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采购及供应商管理模板集
一、适用工作场景
新供应商引入：首次合作的供应商资质审核、背景调查及准入评估；
采购需求提报：各部门根据业务需求发起采购申请，明确物料/服务规格、预算等关键信息；
供应商绩效评估：定期对合作供应商的交付及时性、质量合格率、服务响应度等进行量化考核；
采购合同管理：与供应商签订合同前的条款审核、签订流程及履约跟踪；
供应商关系维护：日常沟通、问题处理及合作优化相关的记录与协调。
二、操作流程指引
（一）新供应商准入操作流程
资料收集
由采购专员向申请合作的供应商发放《供应商信息调查表》（模板1），要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可等）、产品/服务样本、过往合作案例等材料。
供应商需在5个工作日内提交完整资料，逾期未提交视为自动放弃合作申请。
资质初审
采购部门负责人组织专员对供应商提交的资质文件进行形式审查，重点核查营业执照有效期、经营范围与采购需求匹配度、资质证书真实性及有效性。
初审通过后，将资料移交至法务及技术部门进行复审。
现场考察（必要时）
对关键物料或大型服务项目供应商，由采购经理带队，联合技术、质量部门组成考察小组，实地考察供应商的生产场地、工艺流程、质量控制体系及仓储条件。
考察结束后3个工作日内，提交《供应商现场考察记录表》（模板2），明确考察结论及建议。
评审决议
采购部门组织召开供应商评审会，成员包括采购经理、技术负责人、质量负责人及财务代表，结合资质初审、现场考察（如有）结果，从价格竞争力、质量保障能力、履约稳定性、售后服务等维度进行综合评分。
评分达到80分（满分100分）以上者，纳入《合格供应商名录》（模板3），低于80分则向供应商反馈改进建议，6个月后可重新申请。
（二）采购申请审批流程
需求发起
各部门根据业务需求，填写《采购申请单》（模板4），详细注明申请部门、申请人、物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及期望交付日期。
申请人需保证申请信息准确无误，附件（如图纸、技术参数表）齐全。
部门审核
申请部门负责人对采购需求的必要性及预算合理性进行审核，签字确认后提交至采购部门。
采购复核
采购专员核对采购申请与《合格供应商名录》，优先选择名录内供应商；若需新增供应商，按新供应商准入流程执行。
复核采购数量、规格是否符合实际需求，预估价格是否超出市场平均水平，必要时进行市场询价。
审批生效
根据采购金额分级审批：
金额≤5000元：采购部门负责人审批；
5000元＜金额≤50000元：分管副总审批；
金额＞50000元：总经理审批。
审批通过后，采购专员向选定的供应商发出《采购订单》（模板5）。
（三）供应商绩效评估流程
数据收集
每季度末，采购专员汇总供应商本季度合作数据，包括：
交付及时率（按时交付批次/总订单批次×100%）；
质量合格率（验收合格批次/总交付批次×100%）；
服务响应度（问题解决平均时长、投诉处理满意度）；
价格竞争力（与市场均价对比、降价配合度）。
自评与复评
供应商填写《供应商绩效自评表》（模板6），提交至采购部门；
采购部门联合质量、技术部门根据实际合作情况，对自评结果进行复核，调整评分维度。
结果应用
绩效评分分为A（优秀，≥90分）、B（良好，80-89分）、C（合格，70-79分）、D（待改进，＜70分）四个等级；
A级供应商：优先分配订单，给予年度合作表彰；
B级供应商：维持正常合作，针对薄弱环节提出改进建议；
C级供应商：暂停新订单发放，要求提交整改报告，3个月后复评；
D级供应商：从《合格供应商名录》中移除，终止合作。
三、通用模板清单
模板1：供应商信息调查表
序号
项目
内容要求
填写说明
1
供应商名称
与营业执照一致
全称
2
统一社会信用代码
18位信用代码
核验真实性
3
注册地址
详细经营场所地址
需与实际经营地一致
4
联系人及职务
主要对接人信息
含电话、邮箱
5
主营业务
核心产品/服务范围
与采购需求匹配
6
资质文件清单
ISO9001、行业许可证等
需提供复印件并加盖公章
7
产能说明
月均产量、最大交付能力
需提供产能证明
8
过往合作案例
3家以内合作客户及合作项目简介
需提供合同复印件
模板2：供应商现场考察记录表
考察日期
考察地点
考察人员（姓名/职务）
供应商名称及联系人
考察内容
情况说明
符合性（是/否/需改进）
备注
生产场地布局
设备先进性
质量检测流程
仓储管理规范
环保及安全措施
综合结论
□通过□不通过□有条件通过（需改进项：________________________）
考察负责人签字：__________
日期：____年__月__日
模板3：合格供应商名录
序号
供应商名称
统一社会信用代码
主营产品/服务
准入日期
联
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