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企业固定资产盘点及维护标准模板

一、适用工作情境

年度全面盘点：每年末对全公司固定资产进行系统性清查，保证账实相符；

新增资产登记：新购、调入、自制等新增固定资产入库前的基础信息登记与核对；

部门资产交接：员工离职、调岗或部门间资产转移时的资产清点与责任划分；

专项资产核查：针对特定区域（如分公司、仓库）或类别（如IT设备、生产设备）的定向盘点；

维护计划执行：定期对固定资产进行保养、维修后的记录与状态更新。

二、操作流程详解

（一）盘点前：基础准备与资料核对

成立专项小组

由行政部/资产管理部牵头，联合财务部、使用部门负责人及指定盘点人员（如经理、主管、专员等），明确分工：组长统筹全局，盘点员负责现场清点，财务人员核对账面数据，使用部门配合确认资产归属。

召开启动会，明确盘点目标、时间节点（如“202X年12月10日-12月15日”）、范围（如“全公司电子设备及办公家具”）及要求。

收集整理基础资料

从财务系统导出《固定资产账面清单》，包含资产编号、名称、规格型号、原值、启用日期、使用部门、责任人等核心字段；

核对资产台账与实物标识（如资产标签编号），保证标签清晰可辨，无脱落、模糊情况；

准备盘点工具：盘点PDA（或扫码枪）、盘点表（纸质/电子）、拍照设备（用于记录资产状态）、笔、便签纸等。

划分盘点区域与责任

按部门、楼层、功能区域（如“研发部-开放办公区”“仓库-A货区”）划分盘点单元，明确各单元负责人，避免重复盘点或遗漏；

提前通知各部门清理盘点区域，保证资产摆放有序，便于清点（如将散落设备归位、清理遮挡物）。

（二）盘中：现场清点与信息记录

分区逐项清点

盘点员按划分区域，对照《固定资产账面清单》逐一清点实物，采用“账找物、物对账”双向核对：

账找物：根据清单编号查找对应实物，确认资产状态（在用、闲置、报废）、存放位置是否与台账一致；

物对账：对现场发觉的未贴标签资产或清单外资产，临时登记为“待查资产”，记录编号、名称、大致数量等信息，后续追溯来源。

信息实时记录

使用PDA或电子表格扫描资产标签（或手动输入编号），自动/手动记录以下信息：

必填项：资产编号、名称、规格型号、盘点数量、存放位置、责任人、当前状态（正常/损坏/维修中）；

可选项：资产照片（记录外观、破损情况）、附属设备（如电脑原装配件）、使用年限等。

纸质盘点表需用黑色签字笔填写，字迹清晰，不得涂改；若需修改，划线更正并签字确认。

异常情况标记与处理

发觉盘盈（实物多于账面）、盘亏（实物少于账面）、资产损坏、标签缺失等情况时，立即标记“异常”，并拍照留存；

由部门负责人现场确认异常原因（如盘亏是否为借用未归还、损坏是否为人为操作失误），记录在《盘点异常记录表》中，注明初步处理意见（如“追查借用记录”“申请维修”）。

（三）盘点后：数据核对与差异处理

数据汇总与初对

盘点结束后1个工作日内，盘点员将电子数据或纸质表格提交至资产管理部，汇总形成《固定资产盘点汇总表》；

资产管理部对比《盘点汇总表》与《固定资产账面清单》，《差异明细表》，标注盘盈、盘亏、状态异常的资产清单。

差异核查与原因分析

针对差异项，资产管理部联合财务部、使用部门进行3个工作日的追溯核查：

盘盈：核查是否为未入账资产（如接受捐赠、自制设备），收集购置凭证、验收单等资料，补充录入台账；

盘亏：核查是否为内部调拨未转账、报废未核销、或遗失（需出具部门说明及责任人检讨，按公司规定处理）；

状态异常：核查损坏原因（自然损耗/人为损坏），明确维修方案或报废申请。

账务调整与结果确认

根据核查结果，财务部进行账务处理：盘盈资产评估入账，盘亏资产按审批流程核销，状态异常资产更新台账信息；

编制《固定资产盘点报告》，含盘点概况、差异分析、处理结果及改进建议，提交管理层审批，审批后归档留存。

（四）维护执行：计划制定与记录更新

制定维护计划

资产管理部根据资产类别、使用频率及厂家建议，制定年度/季度维护计划（如“IT设备每季度除尘1次”“生产设备每半年全面保养1次”），明确维护内容、周期、责任人及标准。

实施维护作业

维护人员（内部工程师/第三方服务商）按计划开展工作，记录维护过程：

维护类型：日常保养（清洁、紧固）、定期检修（更换易损件、功能检测）、故障维修（故障现象、原因分析、维修措施）；

更换部件名称、数量、费用（若有）；

维护后资产状态（如“运行正常”“功能提升”）。

更新台账与反馈

维护完成后，维护人员填写《固定资产维护记录表》，资产管理部同步更新台账中的“维护日期”“下次维护日期”“状态”等字段；

对频繁故障或维修成本较高的资产，评估维修价值，提出更新/报废建议，纳入下一年度预算。

三、配套表格模板

（一）固定资产盘点表（样表）

资产编号

资产名称

规格型号

使用部门

责任人

账面数量

盘点