企业采购审批与支付标准化流程表.docVIP

适用范围与核心目标

本标准化流程表适用于企业各类采购活动的审批与支付管理，涵盖办公用品、生产物料、设备采购、服务外包等场景。通过明确各环节职责与操作规范，实现采购流程的标准化、透明化，有效控制采购成本，防范操作风险，保证资金支付合规高效。

全流程操作步骤详解

第一步：需求发起与预算确认

责任主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部等）

操作说明：

需求部门根据实际业务需求，填写《采购需求申请表》，详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及期望交付时间。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，确认后在申请表上签字。

涉及固定资产或大额采购的，需同步附《采购需求可行性分析报告》（如设备采购需说明使用效益、维护成本等）。

输出成果：《采购需求申请表》（含部门负责人签字）、《采购需求可行性分析报告》（如适用）。

第二步：采购申请提交与初审

责任主体：需求部门、采购部

操作说明：

需求部门将审核后的《采购需求申请表》及相关材料提交至采购部，明确采购类型（如集中采购、分散采购、招标采购等）。

采购部对申请材料的完整性（如规格、型号、预算是否清晰）进行初审，确认无误后录入采购管理系统，唯一采购申请编号。

若初审不通过（如预算超限、需求描述模糊），采购部需在1个工作日内反馈需求部门补充或修正材料。

输出成果：采购申请编号、初审通过的《采购需求申请表》。

第三步：采购方式确定与供应商选择

责任主体：采购部、需求部门、审计监察部（如适用）

操作说明：

采购部根据采购金额、物品/服务特性及企业《采购管理办法》，确定采购方式（如询价比价、竞争性谈判、单一来源采购、公开招标等）。

金额低于[具体金额阈值，如5000元]：采用询价比价，至少选取3家合格供应商报价；

金额达到[具体金额阈值，如5万元]：需启动竞争性谈判或招标流程，邀请审计监察部参与监督。

采购部通过合格供应商库、公开招标平台或市场调研等方式筛选供应商，要求供应商提供资质证明（如营业执照、相关行业许可证等）及报价单。

需求部门参与技术参数确认，保证供应商提供的产品/服务符合需求。

采购部汇总供应商信息，形成《供应商比价/谈判报告》，明确推荐供应商及理由。

输出成果：《供应商比价/谈判报告》、供应商资质文件、报价单。

第四步：采购审批与合同签订

责任主体：采购部、财务部、分管领导、总经理（根据金额分级审批）

操作说明：

采购部将《采购需求申请表》《供应商比价/谈判报告》等材料按审批权限逐级报批：

金额低于[具体金额阈值，如2万元]：由分管领导审批；

金额达到[具体金额阈值，如2万元]：需经总经理审批。

审批通过后，采购部与选定供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务（如质量标准、交付时间、验收方式、付款条件、违约责任等）。

财务部对合同中的付款条款、金额合理性进行审核，保证符合企业财务制度。

输出成果：审批完成的《采购申请审批表》、《采购合同》（含双方签字盖章）。

第五步：订单下达与交付跟踪

责任主体：采购部、供应商

操作说明：

采购部根据审批通过的《采购申请审批表》和《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门和财务部。

采购部负责跟踪订单执行进度，包括生产/备货情况、物流运输信息等，保证供应商按合同约定时间交付。

若出现延迟交付或规格不符等异常情况，采购部需及时与供应商沟通协调，必要时启动违约条款处理，并同步通知需求部门。

输出成果：《采购订单》、订单跟踪记录表。

第六步：验收确认与差异处理

责任主体：需求部门、采购部、财务部

操作说明：

供应商交付物品/服务后，需求部门牵头组织验收（可邀请技术、质检人员参与），对照《采购订单》《合同》及需求规格，核对数量、质量、功能等是否达标，填写《采购验收单》。

验收合格：需求部门、采购部、供应商在《采购验收单》上签字确认；验收不合格，需在验收单中注明差异原因，要求供应商限期整改或更换，整改后重新验收。

财务部对验收合格的《采购验收单》进行审核，作为后续支付依据。

输出成果：《采购验收单》（含验收各方签字）、不合格整改记录（如适用）。

第七步：支付申请与财务审核

责任主体：采购部、财务部、分管领导

操作说明：

采购部在验收合格且达到合同约定付款条件后，填写《采购支付申请表》，附《采购合同》《采购验收单》《供应商发票》（或收款确认函）等材料，提交财务部。

财务部审核支付材料的完整性、合规性及发票真实性（如需），核对合同约定的付款比例、时间节点，保证无误后提交分管领导审批。

分管领导审批通过后，财务部按企业资金支付流程办理转账或汇款手续，同步更新采购台账。

输出成果：《采购支付申请表》、支付凭证、供应商收款确认。

第八步：资料归档与流程闭环

责任主体：采购部、档案管理部门

操作说明：

采购部负责