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公文红头文件格式及管理规范

公文红头文件作为党政机关、企事业单位传达决策、部署工作、规范行为的重要载体，其格式的规范性与管理的严肃性直接关系到公文的权威性、严肃性和执行力。为确保公文处理工作的有序高效，维护文件的法定效力，特对公文红头文件的格式及管理规范进行梳理与阐述。

一、红头文件的界定与重要性

红头文件，因其发文机关标志通常套红印制而得名，是具有法定效力和规范体式的公务文书。它是各级组织实施领导、履行职能、处理公务的重要工具，承载着政策指令、工作安排、信息传递等关键功能。规范其格式与管理，是保证政令畅通、提高行政效能、强化内部管理的基础性工作，也是提升单位形象和工作规范化水平的必然要求。

二、红头文件格式规范

一份标准的红头文件，其格式由版头、主体、版记三大部分构成，各部分的要素及编排均有严格规定。

（一）版头部分

版头，又称文头，位于文件首页上端，约占首页的三分之一或五分之二，主要包括以下要素：

1.发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排布。字体一般选用庄重、清晰的小标宋体字，颜色为红色。联合行文时，主办机关名称在前，其他机关名称按顺序排列，之间用空格分开，或用“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

2.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，置于发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

3.签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。发文字号应移至红色反线左上相应位置。

4.红色反线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体部分

主体是文件的核心内容，位于版头红色反线之下，版记之上。

1.标题：文件标题应准确概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。标题编排于红色反线之下空两行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。字体一般用二号小标宋体字。

2.主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3.正文：公文的核心，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

6.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

8.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（三）版记部分

版记置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

1.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送