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采购流程标准化操作手册（简便易执行版）

一、适用范围与目标

本手册适用于公司各类采购活动，包括但不限于办公用品采购、生产物料采购、服务类采购（如咨询、维修）等。旨在通过标准化流程规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购过程合规透明，同时明确各岗位职责，减少沟通成本。

二、标准化操作流程详解

采购流程分为需求提报→审批→寻源比价→下单→交付→验收→付款→归档八大环节，各环节需严格按步骤执行，责任到人。

（一）需求提报与确认

责任人：需求部门经办人（小王）、部门负责人（李经理）

操作步骤：

需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请单》（详见模板一），明确以下信息：

采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量；

预估单价、总价及用途（如“季度办公用纸”“生产A零件原料”）；

期望交付时间（如“2024年X月X日前”）。

部门负责人（李经理）对需求的合理性、必要性及预算进行审核，重点确认：

是否为必需采购（可替代方案是否已评估）；

预估金额是否符合部门预算；

规格参数是否清晰（避免模糊描述，如“一批文具”需明确为“A4纸500张，70g，白色”）。

审核通过后，将《采购申请单》提交至采购部；若不通过，需求部门需修改后重新提报。

（二）采购审批

责任人：采购专员（赵姐）、审批负责人（根据金额分级）

操作步骤：

采购部收到《采购申请单》后，1个工作日内完成初审，检查信息完整性（如是否漏填规格、预算是否超标）。

根据采购金额分级审批（示例，具体以公司制度为准）：

金额≤5000元：采购部专员（赵姐）审批→财务部复核；

5000元＜金额≤2万元：采购部专员→采购部经理（张总）→财务部复核；

金额＞2万元：采购部专员→采购部经理→财务总监→总经理。

审批结果通过OA系统或书面反馈需求部门：审批通过则进入下一环节；驳回需注明原因（如“超预算”“规格不明确”）。

（三）寻源与比价

责任人：采购专员（赵姐）、需求部门对接人（小王）

操作步骤：

采购部根据采购需求，通过以下方式筛选供应商：

办公用品/低值易耗品：从公司《合格供应商名录》中选择≥3家供应商；

生产物料/定制服务：优先选择合作过的优质供应商，同时新增≥2家备选供应商（可通过行业推荐、公开招标等方式获取）。

向供应商发出询价单（需包含《采购申请单》中的规格、数量、交付时间等要求），要求供应商在2个工作日内提供书面报价（加盖公章或电子签章）。

整理《供应商比价记录表》（详见模板二），对比各供应商的：

报价（是否低于预估价10%以上，需核实原因）；

资质（营业执照、相关行业资质，如食品类需SC认证）；

交期（是否能满足需求时间）；

售后服务（如“质量问题7天退换”“24小时响应维修”）。

需求部门参与技术参数确认（如生产物料的材质、功能），最终与采购部共同确定最优供应商。

（四）供应商确定与下单

责任人：采购专员（赵姐）、法务（如需）

操作步骤：

金额≤1万元的采购，可直接与供应商签订《采购订单》（详见模板三），明确：

采购物品/服务的名称、规格、数量、单价、总价；

交货时间、地点、方式（如“送货至公司仓库，运费由供应商承担”）；

付款方式（如“验收合格后30天付款”）；

违约责任（如“延迟交货每日扣除合同总额的0.5%”）。

金额＞1万元的采购，需签订正式《采购合同》（由法务部审核条款），经双方签字盖章后生效。

将《采购订单》/《采购合同》复印件抄送需求部门、财务部、仓管部，作为后续验收、付款依据。

（五）跟进与交付

责任人：采购专员（赵姐）、供应商

操作步骤：

采购部在订单下达后，每周跟进供应商生产/备货进度，保证按期交付：

交期前3天：提醒供应商确认发货计划；

交期前1天：获取物流单号（如需），同步至需求部门和仓管部。

供应商按约定时间交付货物/服务，需求部门提前做好接收准备（如清空仓库、安排人员配合）。

（六）验收入库

责任人：需求部门（小王）、仓管员（刘师傅）、采购专员（赵姐）

操作步骤：

货物送达后，需求部门与仓管员共同现场验收：

数量核对：与《采购订单》数量一致，避免多收或漏收；

质量检验：

办公用品/通用物料：检查外观、包装是否完好，规格是否与订单一致（如A4纸核对克重、尺寸）；

生产物料/定制服务：需使用专业工具检测参数（如零件的尺寸精度、服务的完成效果），必要时可送第三方检测；

服务类采购：确认服务内容是否符合合同要求（如培训课程是否覆盖约定内容）。

验收合格：需求部门在《验收入库单》（详见模板四）上签字确认，仓管员办理入库手续，更新库存台账。

验收不合格：

当场拍照留存证据，填写《不合格品处理单》，注明不合格原因（如“规格不符”“有破损”）；

采购部2个工作日内与供应商沟通，启动退/换货流程，要求供应商承担运费及损失；

情节严重的（如质量不达标影响生产），终止