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供应链管理库存调整工具模板

一、适用场景与触发条件

定期盘点差异调整：月度/季度/年度库存实物盘点后，发觉账面数量与实际库存不符，需进行数量修正；

报损报废处理：因产品过期、损坏、质量问题等原因导致库存无法正常使用，需核销库存；

库存状态变更：如良品转为次品、待检品转为良品/不良品等状态调整；

订单/生产变更：客户订单取消、生产计划调整导致原材料或半成品库存增减；

调拨/移库调整：库存在不同仓库、不同区域间转移时，涉及库存归属变更；

呆滞库存处理：长期未流动的库存（如超过设定周转天数）进行盘活或报废时的数量清理。

二、操作流程详解

步骤1：发起库存调整申请

申请人：仓库管理员、计划专员或需求部门负责人（根据调整类型确定，如盘点差异由仓管员发起，订单变更由计划专员发起）。

申请内容：明确需调整的物料信息（编码、名称、规格）、原库存数量、调整数量（+/-）、调整原因（需具体，如“A区盘点短缺5件，系系统录入错误”“B批次产品过期，需报废10件”）、相关证明材料（如盘点表、报废审批单、订单变更函等，需至系统或作为附件）。

系统操作：在ERP/WMS系统中创建“库存调整单”，填写上述信息并提交至审批人。

步骤2：审核与审批

一级审核：部门主管（如仓库主管）核对调整原因的合理性、证明材料的完整性，确认调整数量与实物/单据一致后签字。

二级审批：供应链经理或财务负责人（根据调整金额或重要性分级）审核调整对库存成本、供应链计划的影响，保证符合公司库存管理制度（如大额调整需提交管理层特批）。

审批时限：常规调整24小时内完成，紧急调整（如影响生产紧急物料）2小时内完成。

步骤3：执行库存调整操作

系统操作：审批通过后，由仓库管理员在系统中执行“过账”操作，系统自动更新库存数量/状态，库存调整日志（记录调整前后数量、操作人、时间戳）。

实物处理：如涉及实物移库、报废等，需同步完成实物操作（如将报废物料转移至废品区、填写实物交接单），保证系统库存与实物状态一致。

步骤4：记录与确认

单据归档：将审批后的库存调整单、证明材料、系统日志等整理归档，保存期限不少于3年（符合财务审计要求）。

财务对接：涉及库存成本变动的调整（如报废影响当期损益），财务部门根据调整单进行账务处理，保证账实账证一致。

步骤5：后续跟踪与复盘

异常跟踪：对调整后库存进行持续监控，如盘点差异调整后需在下次盘点时重点关注同类问题是否复现；

流程优化：定期分析库存调整原因（如高频盘点差异点、主要报损类型），推动仓储管理流程优化（如加强系统录入培训、改进存储条件）。

三、库存调整单模板

库存调整申请单

字段名称

填写说明

示例

调整单号

系统自动（格式：GZ+年月日+流水号，如GZ20240520001）

GZ20240520001

申请部门

发起调整的部门

仓库部

申请人

提交申请的员工（用*号代替）

*

申请日期

提交申请的年月日

2024-05-20

调整类型

下拉选择：盘点差异、报损报废、状态变更、订单变更、调拨移库、呆滞处理

盘点差异

物料编码

ERP/WMS系统中物料唯一编码

M物料名称/规格

物料全称及规格型号

A型轴承（Φ20mm×10mm）

计量单位

物料库存计量单位

件

调整前库存数量

系统当前库存数量（调整前）

100

调整数量

正数表示增加，负数表示减少

-5

调整后库存数量

系统自动计算（调整前数量+调整数量）

95

调整原因说明

详细描述调整具体原因（需关联证明材料编号）

A区货架盘点实存95件，系统账面100件，差异5件系系统录入错误

证明材料清单

附单据名称及编号（如盘点表报废审批单F

附件1：《A区5月盘点表》

一级审核人

部门主管签字（系统电子签名）

*（仓库主管）

一级审核日期

部门主管审核时间

2024-05-2010:30

二级审批人

供应链经理/财务负责人签字（系统电子签名）

*（供应链经理）

二级审批日期

最终审批时间

2024-05-2014:00

执行人

仓库操作员（系统记录）

*赵六

执行日期

系统过账时间

2024-05-2015:00

备注

其他需说明事项（如特殊审批要求、后续处理建议等）

无

四、关键控制点与风险提示

数据准确性：调整数量、物料信息必须与实物及证明材料一致，避免因信息错误导致库存账实不符；涉及成本变动的调整需财务部门复核，保证合规性。

审批权限管控：严格执行分级审批流程，严禁越级审批或先执行后补单；大额调整（如单次调整金额超5万元）需提交总经理办公会特批。

及时性原则：库存调整需在发觉差异或触发条件后24小时内发起申请，避免长期挂账导致库存数据失真，影响采购/生产计划准确性。

异常原因追溯：对高频发生的调整类型（如某物料频繁盘点短缺），需启动根因