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财务审批流程电子化操作指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于企业内部各类财务事项的电子化审批操作，涵盖日常费用报销、采购付款申请、预算调整、项目资金拨付、预付款申请等典型场景。通过电子化流程，可实现审批节点透明化、操作过程可追溯、资料存储规范化，有效提升财务审批效率，减少纸质材料流转风险，尤其适用于多部门协作、跨层级审批的企业财务管理需求。例如：

员工差旅费、办公费等日常费用报销；

固定资产采购、服务类合同付款等采购类支出；

年度预算内额度调整、新增预算申请等预算管理事项；

项目阶段性资金拨付、项目尾款结算等项目资金需求。

二、电子化审批操作流程详解

（一）系统登录与入口进入

登录方式：通过企业内部OA系统、财务管理系统或统一身份认证平台登录，使用个人工号（或账号）及密码进行身份验证，支持动态口令/短信验证码二次验证（如企业已开启）。

进入审批模块：登录后，在系统首页导航栏找到“财务审批”或“费用报销”模块，进入审批工作台。

（二）新建审批申请

选择申请类型：在审批工作台“新建申请”，根据实际需求选择申请类型，如“日常费用报销”“采购付款申请”“预算调整申请”等（系统已预设模板，不同类型对应不同审批流程和必填字段）。

填写申请基本信息：

申请人信息：系统自动带出申请人姓名、工号、所属部门，无需手动填写（如需修改，需联系管理员更新个人信息）；

申请日期：默认为当前系统日期，可手动调整（建议填写实际申请日期）；

优先级：默认“普通”，如涉及紧急事项（如应急付款），可选择“紧急”，系统会向审批人发送优先提醒。

（三）填写申请详情与费用明细

根据选择的申请类型，填写核心信息（以“日常费用报销”为例）：

报销基本信息：

报销事由：清晰描述费用发生原因，如“部门2023年Q4办公耗材采购”“员工北京差旅费”等（避免填写“报销”“付款”等模糊表述）；

费用所属项目：如涉及项目支出，需选择对应项目编号及名称（系统关联项目预算，自动校验余额）；

预算科目：从下拉菜单中选择对应会计科目（如“管理费用-办公费”“销售费用-差旅费”），科目编码需符合企业会计准则。

费用明细录入：

“添加明细”，逐项填写费用明细：费用项目（如“交通费”“住宿费”“办公用品采购”）、金额（支持小数点后两位，系统自动计算合计金额）、发生日期、费用说明（如“北京-高铁票”“品牌A4纸打印纸”）；

如有多笔同类费用，可使用“批量导入”功能（系统模板Excel，填写后导入，需保证格式与模板一致）。

（四）附件材料

所有财务审批均需附件，附件类型需与申请事项匹配，要求原件扫描件（或清晰照片）并加盖部门公章（如合同类附件），具体包括：

日常费用报销：发票（需为合规增值税发票，抬头、税号与企业信息一致）、费用明细清单（如差旅费需附行程单、住宿发票）、审批单（如部门负责人签字的纸质版扫描件，若企业已实现无纸化审批，可免）；

采购付款申请：采购合同（需包含金额、付款节点、双方盖章页）、供应商报价单、验收单（如已到货）、previous付款记录（如有）；

预算调整申请：原预算批复文件、调整原因说明（需部门负责人签字）、调整后预算测算表。

操作提示：附件支持PDF、JPG、PNG格式，单个附件不超过10MB，总附件不超过50MB；后需在“附件清单”中填写附件名称及关联明细项，保证可追溯。

（五）选择审批流程与审批人

选择审批模板：系统根据申请类型、金额自动匹配审批流程（如日常费用报销≤5000元：部门经理审批；＞5000元：部门经理→财务主管→分管领导审批），申请人可手动调整流程（需符合企业财务制度，如需变更需提前向财务部门报备）。

指定审批人：

部门审批：系统默认为申请人所在部门负责人（如“部门经理*”），若负责人出差，可指定临时审批人（需提前在系统设置“审批代理人”）；

跨部门审批：如涉及财务、法务等部门，需选择对应部门审批人（如“财务主管”“法务专员”）；

审批人可见范围：系统仅向当前审批人发送待办提醒，申请人不可查看审批人操作详情（保护审批隐私）。

（六）提交申请与校验

信息校验：提交前，系统自动校验必填项（如申请事由、费用合计、附件完整性）、金额逻辑（如小写合计=大写金额、预算科目匹配性），校验失败时提示具体错误（如“发票未”“预算科目选择错误”），需修改后重新提交。

正式提交：校验通过后，“提交”，系统唯一“申请编号”（格式如“FP+年月日+6位流水号”，如FP202311200001），申请人需记录编号以便后续查询。

（七）跟踪审批进度

查看状态：在审批工作台“我的申请”中，可实时查看申请状态（如“审批中”“已通过”“已驳回”“已归档”），系统用不同颜色标识（如绿色“已通过”、红色“已驳回”）。

催办功能：若审批人超过规定时限（如部门经理2个工作日、财务主管3个工作日