》

（四）库存核查与调拨

操作主体：仓储主管

操作内容：

库存核查：接到《生产/备货指令单》后，立即核查系统库存及实际库存，确认产品数量、批次、质量状态是否满足订单需求。

库存调拨：若主仓库库存不足，启动跨仓库调拨流程，向其他分仓或合作仓库申请调货，保证调拨产品与订单要求一致；若库存不足且无法调拨，及时反馈至销售专员，协调生产部优先排产。

输出成果：《库存核查表》《调货申请单》（如需）

（五）发货准备与出库

操作主体：仓储专员

操作内容：

备货核对：根据《生产/备货指令单》和《库存核查表》备货，再次核对产品名称、规格、数量、批次号与订单信息一致，保证产品无破损、无质量缺陷。

打包贴标：按客户要求的包装方式（如防震包装、定制化标签）进行打包，并在外包装上清晰标注订单编号、收货地址、产品名称及数量，避免错发、漏发。

出库登记：《产品出库单》，注明出库日期、订单编号、产品信息、领用部门（物流部）、经手人等信息，并由仓储主管复核签字。

输出成果：《发货准备清单》《产品出库单》

（六）物流对接与信息同步

操作主体：物流专员

操作内容：

物流商选择：根据客户要求的时效（如普通快递、冷链运输）及成本预算，选择合作物流商，预约取件时间，并将《产品出库单》及货物交接给物流商。

物流信息同步：获取物流单号后，立即将订单编号、物流单号、发货时间、预计送达时间同步至销售专员和客户，保证客户可实时查询物流状态。

输出成果：《物流对接记录表》

（七）客户发货通知

操作主体：销售专员

操作内容：

主动通知：通过电话、短信或企业等方式向客户发送发货通知，内容包括订单编号、发货时间、物流单号、预计送达时间，并提醒客户留意物流信息及收货准备。

特殊说明：针对易碎品、冷链产品等特殊货物，需额外告知客户收货时检查货物状态，若有异常当场拒收并联系销售专员。

输出成果：《客户发货通知记录》

（八）物流跟踪与异常处理

操作主体：物流专员/销售专员

操作内容：

每日跟踪：通过物流商官网或系统接口跟踪订单物流状态，保证货物按计划送达。若出现物流延迟（如天气原因、交通管制）、货物丢失或破损等情况，立即联系物流商核实原因，协调处理方案（如加急转运、补发、理赔）。

客户同步：物流异常时，第一时间告知客户异常情况、预计处理时间及解决方案，安抚客户情绪，避免客户满意度下降。

输出成果：《物流跟踪表》《异常处理记录》

（九）客户签收确认

操作主体：销售专员/物流专员

操作内容：

签收确认：货物送达后，提醒客户当场检查货物数量、外观及质量，确认无误后签收。若客户拒收，需详细记录拒收原因（如产品破损、数量不符、客户临时取消订单等），并协调退换货或解决方案。

凭证收集：获取客户签收凭证（如物流签收单、签收照片），更新订单状态为“已签收”，并将凭证存档。

输出成果：《客户签收确认单》

（十）售后跟进与闭环

操作主体：客服专员

操作内容：

售后回访：货物签收后3个工作日内，通过电话或邮件回访客户，确认产品是否符合预期、使用过程中是否存在问题，并收集客户反馈意见。

问题处理：若客户反馈